de woordontsluiting komt de opbouw en gebruik
van de thesaurus uitvoerig aan de orde.
Waar tien jaar geleden de aandacht voor het pro
bleem van de selectie van de archieven nog slechts
bijkomende was, is dit nu een van de hoofdon
derwerpen geworden. Recente informatie over de
voorselectie, de techniek van steekproeven uit
massabestanden en de bewaring op electronische
media, met relevante literatuurverwijzing, wordt
hier voor een breed publiek toegankelijk.
Tenslotte wordt onder de pakkende titel 'van chaos
tot orde een praktische handleiding gegeven voor
opzet van archiefbeheer in geval amorfe massa's pa
pier in een nulsituatie worden aangetroffen. Ve
len zullen zich hier iets bij kunnen voor stellen
Opname van een dergelijke paragraaf met de op
merking dat in dergelijke gevallen nauw met de
automatiseerders moet worden overlegd zonder
het probleem aan hen over te laten, illustreert de
brede visie van waaruit dit werk is opgezet.
Veel aandacht ook voor het beschikbaarstellen van
archiefbescheiden. Terecht natuurlijk wanneer we
de eerste zin van dit hoofdstuk lezen, namelijk dat
deze bescheiden worden bewaard met het oog op
het gebruik. Naast informatie over de (wettelijke)
regelingen voor openbaarheid én geheimhouding,
de in richting van een studiezaal en de methodiek
van bedrijfshistorisch onderzoek, komen hier in
zeer uitvoerige en grondige artikelen de privacybe
scherming en het auteursrecht aan de orde. In deze
twee laatste bijdragen wordt een problematiek uit
gelegd die voor de meeste archivarissen en registra
tuurmedewerkers nieuw zal zijn; zowel in oplei
dingen als in de werkkring komen zij hier weinig
mee in aanraking terwijl met name de privacywet
geving een steeds grotere invloed heeft op het
openbaarheidsbeleid waar zij wel geregeld mee
worden geconfronteerd.
Het gedeelte over materieel beheer van de archiva
lia zal niet door iedere lezer als eerste worden op
geslagen, maar is door de verrassende concreet
heid een van de meest aansprekende bijdragen, en,
over de wat langere termijn gezien, zeer wezenlijk.
Zaken als de houdbaarheid van papier en schrijf
stoffen met bijbehorende NEN-normen, richtlij
nen voor bouw en inrichting van archiefbewaar
plaatsen, hoe te handelen bij calamiteiten en ten
slotte praktische tips voor herkenning en bestrij
ding van schimmels bepalen nu eenmaal het zijn
of niet zijn van archivalia in de toekomst. De hier
uitvoerig gepresenteerde kennis over bijvoorbeeld
het verval van papieren en digitale dragers leidt di
rect tot een groter begrip voor de noodzaak van
constante optimale klimaatcondities in bewaar
plaatsen.
Boeiend vanwege ondermeer de talloze technische
aspecten zijn ook de bijdragen die worden samen
gevat onder het hoofd 'speciale collecties', te weten
de tekeningen waaronder ook de digitale versies,
audiovisueel en fotografisch materiaal. De bijdrage
over digitale tekeningen dateert van 1991 maar
geeft al een praktische handleiding voor opslag en
raadpleging; voor wie zich nu in Geografische In
formatie Systemen wil verdiepen een aardig begin.
Het vastleggen van magnetische geluidsbanden op
een digitale drager is eveneens een van de vele prac-
dsche tips uit de bijdrage audiovisueel materiaal.
Uitvoerig en actueel is ook de bijdrage over het fo
tografisch materiaal.
In de twee laatste bijdragen worden naast de meer
technische aspecten van het materiaal ook uitvoe
rig ingegaan op de beheerstaken, waaronder kli-
maatseisen en vormen van ontsluiting.
In een bijdrage over de automatisering van het
post- en archiefbeheer worden gangbare bestaande
geautomatiseerde post- en dossierregistratiesyste
men behandeld. Daarnaast de minder gangbare
systemen waarbij behalve de registratiekenmerken
ook de gehele tekst van stukken in het electronisch
systeem worden opgenomen. Dit laatste wel of
niet in combinatie met microfilmtoepassingen.
Naast praktische wenken bij invoering worden
ook de nodige kritische en soms relativerende op
merkingen geplaatst terwille van een meer succes
volle en minder kostbare invoering.
Kenmerkend voor de brede opzet van het werk is
ook dat in het volgende hoofdstuk, dat handelt
over de overbrenging van archieven en de daaruit
[160]
voortkomende openbaarheid, de particuliere ar
chieven een prominente plaats hebben gekregen.
