Over het vak archiefmanagement
Richard Hermans
Archiefmanagement behoort al weer een aantal jaren tot het vakkenpak
ket van de Rijksarchiefschool. In een korte schets geeft een van de docen
ten, Richard Hermans, gemeentearchivaris van Zutphen, weer hoe er op
dit ogenblik tegen dat vak wordt aangekeken en welke vaardigheden wor
den aangekweekt.
[232]
De ambtelijke organisatie in ons land is - onom
keerbaar lijkt het wel - terecht gekomen in een pro
ces van verzakelijking, waarbij produktanalyse, ef-
ficiency-verhoging en effectberekening een vaste
plaats hebben gekregen bij het management.
Niemand kijkt er meer van op dat gevraagd
wordt naar de opbrengst van het werk. Wat ziet de
burger terug van ƒ5,00, 10,00 of ƒ20,00 gulden
per jaar die hij of zij jaarlijks betaalt voor het in
standhouden van een archiefdienst? En in hoeverre
staat het geïnvesteerde kapitaal in verhouding tot
de jaarlijkse opbrengst? Is het verantwoord dat nog
geen 1% van de bevolking gebruik maakt van de
voorzieningen van een archiefdienst of is een der
gelijke vraag niet relevant?
Produktanalyse, planning en controle zijn niet al
leen interessante fenomenen ten behoeve van geïn
teresseerde bestuurders. Juist de eigen organisatie
kan en moet de behoefte voelen om scherp in beeld
te krijgen langs welke route het einddoel het best
bereikt kan worden. Ook de archivaris zou uit
moeten zijn op 'winstmaximalisatie': met zo wei
nig mogelijk middelen een zo hoog mogelijke pro-
duktie realiseren. Gewapend met nieuwe strijd
middelen als ondernemingsplan, beleidsplan en
aktiviteitenplan mengt de archivaris zich als ma
nager tussen de andere gladiatoren van de ambte
lijke organisatie.
De bestuurders kan hij vrij gemakkelijk de resulta
ten laten zien van zijn investeringen. De archief-
produkten zijn immers eenvoudig te omschrijven
en in menig opzicht tastbaar. De financieel verant
woordelijke functionarissen brengt hij onder de in
druk van de mate van efficiency, aanwezig bij een
toch zo op behoud gerichte organisatie als het ar
chief. En de archivaris zelf plukt vervolgens de zoe
te vruchten. Hij of zij weet waar de organisatie
sterk en zwak is, waar te weinig wordt gepresteerd,
wat te duur of juist te goedkoop wordt gedaan en
tenslotte of de klant/gebruiker wel dat produkt
krijgt aangeboden waar deze om gevraagd heeft.
Het lijkt wellicht een te gemakkelijke voorstelling
van zaken maar niets is minderwaar. Het is niet no
dig het management te mystificeren. De gedachte
dat management vervelend, lastig, of modieus zou
zijn, lijkt mij een onnodige belasting van ons den
ken te zijn. Het sturen van een organisatie is ge
woon nuttig en nog leuk ook. En al te moeilijk is
het ook niet. Als een kapper ofkoekjesfabrikant het
lukt, moet een archivaris het toch ook lukken.
Voorwaarde tot succes is wel een zekere mate van
scholing. Door het kennisniveau van de archivaris
op het gebied van management te verhogen, raakt
deze zekerder van zijn zaak, weet anderen te over
tuigen en geraakt daardoor enthousiaster.
Al sedert jaren wordt aan de Archiefschool geëx
perimenteerd met het vak management. Vele ex-
leerlingen van de school zullen zich ongetwijfeld
nog de schema's, stroomdiagrammen en als klap op
de vuurpijl de rollenspellen blijvend herinneren.
Toch was het resultaat van deze bezigheden niet be
vredigend. De inhoud van de lessen sloot niet of
nauwelijks aan bij de dagelijkse praktijk waarin de
aankomend archivaris werkzaam was. Ook het feit
dat dit vak uitsluitend bij de opleiding voor hoger
archiefambtenaren was ingeroosterd werd als onge
lukkig ervaren. Het leek er daarmee op dat slechts
de 'hogeren' hoog genoeg waren om iets van ma
nagement te kunnen begrijpen en het vervolgens
toe te passen. Middelbare archiefambtenaren wa
ren in die optie slechts uitvoerend werkzaam.
Herbezinning op het vak management in relatie
tot de ontwikkelingen in ons vak in het algemeen
hebben er toe geleid dat twee jaar geleden een
nieuw onderdeel in het curriculum van de archief-
school is geïntroduceerd: management van archief
beheer. Door dit aspect van de werkzaamheden van
een archivaris expliciet te formuleren kreeg dit
facet van ons beroep de aandacht die het verdiende.
Hoewel het eerste jaar management van het ar
chiefbeheer nog beperkt was tot het lesprogramma
van de aspirant-hoger archiefambtenaren, kon het
jaar na de introductie ook de middelbare opleiding
verrijkt worden met dit vak. Niet alleen zijn mid
delbare archiefambtenaren veelvuldig werkzaam in
leidinggevende functies, maar zelfs wanneer dat
niet het geval moge zijn, is het van belang kennis te
hebben gemaakt met de onderlinge samenhang van
de taken van een archieforganisatie. Dat hoeft niet
per se een archiefdienst in de klassieke betekenis te
zijn maar kan evenzeer betrekking hebben op een
afdeling documentaire informatievoorziening of
informatie-management-desk/bureau.
2-33 1
