n 027 name als het gaat om bouwtekeningen. Het auteursrecht hierop berust bij de architect, de tekening digitaliseren en actief openbaar online plaatsen maakt hier inbreuk op. De derde balans richt zich op openbaarheid versus vertrouwelijkheid. Een veel gehanteerde term hiervoor is beleidsintimiteit: de overheid moet in rust en stilte aan nieuwe ideeën kunnen werken. Ook hoort het beschermen van concurrentiepositie van bedrijven hierbij, teveel openbaarheid kan een bedrijf in een nadelige positie brengen ten opzichte van andere bedrijven. Het zijn drie lastige balansen om recht te houden, bij het minste of geringste slaan ze door richting meer of minder actieve openbaarheid. Om een goede afweging te kunnen maken, hebben onderzoekers van het atelier daarom een beslismodel ontwikkeld (zie hierna in dit Schetsboek). Met dit beslismodel kunnen overheidsorganisaties snel in kaart brengen of bepaalde informatie actief openbaar gemaakt kan worden. Dit kan bijvoorbeeld per proces of per zaaktype. Behoefte aan een informatiebron en/of een noodrem Een belangrijke vraag in het beslismodel is de vraag of er bij burgers behoefte is aan het actief openbaar maken van een bepaald type overheidsinformatie. Wat is die behoefte? Wil men alle documenten thuis ontvangen of is een publicatie over een besluit of beschikking voldoende? Door de onderzoekers is een matrix ontwikkeld voor het meten van de mate van actieve openbaarheid waaraan behoefte is. (Zie voor de matrix het artikel van Kirsten van den Eijnde, Harco Gorter en Herman Oost verderop in dit Schetsboek). De matrix is vervolgens getest. Uit het onderzoek kwam onder meer dat actieve openbaarheid niet direct tot meer vertrouwen in de overheid leidt. Er is wel behoefte aan openbaarheid, maar men is bang voor het vrijgeven van privacygevoelige informatie. De 'doorsneeburger' vraagt om een vertaling van vakjargon, de 'actieve wobber' wil de originele tekst zien. Ambtenaren zijn bang dat meer actieve openbaarheid leidt tot onrust, verstoorde verhoudingen tussen betrokkenen en een vloedgolf aan Wob-verzoeken. Hierdoor bekruipt hen de vraag of de kosten wel tegen de baten opwegen. De derde conclusie van het atelier is dan ook, dat de informatiebehoefte bij burgers enorm varieert. Soms is er behoefte aan alle beschikbare informatie. In andere gevallen is het voor burgers al voldoende om te weten dat informatie, indien nodig, ingezien kan worden. Zoals een deelnemer aan een van de Open Ateliers zei "Actieve Openbaarheid is net als de noodrem in de trein: misschien heb je 'm niet nodig, maar het is fijn te weten dat hij er is." Recordsmanagement maakt Actieve Openbaarheid mogelijk De laatste conclusie van het atelier is dat goed recordsmanage ment essentieel is voor het inrichten van actieve openbaarheid en de Open Overheid. Het informatiebeheer moet op orde zijn, anders is de informatie niet vindbaar, laat staan openbaar en toegankelijk. Het 'by design' inrichten van actieve openbaarheid en privacy, openbaarheid en vertrouwelijkheid, maar ook openbaarheid en beperkingen in het kader van auteursrecht gaat over het inregelen van het informatiesystemen. Het aansluiten bij de informatiebehoefte van burgers, gaat over het inregelen van informatiesystemen. Het heeft betrekking op de metadata, de ICT, de processen en ook de mensen en organisatiecultuur

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Schetsboek | 2015 | | pagina 26