Toepassen van EAD voor bestaande en toekomstige toegangen op internet
r
Zuid-Hollandse Collecties Digitaal
I
Het Gemeentearchief Schiedam, het
Stadsarchief Vlaardingen, DiEP - archief,
monumenten en archeologie Dordrecht,
het Streekarchief Goeree-Overflakkee
en Erfgoed Delft willen EAD gebruiken
als open standaard voor hun bestaan
de en toekomstige digitale toegangen.
De website is ontwikkeld om de geschie
denis van Zuid-Holland en de daarmee
verbonden archiefcollecties onder de aan
dacht te brengen van een breed publiek.
Dit komt voort uit de doelstelling van het
PHC, waarvan het ontstaan gerelateerd
is aan ontwikkelingen in de archiefsec
tor. Terwijl in veel provincies de afgelo
pen jaren Regionale Historische Centra
zijn gerealiseerd, waarbij het Rijksarchief
samenging met het archief van de provin
ciehoofdplaats, zijn de provinciale archie
ven in Zuid-Holland van oudsher onder
gebracht bij het Nationaal Archief. Om
ook in Zuid-Holland het publiek kennis te
laten maken met de eigen omgevingsge-
lis.i-'aiis»
w
Het project wordt mogelijk gemaakt
dankzij de regeling 'Digitaliseren met
beleid' van Senter Novem en uitgevoerd
door de projectgroep bestaande uit het
Gemeentearchief Schiedam, Hartman
Communicatie en het Provinciaal
Historisch Centrum (PHC).2
In juni 2007 is de website Geschiedenis
van Zuid-Holland gelanceerd, het resultaat
van een samenwerkingsverband van de
Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen
(KZHA), het Nationaal Archief en het
PHC van het Erfgoedhuis Zuid-Holland.
schiedenis en de bijbehorende archiefcol
lecties is in 2005 het PHC opgericht, dat
actief samenwerkt met Zuid-Hollandse
archiefinstellingen en historische vereni
gingen.
Op www.geschiedenisvanzuidholland.
nl zijn honderden verhalen te vinden over
historische onderwerpen. Al deze verhalen
worden geïllustreerd door archiefstukken,
afkomstig uit het Nationaal Archief en uit
een groot aantal Zuid-Hollandse archieven
en vaak speciaal voor de website gedigitali
seerd. Daarnaast is een zoekfunctie ontwik
keld, die het mogelijk zal maken alle Zuid-
Hollandse archiefcollecties met één druk
op de knop te doorzoeken. Op dit moment
zijn van negen archiefinstellingen de inven
tarissen en/of beeldbank via de website toe
gankelijk. Voor een aantal archieven zijn
speciale koppelingen ontwikkeld met de
desbetreffende leveranciers om de uitwis
seling van informatie mogelijk te maken,
een aantal andere instellingen levert inven
tarissen op cd-rom aan. Er zijn echter syste
men in Zuid-Holland in gebruik, waar nog
geen koppeling mee is gemaakt. De web
site biedt niet voor alle diensten de moge
lijkheid zich aan te sluiten bij de centrale
zoekmachine, vanwege de diversiteit aan
systemen of omdat sommige diensten hun
toegangen nog niet integraal op internet
aanbieden. Doordat de centrale zoekma
chine specifieke koppelingen naar deze
systemen bevat, is de centrale zoekmachi
ne bovendien van die systemen afhanke
lijk. Dit zorgt ervoor dat er
verschil is in de mate van
detaillering tussen zoekre
sultaten uit verschillende
instellingen.
Om de uitwisseling
van data gemakkelijker te
maken en het mogelijk te
maken dat ook de overige
Zuid-Hollandse archieven
kunnen aansluiten, is het
project 'Zuid-Hollandse
Collecties Digitaal' opge
zet. Het doel van Zuid-
Hollandse Collecties
Digitaal is het op grote
schaal online toeganke
lijk maken van de Zuid-
Hollandse archiefcollecties. Om dit te rea
liseren zal gebruik gemaakt worden van
de open standaard EAD. Door te kiezen
voor EAD kan worden aangesloten bij een
open kennisinfrastructuur en kunnen de
resultaten worden ontsloten via de centra
le zoekmachine van de Geschiedenis van
Zuid-Holland website. De zoekresultaten
op de website zullen door het gebruik van
EAD inventarissen kwalitatief goed, diep
gaand en uniformer dan voorheen zijn.
Zuid-Hollandse Collecties Digitaal zal
gebruik gaan maken van een serie tools
of instrumenten die door het Nationaal
Archief zijn en nog worden ontwikkeld
en waarmee toegangen in XML/EAD kun
nen worden bewerkt. Het betreft een web-
based omgeving, bestaand uit een editor
waarmee XML/EAD-toegangen kunnen
34
worden beschreven, en een synchronisa
tiemodule met ABS/Archeion. Daarnaast
zijn er scripts waarmee Wordinventarissen
kunnen worden geconverteerd naar XML/
EAD. De inventarissen worden beheerd in
een XML-database. Deze serie instrumen
ten wordt naar verwachting nog dit jaar
afgerond en wordt kosteloos ter beschik
king gesteld.3 Vervolgens zal de website
Geschiedenis van Zuid-Holland worden
uitgebreid met functionaliteiten die het
mogelijk maken de XML/EAD-collecties
van de deelnemende instellingen via de
centrale zoekfunctie zowel per archiefin
stelling afzonderlijk als integraal door
zoekbaar te maken en in detailpagina's af
te beelden.
