len voor onderzoeken die verder gaan dan het in
kaart brengen van post- en archiefzaken.
Voordelen van deze aanpak zijn: een stijging van
de vakkennis bij de klanten en er komen alleen nog
maar geschoonde bestanden over. Het gemeentear
chief is bovendien op vele onderdelen van de docu
mentaire informatievoorziening het adviescen
trum in Amsterdam geworden. Ergo, het gemeen
tearchief wordt niet meer gezien als de dienst die
alles bewaart, maar als de dienst die meedenkt (net
als die andere bank) en helpt om de informatiestro
men in een organisatie soepel te laten lopen. Er
wordt dus dubbele winst geboekt, niet alleen een
direct-financiële, maar ook een kwalitatieve en wel
ten aanzien van het functioneren van de eigen
dienst.
In het kader van de verzelfstandiging heeft ook de
Rijksarchiefdienst zich beraden op de toekomst.
Daartoe is vorig jaar een marktverkenning uitge
voerd. In deze verkenning worden twee markten
onderscheiden: de markt van archiefbenutting en
de markt van archiefbeheer. Op de eerste markt is
informatie de belangrijkste grondstof en op de
tweede kennis.
Op de markt van archiefbeheer kunnen diensten
met een relatief hoge toegevoegde waarde worden
aangeboden. Ook gezien de ervaringen in Amster
dam blijken hier de financiële perspectieven gun
stig te zijn. Echter ook andere aanbieders hebben
interesse voor deze deelmarkt.
Uit de marktverkenning komt naar voren dat de
vraag naar informatie uit archieven groeit. Ook
zijn er mogelijkheden voor additionele dienstverle
ning. De extra opbrengsten zullen echter beperkt
blijven. Het positieve effect dat van benutting kan
uitgaan op de publieke waardering staat hier voor
op. Tevreden klanten zijn hier de beste reclame.
Lage budgetten
Ondanks tevreden klanten kampen veel archieven
met (te) lage budgetten. Uit onderzoek van de rad
blijkt duidelijk dat de personele bezetting met circa
veertig procent is gedaald en het materiële budget
ongeveer dertig procent is achtergebleven bij de
nullijn van de prijsindex. Dit terwijl de resultaten
en activiteiten de afgelopen vijftien jaar fors zijn
toegenomen. Daardoor is er een gat ontstaan tus
sen de voor de uitvoering van de Archiefwet beno
digde en de beschikbare middelen. Er is dus duide
lijk sprake van een te lage waardering door de sa
menleving. Hoe kan nu op de benuttingsmarkt
extra publieke/maatschappelijke waardering wor
den verworven?
Dit kan alleen door te komen tot een beter aan
bod gericht op de wensen en verlangens van de di
verse marktpartijen, waaronder de overheid/poli-
tiek en publieksgroepen.
Op het terrein van benutting zou de energie
minder gericht moeten worden op verhoging van
- kosteloos - bezoek aan de studiezalen. Om tege
moet te komen aan wensen en behoeften van
huidige en nieuwe klanten zullen bestaande pro-
dukten en diensten moeten worden verbeterd.
Daarnaast moeten nieuwe produkten worden
ontwikkeld op basis van een grondige afweging
van kosten en baten. Op het gebied van archiefbe
heer kunnen archieven gesprekspartner en advi
seur van archiefvormers worden. In de fase van de
dynamische archiefvorming is er duidelijk be
hoefte aan advisering over de opzet en ontwikke
ling van de documentaire informatievoorziening.
Ondernemingsplannen
Ik ben de laatste om tegen te spreken dat toekomst
dromen een stuk sneller zijn opgeschreven dan ge
realiseerd. De vraag moet dan ook worden beant
woord hoe de realisatie ervan kan worden aange
pakt. Sinds 1993 worden er in het kader van de
verzelfstandiging door de Rijksarchieven onderne
mingsplannen opgesteld. Daarmee is gestart door
twee pilotprojecten in Friesland en Noord-Bra
bant.
De kracht van een ondernemingsplan ligt in de
bundeling van inzichten, plannen en gegevens. Een
ondernemingsplan bouwt voort op eerdere beleids-
en activiteitenplannen. In deze plannen kwamen
onderwerpen als de beheerde archieven, de ge
pleegde acquisities en gereedgekomen inventaris
sen al aan de orde. Ook het aantal bezoekers en het
aantal raadplegingen werden meestal vermeld. De
marktomstandigheden en ook de kosten van pro-
222
[223]