Erg handig zijn ook de afgedrukte formulieren
voor overeenkomsten bij overbrenging. Een helde
re opsomming van taken van een archiefdienst, te
vens een beeld gevend van wat de burger daar kan
verwachten, sluit dit onderdeel af.
Aan het eind van de twee banden een elftal prak
tijkvoorbeelden. Voorbeelden van het archiefbe
heer bij een bedrijf als de Hoogovens, de provincie
Gelderland, een ziekenhuis, een advocatenkantoor
en een verzekeringsmaatschappij. Tenslotte een
tweetal bijdragen over de toepassing van 'optical
disc' en over automatisering bij de Centrale Ar
chief Selectiedienst, hoe te handelen bij archiefver
huizingen en over het opzetten van een nieuwe ar
chiefdienst.
Tot zoverre deze impressie van de inhoud van Ar
chiefbeheer in de praktijkwaarmee geïllustreerd zij
hoezeer deze titel wordt waargemaakt: praktijkge
richt en geschreven vanuit een brede visie bruik
baar voor zowel archiefbeherend als archiefvor
mend Nederland, bij de overheid en bij het (se-
mijparticuliere bedrijfsleven. Het nut wordt ook
bewezen door de verkoopcijfers; de uitgever verze
kerde mij dat ondanks de concurrentie van recent
verschenen gelijksoortige uitgaven dit één van de
beter verkopende losbladige werken is met een sta
biele oplage.
Het meeste nut wordt natuurlijk bewezen in het
vakgebied wanneer de delen niet als verplicht ge
achte stof in de kast staan, maar juist wanneer zij
geregeld worden geraadpleegd. Zoals gezegd, hier
is reden genoeg voor.
Binnen het bestek van een recensie is het ondoen
lijk gedetailleerd in te gaan op onvolkomenheden.
Veertig auteurs, afkomstig uit de meest uiteenlo
pende vakgebieden binnen het archiefwezen, heb
ben een bijdrage geleverd. Onvermijdelijk is het
dan dat schrijfstijlen uiteenlopen, al vond ik dat
niet hinderlijk.
En hoezeer een dergelijk handboek ook neutraal
wil zijn, gebaseerd op objectieve kennis, de lezer
zal altijd het adagium 'je moet horen wie het zegt'
in zijn achterhoofd houden. De teksten van bijdra
gen en hun invloed zullen onvermijdelijk steeds
mede een afspiegeling zijn van de opvattingen en
voorkeuren van een auteur en zijn positie en gezag
binnen het archiefwezen.
Dit bepaalt natuurlijk mee de kracht van een der
gelijk werk: een afspiegeling van kennis en kunnen
van ons archiefwezen.
Het is te hopen dat de redactie de komende jaren
voortgaat het werk te moderniseren en aan te pas
sen aan de nieuwe wetgevende en maatschappelij
ke ontwikkelingen. Want er gebeurt momenteel
veel binnen ons vakgebied.
De archiefwetgeving is recentelijk op veel punten
veranderd. Dit geldt ook voor allerlei uitvoerings
regelingen, zoals besluiten post- en archiefzaken.
Juist aan publicatie van dergelijke actuele informa
tie bestaat veel behoefte. Maar soms kan tekst van
een formeel vervallen regeling, zoals van de rege
ling post en archiefzaken voor het Rijk (kb asar),
moeilijk worden gemist omdat er nog geen nieuwe
regeling is vastgesteld.
Ook het hoofdstuk selectie is aan vernieuwing toe.
Vooral bij het rijk is de afgelopen jaren een op een
aantal punten vernieuwde analysemethode voor de
archiefvormers met hun taken en archiefbestanden
ontworpen en toegepast. Deze zal met de achter
gronden moeten worden behandeld.
Bij het opstellen van selectielijsten, die de vernieti-
gingslijsten vervangen, worden naast de te vernie
tigen stukken of onder een bepaalde noemer sa
mengevoegde stukken ook de te bewaren stukken
genoemd. Ook deze techniek, met de onderliggen
de filosofie die de nadruk meer op het bewaren
legt, verdient bespreking. Hierbij moet ook, veel
meer dan nu gebeurt, worden gewezen op het feit
dat louter de vermelding van stukken op een selec
tielijst niet doorslaggevend mag zijn voor de beslis
sing. Hierbij zal de informatiewaarde van stukken,
die blijkt uit het beoordelen van deze stukken in
orginele vorm, en plaatselijke omstandigheden die
van invloed zijn geweest, op archiefvorming en
[161]
