112
In de (vooral Engelstalige) literatuur over
dit onderwerp wordt gesproken over 'hard
approaches' en 'soft approaches', in dit
artikel vertaald als respectievelijk 'harde
aanpak' en 'zachte aanpak'.
De term 'het dienende systeem' is een
vertaling van het in de literatuur gebruikte
'the system that serves'. De tegenhanger,
het 'te bedienen systeem', is een vertaling
van het in de literatuur gebruikte 'system
served'.
Zie: Fiorella Foscarini, Understanding
the context of records creation and use;
'Hard' versus 'soft' approaches to records
management (2010)
Terminologie
Vaak is de praktijk echter anders dan de modellen, standaarden
of het ontwerp. Niet alleen gaat de praktijk uit van de bestaande
in plaats van een gewenste situatie (niet: 'hoe zou het moeten
zijn' maar: 'hoe is het'), ook gaat de praktijk uit van het te
bedienen systeem.
Met het te bedienen systeem (zie kader Terminologie)
wordt de gebruiker bedoeld. Uitgangspunt van het te bedienen
systeem zijn de mensen, degenen die met het systeem (moeten)
werken. Dit uitgangspunt sluit aan bij het tweede deel uit de
definitie van Horsman, dat betrekking heeft op de functie van het
systeem voor zijn omgeving (zie kader Het archiveringssysteem
volgens Horsman). Het te bedienen systeem heeft te maken
met de werkelijkheid. Niet de gewenste situatie zoals wordt
beschreven in standaarden en regels, maar de reële situatie
van alledag met al zijn aanpassingen, uitzonderingen en
verrassingen. Vaker wel dan niet zullen de gebruikers van het
dienende systeem moeten bemiddelen tussen de ideale situatie,
die verondersteld wordt door dat dienende systeem, en de
werkelijke situatie waarmee ze in de praktijk geconfronteerd
worden. Het systeem wordt in dit geval aangepast aan de
gebruikers (en daarmee de organisatie), in plaats van dat
verwacht wordt dat deze gebruikers zich aanpassen aan de
ideale situatie die in het modelsysteem wordt weergegeven.
Voor actieve openbaarheid zit er nog een addertje onder
het gras. Waar medewerkers in een organisatie vaak het te
bedienen systeem vormen en (eind)gebruiker zijn van het
informatiesysteem, maken zij bij actieve openbaarheid tegelijker
tijd deel uit van een dienend systeem voor een andere groep
(eind)gebruikers/te bedienen systeem, namelijk de belang
hebbenden die van actieve openbaarheid gebruik maken (in
casu de burger). In zijn positie als onderdeel van het te bedienen
systeem zal een medewerker van een overheidsorganisatie