jfoel Jlaakj
KVAN nieuws
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
archivarissen in nederland
over archief als bewijs
Nieuw: KVAN Nieuwsservice
40
KVAN nieuws
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in
Nederland, gehouden op 11 oktober 2007 te Den Haag
41
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties,aanmelding
voor activiteiten en wijzigingen in de
ledenadministratie kunt u contact
opnemen met het bureau. Kopij voor
het Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen kunt aan
het bureau van de KVAN doorgeven,
Markt I
681 I CG Arnhem
Tel.: (026) 352 16 05
E-mail: bureauiSlkvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 1506908
De KVAN is een beroepsvereniging,
die alle mensen verenigt die werk
zaam zijn in het archiefveld. Het is
geen vereiste dat leden het diploma
archivistiek bezitten. Het archiefveld
is zo divers, dat mensen met zeer ver
schillende achtergrond/opleiding daar
in werkzaam zijn.Allen zijn welkom
als lid van de KVAN! De Koninklijke
Vereniging van Archivarissen in
Nederland stelt zich ten doel de
belangen van het Nederlands archief
wezen te behartigen en de deskundig
heid van archivarissen te bevorderen.
De vereniging organiseert onder
meer studiedagen, internationale
uitwisselingen en buitenlandse ori
ëntatiereizen. Leden van de KVAN
ontvangen kosteloos het Archievenblad
en de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen. Student-leden en begin
nende beroepsbeoefenaars kunnen
tevens lid worden van de Sectie
Nieuwe en Aankomend Archivarissen
en Informatiespecialisten (SNAAI).
De contributie voor het lidmaatschap
van de KVAN bedraagt €61,- per jaar
(een hogere bijdrage is welkom).
De contributie voor een student-lid
bedraagt 18,- per jaar.
Het kan een 'broodje aap' verhaal zijn - dat
wist de collega die er mee kwam zelf ook niet.
Maar stél dat het waar is - wat doe je dan? Het
draait allemaal om de geheime notulen van een
gemeenteraad. Ingebonden en nog niet overge
dragen aan de archiefdienst. Die werden opge
vraagd door iemand hoog in het gemeentelijk
apparaat, helemaal volgens de regels. En werden
na verloop van tijd ook weer keurig terugge
bracht. Of eigenlijk té keurig teruggebracht. Bij
nadere inspectie bleek namelijk dat de notulen
opnieuw waren ingebonden. De archiefbeheren-
de ambtenaar vond dat vreemd. Allereerst ver
keerde de band niet in zo'n slechte staat dat zoiets
nodig was en verder was de betreffende archief
gebruiker absoluut niet de aangewezen persoon
om dit soort dingen te doen. Alle reden dus om
de nieuwe band wat kritischer te bekijken. Zou
er misschien met de inhoud geknoeid zijn? In de
betreffende jaren was in de raad enkele malen ver
gaderd over grondtransacties van de gemeente,
transacties waarmee veel geld gemoeid was. Maar
het doorbladeren van de band leverde niets op.
Er ontbraken geen besluiten, er was geen pagina
verwijderd. Maar dan is het nog altijd mogelijk
dat er van een (of enkele) besluiten een nieuwe
versie is gemaakt en ingebonden op de plaats van
het oorspronkelijke besluit. Een versie met klei
ne redactionele aanpassingen. Andere woorden,
die juridisch een wereld van verschil kunnen
maken. En die ingrijpende gevolgen zouden kun
nen hebben voor bijvoorbeeld de gemeentelijke
financiën. Deze vermoedens maakten het kenne
lijk moeilijk om te kiezen voor de meest voor de
hand liggende handelwijze: gewoon vragen wat
er gebeurd is en waarom.
De primaire functie van archief is dienen als juri
disch en administratief bewijs. Niet voor niets
bestaat volgens de beroepscode de voornaamste
taak van de archivaris uit het bewaren van de inte
griteit van de aan hem toevertrouwde archiefbestan
den. Hij dient de integriteit van het archiefmateri
aal te beschermen en zo te garanderen dat het een
betrouwbare getuigenis van het verleden blijft (art. 1).
Het is duidelijk dat deze garantie in het geval van
de opnieuw ingebonden gemeenteraadsnotulen
er niet is. Het stuk heeft zijn integriteit verloren.
Er is geen (in de woorden van de grote Engelse
archivaris Sir Hilary Jenkinson) "unbroken line of
custody". En in de Engelse archieftraditie zou een
dergelijk stuk niet eens meer bij het archief mogen
worden teruggezet. Wat er met deze gebonden
notulen is gebeurd, weet slechts een enkeling.
