ment, maar bijvoorbeeld ook via analyse van een an der document of aan de hand van literatuur of een inventaris. Zo lezen we in een brief over de staat van het lager onderwijs van het gemeentebestuur van Naarden aan de agent van Nationale Opvoeding het volgende: 'Ter voldoening van de aanschrijving van het In termediair Administratief Bestuur van het voor- malig gewest Holland in dato n Februari met melding van de door uw gedaane aanschrijving aan gemeld Bestuur omme de respective munici- paliteiten in dit gewest aan te schrijven om zoo dra moogelijk aan uw Departement in te zenden eene nauwkeurige opgave van de daarinne ver meldepoincten, hebben wij de eer te berigten. ,.'8 Naast de opgave van het gemeentebestuur zelf kun nen via analyse van dit document nog twee ivet- stappen worden achterhaald: de lastgeving van de agent aan het provinciaal bestuur en de aanschrijving van het provinciaal bestuur aan de municipaliteiten. Deze twee iVET-stappen worden als zelfstandige een heden in de database opgenomen, waarbij het veld 'bouwsteen' de waarde 'analyse' krijgt. Ideaal zou zijn dat van iedere stap het bijbehorende document voor handen is, maar belangrijker is in eerste instantie dat het informatieproces gereconstrueerd wordt. De drager van de informatie is in feite van secundair be lang. Deze methode is vooral belangrijk voor de re- constructie van communicatie tussen provinciaal en lokaal niveau. Aangezien het onderzoek zich, door de enorme omvang van de archieven, noodgedwon gen beperkt tot het nationaal niveau, zou dit aspect van de informatieverwerving op een andere manier met in beeld komen. Natuurlijk wil een onderzoeker waarschijnlijk vooral weten waar hij de betreffende documenten kan vinden, maar door zo te werk te gaan, krijgt hij in ieder geval alvast een aanwijzing. In de database wordt steeds een onderscheid ge maakt tussen iVET-velden die betrekking hebben op het informatieproces, en andere velden die betrek king hebben op het document waarop de stap geba seerd is. De vindplaatsen van de documenten wor den uiteraard ook opgenomen. Natuurlijk kent de database de mogelijkheid op de verschillende velden te zoeken, bijvoorbeeld op loka- tie of op trefwoord, waarmee de informatieprocessen worden losgelaten en een overzicht wordt gegeven van alle stappen die op dat trefwoord of die lokatie betrekking hebben. De kracht van dit project en de iVET-database is echter vooral gelegen in de combi natie van inhoudelijke ontsluiting van de bronnen enerzijds en het zichtbaar maken van dwarsverban den tussen de verschillende archieven anderzijds. Gelijksoortige ontsluitingsmethoden in het archiefwezen Het basisconcept van deze manier van ontsluiten is niet helemaal nieuw. Natuurlijk is het ook niet zo bijzonder aandacht te besteden aan de context of de ontstaansgeschiedenis van bronnen, dat doen historici en archivarissen al langer. Het idee voor het iVET-project is gedeeltelijk ont leend aan de serie Broncommentareneen serie die sinds 1982 wordt uitgegeven, eerst door de Vereni ging van Archivarissen in Nederland en sinds 1995 door het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis. In deze reeks wordt systematisch aandacht besteed aan het administratieve proces waarin een bron tot stand is gekomen, waarbij zowel de formele grond slag van een bron (zoals decreten en wetten), als de uitvoeringsbesluiten aan bod komen. Dit proces wordt in de Broncommentaren uiteraard gewoon op papier omschreven, terwijl het iVET-project de pro cessen echt zichtbaar maakt met behulp van de com puter, maar de ontsluitingsconcepten van beide pro jecten vertonen wel overeenkomsten. De methode van het iVET-project wordt daarnaast wel eens vergeleken met de werkwijze van pivot, het Project Invoering Verkorting Overbrengingster mijn, dat in 1991 van start is gegaan.9 Het doel van pivot is gericht op het bewaren van zodanig archief materiaal dat het overheidshandelen op hoofdlijnen gereconstrueerd kan worden. Over de selectiepro blematiek die hierbij komt kijken, is een hele hoop te doen geweest en er wordt nog steeds over gediscus sieerd. Wanneer die problematiek buiten beschou wing wordt gelaten, is de methode die pivot ge bruikt voor die reconstructie van het overheidshan delen wel te vergelijken met de iVET-methode. pivot beschrijft door middel van institutioneel on derzoek het overheidshandelen en probeert vervol gens de archieven te ordenen volgens die handelin gen. Dit wil zeggen dat documenten niet