n
105
Functionele eisen in applicaties
Op dit gebied zijn de standaarden NEN 2082, ISO 16175 en
de GEMMA specificatie standaard services ZS-DMS. De vraag
daarbij was in hoeverre zij de geautomatiseerde aanmaak van
de metadata zoals hierboven gespecificeerd ondersteunen.
De conclusie is dat de recordsmanagementstandaarden
NEN 2082 en ISO 16175 de vereiste metadata voorschrijven,
maar geen oplossing bieden voor een geautomatiseerde
aanpak. Zij ondersteunen daarmee niet zonder meer actieve
openbaar-heid by design. ZS-DMS ondersteunt wel een
geautomatiseerde werkwijze, maar niet alle noodzakelijke
metadata zijn inbegrepen. Deze standaard is gemaakt voor
zaakgericht werken en documentmanagement, maar schiet
nog tekort bij het ondersteunen van information governance
in zijn volle breedte en daarmee actieve openbaarheid
by design.
Kwaliteitseis
NEN 2082 en ISO 16175
Services ZS-DMS
Vertrouwelijkheid/ privacy
Wordt ondersteund, maar niet
geautomatiseerd.
Is opgenomen als verplicht
attribuut en daarmee geautomatiseerd.
Intellectueel eigendom
Wordt ondersteund, maar niet
geautomatiseerd.
Niet aanwezig in de specificatie
Vindbaarheid op locatie
Wordt ondersteund, maar niet
geautomatiseerd.
Wordt niet meegenomen in de koppeling
naar het DMS. Dit attribuut moet, evenals
de titel van het document, uit de proces- of
zaakapplicatie gehaald worden. Dan wel
geautomatiseerd.