En van die kleine groep heeft mogelijk niet ieder
een er belang bij dat dit verder bekend wordt. Toch
hoort de archivaris, vanuit zijn professie, op zijn
minst bij deze notulen een aantekening te voegen
waarin wordt vermeld dat deze, zonder medewe
ten en controle van de bevoegde archiefbeheer
der, door toedoen van X op datum Y opnieuw
zijn ingebonden en waarin verslag wordt gedaan
van de controles en hun uitkomst (beroepscode
art. 5: handelen met archiefmateriaal documenteren
en in staat zijn daarvan rekenschap af te leggen).
Wat hij nog meer gaat doen, valt buiten het
bestek van de beroepscode. Dat wordt bepaald
door in een afweging van andere, en tegenstrij
dige, belangen. Hoe te handelen als loyaal ambte
naar, als plichtsgetrouw staatsburger, als persoon?
De beroepscode heeft geen specifieke oplossing
voor afzonderlijke problemen. Hier komt het aan
op de persoonlijke kwaliteiten van de archivaris
die dit overkomt.
Als dit soort gevallen in ons land voorkomt, dan
is dat gelukkig hoogst zelden. Hoe anders dat kan
bewijst de recente ervaring van een collega uit
Colombia die, omdat ze weigert stukken te ver
nietigen die bewijs bevatten over corruptie in
haar land, al tot tweemaal toe is bedreigd met
de dood. Op internationaal niveau zoeken haar
collega's naar de beste manier om haar te onder
steunen, zonder haar te compromitteren. De zorg
voor archieven als een betrouwbare getuigenis
van het verleden - uiterst belangrijk, en niet altijd
zonder risico.
Yvonne Bos-Rops
Wilt u het nieuws op de KVAN website op
de voet blijven volgen? Dat kan. Schrijf dan
snel in op de KVAN Nieuwsbrief via http://
archiefstartpunt.nl/kvan. U ontvangt dan
met enige regelmaat de laatste berichten
van de KVAN in uw mailbox. Het enige dat
u hiervoor hoeft te doen, is naar boven
staande link te gaan en u in te schrijven.
archievenblad
december 2007
kvan
1. Opening
Voorzitter Fred van Kan heet de aanwezi
gen welkom. Hij wordt bijgestaan door de
bestuursleden Pieter Koenders (secretaris),
Maarten Schenk, Klaart je Pompe en Adri van
Vliet.
2. Notulen Algemene Ledenvergadering 30 mei
2007
De notulen, gepubliceerd in Archievenblad
jaargang 111, september 2007, nummer 7,
worden goedgekeurd met dank aan Patricia
Redder.
3. Mededelingen
De voorzitter meldt de afmeldingen.
4. Bestuurssamenstelling
De vergadering stemt in met benoeming van
Hildo van Engen als student-bestuurslid.
5. Begroting 2008
Ter vergadering worden voorstellen uitge
reikt betreffende tariefaanpassingen, incas
so, studentenlidmaatschap en de begroting
2008.
1. Ten gevolge van de gestegen kosten (druk,
ontwerp, redactie) is een tariefaanpassing
noodzakelijk. Daarnaast zijn ook de kosten
om de gelden te incasseren sterk gestegen.
De vergadering gaat akkoord met verhoging
van de tarieven en het instellen van beta
ling via automatische incasso per 1 januari
2008. Bij betaling via een acceptgiro zal de
contributie met 5,- worden verhoogd.
De vergadering vraagt wel het resultaat van
de incasso zichtbaar te maken in de kosten
van het bureau.
2. De vergadering gaat ermee akkoord dat
met ingang van 1 januari 2008 voor een
studentenlidmaatschap een maximale peri
ode van vier jaar wordt gehanteerd. Tenzij
men kan aantonen nog als student te zijn
ingeschreven, zal het lidmaatschap na deze
vier jaar automatisch worden omgezet naar
een gewoon lidmaatschap. Voor de reeds
bestaande studentlidmaatschappen wordt
per 1 januari 2008 gekeken naar het jaar van
de aanmelding. Is men vier jaar of langer lid,
dan volgt wijziging naar gewoon lid KVAN.
3. De begroting 2008 is aangenomen met
dank aan de penningmeester.
6. Positionering KVAN bureau
De overeenkomst voor het bureau is opge
zegd door Erfgoed Nederland. Het bureau
gaat ondergebracht worden bij de stich
ting Erfgoed Diensten, gelieerd aan het
Gelders Archief in Arnhem. Patricia Redder
en Susana Duarte worden opgevolgd door
May Scheepers. De secretaris zal de KVAN
vertegenwoordigen tegenover de stichting
Erfgoed Diensten om belangenverstrenge
ling te voorkomen.