langer wor- [120] den geordend volgens de aard van de documenten, wat voorheen gebruikelijk was, maar per werkproces of beleidsterrein van de overheid en dat is wel enigs zins te vergelijken met de ordening via informatie processen. Overigens zijn de verschillen met pivot groter dan de overeenkomsten. Zo probeert pivot beleidsterreinen van bepaalde organisaties te recon strueren, terwijl de ivET-methode in eerste instan tie kijkt naar informatiestromen en pas daarna naar de daarbij betrokken organisaties. Bovendien richt pivot zich op één specifiek overheidsorgaan, terwijl het iVET-project gericht is op de overheidsarchieven als geheel, waarbij dwarsverbanden gelegd kunnen worden tussen rijk, provincies en gemeenten. Op het eerste gezicht lijkt het iVET-project meer overeenkomsten te vertonen met het Leeszaal In lichtingen en Aanvraag Systeem (lias), een ge automatiseerd systeem dat dwarsverbanden kan leg gen tussen verschillende archieven, afhankelijk van de vraag stelling van de gebruiker, lias geeft echter geen beschrijving van de inhoud van de bronnen zelf (de structuur van de archieven heeft voorrang boven de inhoud),10 terwijl in het iVET-project, zoals hope lijk duidelijk is geworden, de inhoud en de structuur van de archieven van even groot belang zijn. Natuurlijk kost deze manier van ontsluiten meer tijd dan wanneer met minder genoegen genomen zou worden. Het iVET-project loopt thans vier jaar. De deelperiode 1795-1798 is inmiddels afgerond; de pe rioden 1798-1801 en 1806-1810 zijn in bewerking. Hoewel het nog enige jaren zal duren voor het pro ject is voltooid, ligt het in de bedoeling de database eerder voor onderzoekers ter beschikking te stellen als werkbestand via het Internet. Een presentatie van het project met een uitgewerkt voorbeeld van een in formatieproces is daar nu al te vinden.11 Moten 1 Dit artikel is gebaseerd op een le zing, gegeven op I4juni 1996 terge legenheid van de studiedag 'Digitali- satie van archieven van de Vereniging voor Geschiedenis en Informatica. z De voorlopige resultaten van dit project zijn gepubliceerd in de tus sentijdse uitgave Ch. Jeurgens en P. M. M. Klep, Informatieprocessen van de Bataafs-Franse overheid, 1795-1813 (DenHaag, 1995). 3 Voor een uitgebreide behandeling van dit onderzoek naar de staat van het lager onderwijs, zie Jeurgens en Klep, Informatieprocessen, 65-80. 4 Zievoordeproblematiekrondde toegankelijkheid van deze bronnen ook P. M. M. Klep, 'Researchwaarde en toegankelijkheid van het beschrij vende bronnenmateriaal uit de Ba taafs-Franse tijd', in: Economisch en sociaal-historisch jaarboek 5 5 (1992) 3-i3,enP.M.M. Klep, 'Kanttekeningen bij het Bataafs-Fran se beschrijvende bronnenmateriaal in Nederland, 1795-1813in: J. P. A. Coopmans en A. MD. van der Veen ed., Van blauwe stoep tot citadel ('s-Hertogenbosch 1988) 257-266. 5 Het Algemeen Rijksarchief is begin 1996 een project gestart dat hierin verandering moet gaan brengen. In het kader van dit project, dat beoogt de archieven van de Bataafs-Franse tijd toegankelijker te maken, wordt een digitale onderzoeksgids gemaakt die de onderzoeker moet helpen de structuren van de Bataafs-Franse ar chieven te begrijpen. 6 Inmiddels is een voorlopige lijst van deze verzoeken om informatie ge reed. Deze is gepubliceerd in Jeur gens en Klep, Informatieprocessen, 37-46. De lijst is ooktevindenop het Internet, adres: http://www.konbib.nl/infolev/ing/ rgp/werkbest/batfra/intro.htm 7 Zie bijvoorbeeld Leen Breure,His torische databasesystemen' in: On- no Boonstra, Leen Breure, Peter Doorn, ed., Historische informatiek unde. Inleidingtot het gebruik van de computer bij historische studies (Hilversum, 1992), 63-130, passim. 8 Algemeen Rijksarchief, Archiefvan het departement van Binnenlandse Zaken, 1796-1813, Agent van Nationale Opvoeding, 1798-1801, inv.nr. 295 9 H.D.Tjalsma,'Informatieproces sen van de Bataafs-Franse overheid', in: Historia en Informatica, 2 (december 1995) 5. 10 P.J. Horsman, 'Structuur, inhouden samenhang', in: B. G.J. deGraaffen A. J. Veenendaal jr. ed., Bronontslui ting voorde negentiende en twintigste eeuw. Teksten van een symposium georganiseerd door het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (Interne publikatie van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, Den Haag 1995) 46-49, aldaar 47. 11 Adres: http://www.konbib.nl/ infolev/ing/rgp/werkbest/batfra/ intro.htm. [l2l]

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 1996 | | pagina 4