Strategie is adequaat
kunnen reageren op het onverwachte
Henk Wust
Actief uitbouwen en inzetten
Archieven
in de eenentwintigste eeuw
Noot
In het begin van mijn relaas kwam al even de ns
aan de orde. Doordat informatie zo makkelijk en
snel verplaatst kan worden, hoeven mensen in de
toekomst minder te reizen. De NS dacht in het ver
leden dat alles draaide om het op tijd laten rijden
van treinen; het heeft lang geduurd voordat men
daar begreep dat het meer ging om vervoeren van
mensen.
Archieven zitten met een soortgelijk probleem.
Ik kom af en toe nog een archivaris tegen die van
mening is dat volstaan kan worden met het op aan
vraag ter beschikking stellen van archiefstukken.
Ook al wordt dan voldaan aan alle wettelijke voor
schriften, toch is het zo dat deze passieve houding
het voortbestaan van de eigen organisatie direct in
gevaar brengt.
Tijdig en adequaat gebruik maken van de moge
lijkheden van de nieuwe informatietechnologie en
het actief uitbouwen en inzetten van eigen kennis
zijn wat mij betreft voor overleven bij uitstek de
kritische succesfactoren.
Net als alle andere (overheids)organisaties zullen
ook archieven in de komende jaren moeten streven
naar een combinatie van effectiviteit en efficiëntie:
het leveren van een kwalitatief hoogwaardig pro-
dukt dat voorziet in een behoefte van de samenle
ving, tegen zo laag mogelijke kosten.
Willen archieven de komende jaren op de markten
'benutten' en 'beheer' van informatie een leidende
positie verwerven, dan is het nodig om actief in te
spelen op externe ontwikkelingen. Concrete moge
lijkheden moeten ook daadwerkelijk benut wor
den.
Er zijn dan vier dingen waar het echt op aan
komt: 'denken, durven, doen en doorgaan!'
Archiefinformatie is in de eenentwintigste
eeuw 24 uur per dag beschikbaar. Archie
ven maken deel uit van een marktgericht
netwerk. Organisatie-eenheden verspreid
over het land hebben in ieder geval die be
standen waar veel vraag naar is digitaal be
schikbaar. Deze informatie wordt gemeen
schappelijk aangeboden waardoor sprake is
van een gezamenlijke identiteit. Het deel
uitmaken van één geheel wordt gecombi
neerd met autonomie. Enerzijds levert dit
netwerk voor iedere organisatie een sterkere
positie op (financiën, know-how en infor
matie) en anderzijds kan door zelfstandige
organisaties snel en efficiënt op veranderin
gen in de plaatselijke, regionale en nationa
le markt worden gereageerd.
Binnen het netwerk worden gezien het
gezamenlijk belang onderling afwegingen
gemaakt op basis van efficiency, effectiviteit
en economische schaal, vanuit de optiek
van processen van marktgerichte dienstver
lening.
MetdankvoordeinbrengvanWil-
bert Hoffstadt en Rob Land
[226
Henk Wust, marketingadviseur
In het kader van het verzelfstandigingsproces van de Rijksarchiefdienst
hield Henk Wust, verbonden aan het management-adviesbureau Vis
Wust Partners, een cursus marketing voor de staven van de Rijksarchie
ven. In het informatiebulletin van de Rijksarchiefdienst over de verzelf
standiging (aflevering maart 1994) geeft Wust enkele van zijn ervaringen
weer. In dit themanummer van het nab laat hij in meer algemene termen
zijn gedachten gaan over 'veranderingsmanagement'. Zijn opmerkingen
en aanbevelingen zijn ook voor de 'archiefwereld in verandering' zeer re
levant.
[2.2.7]