7. Procedure benoeming Algemeen
Rijksarchivaris
De afgelopen tijd is veel te doen geweest
over de benoeming. Deels is dit via internet
te volgen geweest en niet altijd in bewoor
dingen die de KVAN kan steunen. KVAN
benadrukte met name dat "affiniteit met
archieven" niet voldoende is voor een ARA.
OCW ging inhoudelijk niet in op de bezwa
ren. Vervolgens is Martin Berendse aange
steld als nieuwe directeur. Als reactie heeft
KVAN onlangs samen met BRAIN in een
brief aan OCW aangegeven dat de voorkeur
wordt gegeven aan het blijvend geschei
den houden van de functies. Ook is er een
gesprek geweest met Judith van Kranendonk
en Martin Berendse. Berendse heeft in dat
gesprek aangegeven beide kanten van de
Januskop in ogenschouw te nemen en het
belang te zien van het onderwijs en het
onderwijs te willen blijven steunen. Hij
vraagt nadrukkelijk de ruimte krijgen om
zijn twee nieuwe functies waar te maken.
De vergadering vindt het storend dat iemand
in die functie is aangesteld die zich nooit
heeft beziggehouden met of geïnteresseerd
heeft voor het erfgoed. Het veld is getrof
fen door de opmerking dat in het archief
wezen niemand te vinden was die geschikt
werd bevonden als ARA. De vergadering
pleit ervoor de functies gescheiden te hou
den. Over dit onderwerp zal een aparte ALV
belegd worden. Ook de toekomst van het
beroep en hoe om te gaan met toekomstige
benoemingen zullen dan onderwerp van
gesprek zijn.
De vergadering kan de brief aan OCW niet
steunen, omdat ze de inhoud niet kent. Het
is jammer dat de brief al verzonden moest
worden voordat met de leden overlegd
kon worden, maar het bestuur blijft achter
de brief staan, omdat ze meent dat het de
mening van het veld weergeeft. De brief zal
zo snel mogelijk op de website te lezen zijn.
8. Sectie Nieuwe en Aankomende Archivarissen
en Informatiespecialisten (SNAAI)
Op dit moment geen mededelingen.
9. Nieuws uit de commissies
De commissie studiedagen meldt dat in
2008 de studiedagen op 3 en 4 juni worden
gehouden in Utrecht in samenwerking met
Het Utrechts Archief.
10. Archievenblad
Roelof Braad (hoofdredacteur) presenteert
het beleid voor de komende vier jaar. Met
name het voornemen om te veranderen en
meer nieuwsgenererende artikelen te gaan
maken roept vragen op. De digitale index
van de oude archievenbladen zal leesbaar en
doorzoekbaar worden gemaakt. Alles vindt
plaats binnen de huidige begrotingskaders.
Deze is iets hoger uitgekomen door meer
steunkleur en tegenvallende kleurenadver-
tenties.
Opgemerkt wordt dat het blad goed is zoals
het is, complimenten hiervoor, omdat het
alleen over archieven gaat. Als er voorne
mens zijn een andere koers te gaan varen
ziet de vergadering hierover graag eerst een
discussie in de ALV. Verder wordt opgemerkt
dat bij elektronische nieuwsvoorzieningen
ook gelet moet worden op het correct bewa
ren hiervan.
In vervolg op de interviews met directeuren
van de RHC's in het voorjaar zal een onder
zoek onder de medewerkers van de RHC's
worden gehouden.
Peter Sijnke treedt per januari 2008 uit de
redactie. De vergadering stemt in met benoe
ming van het nieuwe redactielid Derk Jan
(Dick) Deuzeman uit Heerenveen, werkzaam
in het archief van de gemeente Heerenveen.
11. Almanak
De almanak is in de zomer verschenen,
maar met een aantal fouten erin. Een voor
waarde voor correcte vermelding is dat men
het formulier terugstuurt en dat is niet altijd
gebeurd.
12. Stichting Archiefpublicaties (S@P)
Het jaarboek zal in 2008 wel verschijnen
(staat niet op de begroting).
13. Archiefonderwijs
Inmiddels zijn diverse bijdragen toegezegd
voor een onderzoek naar accreditering; een
onderzoek zal gestart worden. Verder gaat
het bestuur opnieuw informeren naar de
stand van zaken m.b.t. de subsidiëring van
de Archiefschool en zal de leden hierover
informeren.
14. Rondvraag
Eric Hennekam heeft op zijn forum iets ver
meld over het overnemen van weblinken
door de KVAN. De linken zijn inmiddels
weggehaald en het zal in de toekomst niet
meer op deze manier worden gedaan.
15. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering.
december 2007
archievenblad
