Denken, durven, doen en doorgaan
Fred Schot
Met ingang van i januari 1996 vormt de Rijksarchiefdienst een agentschap
binnen het ministerie van oc&w. Deze verzelfstandiging betekent meer
verantwoordelijkheid voor het creëren van maatschappelijk en financieel
draagvlak. De rad zal de 'markt' en de 'klant' goed moeten kennen en ver
volgens bedienen om dat draagvlak in stand te houden. In dit artikel geeft
de projectmanager verzelfstandiging rad, Fred Schot, zijn visie op de in
grediënten die nodig zijn om als 'omgevingsbewuste' archiefdienst de toe
komst met vertrouwen tegemoet te gaan.
220
Eisen aan archieven
Klanten stellen tegenwoordig steeds hogere eisen
en verwachten dat een organisatie signalen snel op
pikt en leert van eerdere ervaringen. Ook van ar
chieven verwachten mensen met een baan steeds
vaker een snel en pasklaar antwoord. Daarnaast
verwacht een toenemend aantal senioren met rela
tief veel tijd een adequate en moderne dienstverle
ning. Verwachtingen worden verder opgevoerd
door de snelle ontwikkelingen op het gebied van
informatietechnologie. Deze hebben grote gevol
gen voor zowel het opslaan als het leveren van in
formatie.
Naast de versnelling in ontwikkelingen is onze
omgeving steeds groter geworden. Er doen zich in
grijpende veranderingen t.a.v. het begrip afstand
voor. Gemeentegrenzen worden provinciegrenzen
en ook landsgrenzen vallen steeds meer weg; in de
technologie is mondialisering een feit. Het wordt
daardoor steeds makkelijker om informatie te ver
plaatsen; klanten hoeven dan niet langer van ar
chief naar archief te reizen. Dit kan budgettaire
problemen opleveren voor de ns; zal het ook een
probleem worden voor archieven? Duidelijk is in
ieder geval dat in onze steeds dynamischer en veel
eisender omgeving de mate waarin ook overheids
organisaties flexibel op veranderingen in weten te
spelen een doorslaggevende factor is voor het eigen
voortbestaan.
Ervaringen van anderen
Bij vergelijkbare organisaties is gelukkig de nodi
ge ervaring opgedaan waar archieven hun voor
deel mee kunnen doen. In het kort ga ik in op een
aantal belangwekkende ontwikkelingen bij twee
dienstverlenende overheidsorganisaties en een
bank.
Binnen de politieorganisatie bleek de cultuur 'bin
nen is het management de baas, buiten de agent'
verbetering van de dienstverlening in de weg te
staan. Het management schakelt nu over van diri
geren naar coachen. Daarbij moet iedereen voort
durend bereid zijn om te leren van zijn of haar er
varingen met klanten en met elkaar. Relaties wor
den zoveel mogelijk opgevat als partnerrelaties, ge
baseerd op tweezijdige afstemming en commit
ment.
De belastingdiensthzeh de afgelopen zeven jaar een
enorme omslag meegemaakt waar ruim 30.000
ambtenaren bij waren betrokken. In essentie komt
de verandering er op neer dat de 280 kantoren niet
meer geordend zijn naar soorten belastingen maar
in 89 kantoren naar doelgroep. Daarmee kon de
omvang van directies bijna worden gehalveerd. Es
sentieel in het veranderingsproces bleek de afwisse
ling tussen denken (visie) en doen (gedrag). Daar
door werd het mogelijk om te leren van ervaringen.
Zonder missie "Wij zullen zorgen dat het goed gaat'
zou de omslag niet gelukt zijn. Toen eenmaal dui
delijk was waar het naar toe zou gaan hebben me
dewerkers zelf het 'hoe' ingevuld. Het kwam aan op
visie durven hebben, resultaatgericht denken en
met onzekerheid omgaan als inspiratie en niet als
verlamming.
De Rabobank heeft het afgelopen decennium
steeds meer één identiteit gekregen, de eenheden
werden groter ('zo klein als mogelijk en zo groot als
noodzakelijk') en de nadruk verschoof van backof
fice frontoffice. Vooral deze verschuiving had
grote gevolgen voor het personeel. Medewerkers
met onvoldoende dienstverlenende kwaliteiten
kregen specifieke aandacht.
Trends bij deze organisaties:
leren door afwisseld denken en doen, en uitgaan
van heldere koers/missie
inrichting organisatie naar doelgroepen en ver
schuiving van backoffice frontoffice
omvang eenheden afgestemd op basis van
dienstverlening en overhead
partnerrelaties, gebaseerd op tweezijdige afstem
ming, commitment en win/win
Ook op het terrein van archieven doen zich belang
wekkende ontwikkelingen voor. Ik beperk me tot
twee organisaties: het Gemeentearchief Amster
dam en de Rijksarchiefdienst.
Bij het Gemeentearchief Amsterdam kreeg de inspec
tie een adviserende rol. Klanten dienen nu te beta-
[221]