De deelnemende instellingen zullen
met behulp van bovenstaande instru
menten hun toegangen in EAD-formaat
(laten) omzetten dan wel direct in dit
formaat produceren. In opdracht van het
PHC en de KZHA heeft de Archiefschool,
in samenwerking met het Nationaal
Archief, een cursus opgezet. Medewerkers
van de deelnemende instellingen volg
den dit najaar een zesdaagse cursus.
De deelnemers leerden onder andere hoe
bestaande inventarissen voorbewerkt wor
den voordat men deze in EAD kan code
ren en hoe nieuwe inventarissen in EAD
gemaakt kunnen worden met behulp van
het aanbrengen van tags en het gebruik
van een editor. Hierbij werd geoefend met
inventarissen van de eigen dienst. Ook
de implementatie van EAD in de organi
satie kwam aan bod. De cursus omvatte
naast de praktische toepassing van XML
en EAD ook theoretische kennis. Hierbij
gaat het om kennis van en inzicht in de
beschrijvingsstandaard ISAD (G) en de
structuur van XML en van EAD.4
De EAD-toegangen worden uitein
delijk centraal opgeslagen in een XML
database die onderdeel uitmaakt van het
content management systeem van de
website Geschiedenis van Zuid-Holland.
De toegangen worden via de website
gepubliceerd en doorzoekbaar gemaakt.
Met behulp van de instrumenten kun
nen HTML- en PDF-exports worden
gegenereerd van de toegangen. De instel
lingen kunnen de HTML- of PDF-versie
ook zelf op hun eigen
site publiceren. Het
Gemeentearchief Schie
dam heeft intussen
een grote contentmi-
gratie laten uitvoeren:
117 Word-inventaris-
sen werden naar XML/
EAD geconverteerd
met behulp van de
scripts die onderdeel
uitmaken van de EAD-
instrumenten van het
Nationaal Archief.
Een belangrijk doel,
naast het doorzoek
baar maken van de
EAD-inventarissen en
het gebruik van het
EAD-instrumentari-
um, is de opgebouwde
kennis en technieken
te delen en verder her
gebruik te bevorderen
binnen en buiten de
provincie. Daarom zal
een handleiding worden gepubliceerd
over het gebruik van XML en EAD en
zal een studiedag worden georganiseerd.
De deelnemende archieven streven ernaar
aan te tonen dat zowel kleine als grote
archiefinstellingen door gebruik van
laagdrempelige instrumenten met EAD
kunnen leren werken en hopen dat ook
andere diensten hiermee in de toekomst
aan de slag kunnen.
35
digitaliseringen informatisering
digitaliseringen informatisering
Door Marloes Weilenberg en Tamara van Zwol
Het project Zuid-Hollandse Collecties
Digitaal1 biedt archiefinstellingen de moge
lijkheid om hun collecties op de website
www.geschiedenisvanzuidholland.nlte
ontsluiten met de toepassing van Encoded
Archival Description (EAD). Vijf Zuid-
Hollandse archiefinstellingen nemen deel
aan dit ontwikkelingsproject.
Hrr \.y>
i 1.VVDERT
hofliuu
Nvt NtsSuiv
WPICIX. ncvttn
HETLWT W! ESSCHC i*./. jW
mT
k HetCVde
GROOT CKOM STR.VEN
lANTVWf $TR
cr.-.,M
lv\* fi'itni!ri*n
STRIVEN
Digitaal te raadplegen: Kaart van de aanwassen, en
platen gelegen in het Hollandsch Diep en den mond van
het Haringvliet voor het land van Esch en de polders van
Kromstrijen en den Hitsert.Jacob Sperwer, 1639 (coll.
Nationaal Archief, Kaartencollectie Zuid-Holland).
Achtergrond project
Centrale zoekmachine
Online toegankelijk
Instrumenten Nationaal Archief
archievenblad
december 2007
In 1963 nam het Gemeentelijk Energie Bedrijf (GEB) in
Den Haag een nieuwe computer in gebruik, een gebeurte
nis die toen nog aandacht van de pers trok (foto Haags
Gemeentearchief, Collectie Fotobureau Thuring).
EAD cursus Archiefschool
Resultaten
Noten
1 H. van der Beek, Projectplan Zuid-Hollandse
Collecties Digitaal (2006).
2 Het Gemeentearchief Schiedam is penvoerder
en opdrachtgever voor het project Zuid-
Hollandse Collecties Digitaal. De projectgroep
bestaat verder uit Hartman Communicatie (de
projectleider) en het Provinciaal Historisch
Centrum.
3 Zie voor meer informatie over EAD en de
EAD Toolbox van het Nationaal Archief:
www.taskforce-archieven.nl
4 Cursus EAD in de praktijk: Handleiding
voor de deelnemers van de Kring van Zuid-
Hollandse Archivarissen, Archiefschool, sep
tember 2007.
Marloes Weilenberg is webredacteur bij het Provinciaal
Historisch Centrum van het Erfgoedhuis Zuid-Holland.
Tamara van Zwol is consulent archieven bij dezelfde
instelling. H
december 2007
archievenblad
