I 115 Soft Systems Methodology Volgens Soft Systems Methodology moeten, om een probleem op te kunnen lossen, alle perspectieven en percepties in ogenschouw worden genomen en worden gebruikt om een werkwijze te vinden die door iedereen binnen de organisatie wordt begrepen en gebruikt. Het gaat hier om zowel de officiële als de niet officiële perspectieven en percepties, en ook om subjectieve en objectieve perspectieven en percepties. Met behulp van Soft Systems Methodology kunnen recordsmanagers leren om een complexe situatie vanuit meerdere invalshoeken te bezien. De methode leert ze ook om verschillende ideeën (soms uit onverwachte hoek) te beoordelen, gebaseerd op de subjectieve perspectieven zoals verwachtingen, intellectuele positie en vooroordelen. Met Soft Systems Methodology kan een compromis worden gevonden tussen de organisatie- belangen, de belangen van recordsmanagers en de belangen van gebruikers. Soft Systems Methodology gaat niet uit van de ideale situatie waar naartoe moet worden gewerkt, maar richt zich op identificatie van de probleemgebieden en werkt vanuit daar naar verbetering. Die verbetering bestaat niet altijd uit een nieuwe applicatie, standaard, of beleid, maar kan bijvoorbeeld ook bestaan uit een gedragsverandering. Deze methode verschuift bij uitstek de focus van het dienende systeem naar het te bedienen systeem. In afbeelding 1 is de Soft Systems Methodology schematisch weergegeven. Een praktijkvoorbeeld: Foscarini's 'avocado' Voor haar dissertatie "Function-based records classification systems. An exploratory study of records management practices in Central Banks" heeft Foscarini onderzoek gedaan bij centrale Afbeelding 1 Soft Systems Methodology brengt keuze van Bestaande situatie die bron van zorg vormt Relevante systemen met doelbewuste activiteiten Vergelijking van modellen met werkelijke situatie Benodigde actie voor verbetering

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Schetsboek | 2015 | | pagina 114