armoede en het aantal gevangenissen in de Bataafse
Republiek. Deze onderzoeken worden nog aange
vuld met tellingen ten behoeve van de oorlogsvoe
ring, die met name door de Fransen werden verricht
om te weten te komen hoeveel paarden, voedsel en
ander materiaal van het Nederlandse volk kon wor
den geëist.
De waarde van al deze bronnen voor historisch on
derzoek is groot, maar het materiaal is slecht ontslo
ten.4 De meeste inventarissen voor de Bataafs-Franse
archieven zijn niet alleen erg oud, wat op zich geen
probleem hoeft te zijn, maar ze bieden vooral geen
goede ontsluiting op de inhoud van de archieven, die
in deze periode meestal chronologisch geordend wer
den. Inventarissen bieden dus weinig uitkomst wan
neer naar materiaal over een bepaald onderwerp
wordt gezocht. Bovendien is het, door de ingewikkel
de administratieve structuur van de Bataafs-Franse
periode, voor onderzoekers moeilijk te bepalen in
welk archief gezocht moet worden.' Dit probleem
wordt nog verergerd bij het zoeken naar bronnen over
een bepaalde telling. Aangezien in de Bataafs-Franse
tijd nog geen instelling bestond die zich gespeciali
seerd had in het systematisch verzamelen van gege
vens, spreidde de informatieverwerving zich uit over
meerdere organen op verschillende bestuurlijke ni
veaus met hun afzonderlijke archieven. Het materiaal
ligt dus overal verspreid in archieven van verschillen-
de organen op centraal, provinciaal en lokaal niveau.
Wanneer onderzoekers al weten waarover materiaal
beschikbaar is, dan is het nog niet eenvoudig alle cir
culaires, instructies en correspondentie rond een be
paalde telling bij elkaar te verzamelen.
Ontsluiting via informatieprocessen
Om in de bovengenoemde situatie verbetering te
brengen, startte het Instituut voor Nederlandse Ge
schiedenis op initiatief van prof dr P. M. M. Klep het
project Beschrijvend bronnenmateriaal'. Uitgangs
punt was dat het materiaal te omvangrijk was voor
integrale publikade. Er werd daarom gekozen voor
het maken van een overzicht van de door de Bataafs-
Franse overheid verzamelde informatie; de informa
tie zelf wordt in het kader van dit project niet gepu
bliceerd. Het overzicht moest wel aangeven wat voor
materiaal aanwezig is en waar het zich bevindt. Het
eerste doel van het project was dan ook te komen tot
een lijst van alle verzoeken om informatie die de over
heid in de Bataafs-Franse periode heeft gedaan, zodat
onderzoekers in ieder geval een indruk zouden krij
gen van het voorhanden zijnde materiaal.6
Natuurlijk moesten ook de resultaten van de verzoe
ken om informatie in beeld worden gebracht. Er is
niet gekozen, zoals misschien zou worden verwacht,
voor het simpelweg samenstellen van een overzicht
of lijst met vindplaatsen van deze resultaten, gekop
peld aan de lijst met verzoeken om informatie. Doel
was juist rond iedere telling of enquête een compleet
dossier samen te stellen, waarin niet alleen de verzoe
ken om informatie en de opbrengsten daarvan, maar
alle bijbehorende circulaires, instructies en corres
pondentie te vinden zouden zijn. Voor het samen
stellen van deze dossiers wordt iedere telling gezien
als een informatieproces. Een informatieproces kan,
op zijn beurt, worden voorgesteld als een stroom
schema, beginnend bij de allereerste instructie en
eindigend bij het uiteindelijke resultaat van de infor
matievergaring. Het eerder aangehaalde voorbeeld
van het onderzoek naar de staat van het lager onder
wijs kan dit wellicht verduidelijken. Aan het onder
zoek ging een besluit van het Uitvoerend Bewind,
enigszins te vergelijken met een ministerraad, voor
af, waarin de agent van Nationale Opvoeding werd
gelast de informatie te gaan verzamelen. De agent
schreef vervolgens een instructie voor de provinciale
besturen, waarin werd aangegeven welke informatie
moest worden verzameld en op welke manier. Hier
na schreef het provinciaal bestuur de gemeenten aan,
die de informatie afzonderlijk gingen vergaren. En
kele maanden later ontving de agent de gewenste ge
gevens, die uiteindelijk in 1801 werden gebruikt
voor een concept-wet op het onderwijs. Meestal wa
ren de informatieprocessen ingewikkelder door bij
voorbeeld aanmaningen, een onbegrijpelijke vraag
stelling, tussentijdse wijzigingen van de instructie of
door de overgang naar een nieuwe bestuursvorm,
waardoor de opgaven in een ander archief terecht
zijn gekomen dan waar zou worden verwacht.
