Presentatie van archiefdiensten
op Internet
Een jaar ervaring bij gemeentearchief Zwolle
drsJan Folkerts
Sinds september 1995 is het Zwolse gemeentearchief actief bezig de mo
gelijkheden van het gebruik van Internet te onderzoeken. In dit artikel
beschrijft de gemeentearchivaris, drs Jan Folkerts, de opgedane ervarin
gen. Interessant in de Zwolse aanpak is het feit dat Internet niet als een 'ex
traatje wordt beschouwd, maar als een wezenlijk instrument in de verdere
uitbouw van de organisatie en in het bereiken van nieuwe doelgroepen. Zo
als Folkerts benadrukt, kunnen juist bijzondere instellingen als archief
diensten met hun zo specifieke informatieaanbod zich in sterke mate on
derscheiden van andere informatie-aanbieders. Een bericht van het front!
Organisatie
Wie op degelijke wijze en tegen redelijke kosten
informatie op Internet wil aanbieden, heeft een
goede zgn. service provider nodig. Zon service-
provider zorgt voor de infrastructuur, dat wil zeg
gen een grote 24-uur-per-dag-bereikbare compu
ter, waarop de informatie wordt geplaatst. Deze
informatie wordt gepresenteerd in de opmaaktaal
van het World Wide Web html. De service-pro
vider moet teksten op eenvoudige wijze naar
html kunnen overzetten. Het beheren van de bo
vengenoemde grote computer, de zgn. server, is de
taak van de provider. In het geval van het Gemeen
tearchief Zwolle werd gekozen voor Overijssel Di
gitaal, een initiatief van de Overijsselse Biblio
theekdienst (obd) in Nijverdal, als service-provi
der. Onder de Nederlandse service-providers is
veel kaf onder het koren. Overijssel Digitaal on
derscheidt zich in gunstige zin van vele anderen:
goede verbindingen, een perfecte organisatie, re
delijke tarieven en een creatieve en flexibele geest.
Veel energie werd van meet af aan gestoken in het
creëren van intern draagvlak. Vanaf het basaal
kennisnemen van moderne informatietechnologie
en het vertrouwd raken met nieuwe software tot
uiteindelijk het meedenken over de beleidsmatige
aspecten en lange- termijn-consequenties. Con
frontatie met dit medium betekende voor vele me
dewerkers weinig minder dan een revolutie, verge
leken waarbij de impact van automatisering in de
jaren daarvoor mager afsteekt.
Aan het einde van de experimentele fase werden
maatregelen genomen om de activiteiten rond In
ternet beter te integreren in de organisatie. Daar
bij is onderscheid gemaakt tussen het beheer van
de web-site (informatieaanbod, het digitale visite
kaartje), de vraag (beschikbaarstelling van internet
in de leeszaal) en tenslotte de e-mail, waarvan de
verwerking bij de secretaresse is ondergebracht.
In de eerste maanden werden voor een achttal me
dewerkers korte introductiebijeenkomsten geor-
[136]
ganiseerd. De gemeentearchivaris volgde bij het
Kenniscentrum voor Toegepaste Bedrijfskunde in
Rotterdam een cursus speciaal gericht op informa
tie-aanbieders.
Aanbod
Een nieuw medium stelt nieuwe eisen. Deze Bin-
senwahrheitvj-as bij de aanvang van onze web-site
ook nog niet geheel tot het Gemeentearchief
Zwolle doorgedrongen. Qua omvang was het be
gin zeer bescheiden. Eind september 1995 presen
teerde het gaz zich met een home-page op Inter
net en met het Overzicht van Archieven en Ver
zamelingen, de belangrijkste toegang, en daarbij
bleef het voorlopig. In feite werd er platte tekst op
het net gezet en werden de bijzondere mogelijkhe
den van het World Wide Web aanvankelijk in het
geheel niet benut.
In december vonden de eerste uitbreidingen van
het aanbod plaats: onder meer werd het toen mo
gelijk rechtstreeks te e-mailen vanaf de pagina's van
het Gemeentearchief Zwolle, voor het eerst werd
dus het interactieve karakter van het net benut.
In de maanden van januari tot mei vond een snelle
groei van het aanbod plaats. Er verschenen vijf
belangrijke toegangen op onze pagina's (doop-,
trouw- en begraafboeken, gemeente Zwollerker
spel, oud rechterlijk archief, Vilsterenshuizen en
Gymnasium Celeanum), een groot aantal algeme
ne informatiepagina's, en sinds maart 1996 het
voor Nederland aanvankelijk unieke Archiefnet,
enkele pagina's met rechtstreekse verbindingen
naar binnenlandse en buitenlandse archiefdien
sten en naar voor genealogen en historici interes
sante andere adressen. Het Archiefnet-aanbod had
voor de digitale bezoeker vanzelfsprekend een di
rect gebruiksnut; voor ons als archivarissen had het
ook een belangrijk heuristisch effect: door Archief
net werden we letterlijk geconfronteerd met het
virtuele karakter van ons informatie-aanbod. Het
effect van deze 'ontdekking' realiseren wij ons zelfs
nu vermoedelijk nog maar half. De aanvankelijke
opvatting was immers dat wij datgene wat wij bin
nen onze muren bewaren, ten dele digitaal wilden
aanbieden via Internet. De digitale archivaris be
gint echter nu letterlijk de consequenties te voelen
van het feit dat hij meer en meer een historische in
formatiemakelaar wordt, waarbij de 'eigen' archie
ven weliswaar nog de kern vormen, maar waarbij
de plaats waar overige informatie zich (op het net)
bevindt volstrekt irrelevant wordt. Ons werkter
rein verbreedt zich in zekere zin plotseling van
Zwolle tot de wereld. Waarbij het begrip wereld
niet letterlijk moet worden opgevat. Cyberspace is
immers niet te lokaliseren; het is een metawereld..
Een van de laatste toevoegingen betrof deze zo
mer de voor Nederland nog unieke mogelijkheid
om een klein stuk index (5000 records) van de bur
gerlijke stand, nl. de geboorten 1811 -1822, on-line
op onze web-site te doorzoeken.
Het streven van het Gemeentearchief Zwolle is er
op gericht om zich te onderscheiden van veel ande
re informatie-aanbieders op het net door enkele
specifieke elementen: kwaliteit, continuïteit en dy
namiek. De eerste twee eisen stellen archivarissen
zich ook in de gewone wereld, de derde is een
rechtstreeks gevolg van de specifieke kenmerken
van het medium. Er dient een nauwe relatie te zijn
tussen vorm en inhoud, waarbij de home-page een
perfecte digitale etalage moet zijn. Het aanbod
moet groeien, veranderen, zich aanpassen aan de
gebruikerswensen, qua vorm aantrekkelijk zijn.
Vorm en aard van het aanbod veranderen ook
voortdurend als gevolg van de voortdurende trans
formatie van het net zelf.
Na de opkomst van Java in de loop van 1996
(waardoor de tekstpagina's op het net plotseling
heel wat levendiger werden) en de oorlog tussen de
browsers van Netscape en Microsoft staat de vol
gende omwenteling al weer voor de deur: de con
vergentie van interactieve televisie, bewegend
beeld en geluid en het net. In de Verenigde Staten
is deze ontwikkeling al in volle gang (zie bijvoor
beeld het novembernummer van Wiredhet toon
aangevende blad voor de digitale Amerikaanse
consument). Met voldoende bandbreedte kunnen
informatie-aanbieders steeds beter ook geluid en
bewegend beeld op hun web-sites mee gaan geven.
[i37]
