I
115
Soft Systems Methodology
Volgens Soft Systems Methodology moeten, om een probleem
op te kunnen lossen, alle perspectieven en percepties in
ogenschouw worden genomen en worden gebruikt om een
werkwijze te vinden die door iedereen binnen de organisatie
wordt begrepen en gebruikt. Het gaat hier om zowel de officiële
als de niet officiële perspectieven en percepties, en ook om
subjectieve en objectieve perspectieven en percepties. Met
behulp van Soft Systems Methodology kunnen recordsmanagers
leren om een complexe situatie vanuit meerdere invalshoeken te
bezien. De methode leert ze ook om verschillende ideeën (soms
uit onverwachte hoek) te beoordelen, gebaseerd op de
subjectieve perspectieven zoals verwachtingen, intellectuele
positie en vooroordelen. Met Soft Systems Methodology kan
een compromis worden gevonden tussen de organisatie-
belangen, de belangen van recordsmanagers en de belangen
van gebruikers.
Soft Systems Methodology gaat niet uit van de ideale
situatie waar naartoe moet worden gewerkt, maar richt zich op
identificatie van de probleemgebieden en werkt vanuit daar
naar verbetering. Die verbetering bestaat niet altijd uit een
nieuwe applicatie, standaard, of beleid, maar kan bijvoorbeeld
ook bestaan uit een gedragsverandering. Deze methode
verschuift bij uitstek de focus van het dienende systeem naar
het te bedienen systeem. In afbeelding 1 is de Soft Systems
Methodology schematisch weergegeven.
Een praktijkvoorbeeld: Foscarini's 'avocado'
Voor haar dissertatie "Function-based records classification
systems. An exploratory study of records management practices
in Central Banks" heeft Foscarini onderzoek gedaan bij centrale
Afbeelding 1
Soft Systems Methodology
brengt keuze van
Bestaande situatie
die bron van zorg
vormt
Relevante systemen
met doelbewuste
activiteiten
Vergelijking van modellen met
werkelijke situatie
Benodigde actie voor
verbetering