Door een reconstructie van het hele proces van infor
matieverwerving komt men niet alleen iets te weten
over de inhoud van de verschillende tellingen, maar
ook over de administratieve context waarin het ma
teriaal is ontstaan. Informatie over de context is be
langrijk voor het gebruik van elk type bron. Voor pe-
[118]
riodes met een ingewikkelde, steeds veranderende
administratieve structuur, waarin het moeilijk is te
bepalen welke plaats een bron inneemt in het proces
van informatieuitwisseling, is informatie over de ad
ministratieve context onontbeerlijk. Onderzoekers
die zich met een bepaalde 'beschrijvende' bron uit de
Bataafs-Franse tijd bezighouden, willen waarschijn
lijk weten waarom de informatie werd gevraagd, wat
er precies werd gevraagd, of de vraagstelling tussen
tijds gewijzigd werd, welke instellingen bij de infor
matieverwerving betrokken waren, of een verzoek
om informatie succesvol was en ten slotte wat er met
het materiaal werd gedaan. Wanneer een compleet
dossier rond de telling is gevormd, worden onder
zoekers geholpen bij het vinden van de antwoorden
op deze en andere vragen.
De IVET-database Het vormen van dossiers
rond de vele honderden informatieprocessen, die in
de Bataafs-Franse tijd hebben plaatsgevonden, had
nooit gerealiseerd kunnen worden zonder gebruik
van de computer. Ieder informatieproces bestaat uit
een groot aantal fragmenten, variërend van enkele
tientallen tot meer dan duizend, en bij een papieren
uitgave zou teveel tijd nodig zijn voor sorteren en or
denen. Vanaf het begin was het duidelijk dat hiervoor
een database gebruikt moest worden.
De database is gemaakt met behulp van Microsoft
Access, dat als grote voordeel heeft dat de structuur
gemakkelijk aangepast en uitgebreid kan worden.
Dit is vooral bij een project als dit, waarbij de
methode gaandeweg is ontwikkeld en het ontwerp
van de database steeds moest worden aangepast, erg
prettig. Momenteel bestaat de database uit 26 aan el
kaar gekoppelde tabellen.
Bij het ontwerpen van de database waren niet de do
cumenten, maar de administratieve informatiepro
cessen richtgevend. Aangezien zowel het ontstaan als
de toepassing van het materiaal zichtbaar worden ge
maakt, is in de database sprake van informatieverwer-
kings- en toepassingsprocessen, afgekort als ivet-
processen. Een van de tabellen in de database is ge
vuld met de namen van de ivET-processen. Aan deze
tabel worden de administratieve fragmenten van ie
der proces gekoppeld. Deze fragmenten, iVET-stap-
pen genoemd, vormen de kern van de database en
dienden als basis voor het ontwerp ervan. De meeste
historici die zich bezighouden met het gebruik van
historische databases zijn van mening dat het in te
voeren bronnenmateriaal als uitgangspunt moet die
nen bij het ontwerp van databases.7 In dit project
zou dit, met het oog op de zeer uiteenlopende aard
van het materiaal, onmogelijk zijn geweest. De in
houdelijke kenmerken van de documenten verschil
len onderling teveel om gestructureerd te kunnen
worden. Het is veel eenvoudiger steeds terugkerende
gegevens te formuleren rond administratieve frag
menten, die gestandaardiseerd kunnen worden inge
voerd.
De ivET-stappen worden in één korte zin, de 'kopre
gel', samengevat. Door deze regels chronologisch on
der elkaar te plaatsen, ontstaat een zichtbaar beeld
van het verloop van een informatieproces. In één
oogopslag is bijvoorbeeld zichtbaar wie de informatie
wilde hebben, na hoeveel tijd de eerste opgaven bin
nenkwamen en wat uiteindelijk met de informatie is
gebeurd. Doel is dus door systematisch archiefonder
zoek alle stappen van een proces te verzamelen, te ver
enigen en te ordenen. Fragmenten die in een latere fa
se van het onderzoek boven water komen, kunnen
vrij eenvoudig aan bestaande ivET-processen worden
toegekend. Andersom is het mogelijk iVET-stappen
in te voeren zonder op dat moment het verband met
andere fragmenten of een proces te kennen.
Van iedere iVET-stap wordt een groot aantal gege
vens ingevoerd. Deze gegevens worden voor gebrui
kers zichtbaar door te 'klikken' op de kopregel van
een stap. Er zijn een datum, een uitgebreide om
schrijvingvan de stap, trefwoorden en gegevens over
de betrokken instanties en lokaties opgenomen.
Daarnaast wordt het format van de gevraagde infor
matie vastgelegd, dat wil zeggen de vragen die gesteld
werden of de tabel die moest worden ingevuld. Ook
is het mogelijk een gescande afbeelding van zo'n ta
bel in de database op te nemen. Door de samenstel
ling van de vragen op te nemen, weten onderzoekers
wat ze kunnen verwachten van het materiaal.
Een belangrijk gegeven is het veld bouwsteen dat
aangeeft waarop de stap is gebaseerd. Het maakt na
melijk niet veel uit hoe de reconstructie van een stap
tot stand komt. Dit kan via het betreffende docu-
[119
