Blijft de vraag of we zo niet teveel kostbare tijd verlie
zen en misschien al belangrijke informatiebestanden
opofferen aan de lange-termijn strategie.
Je kunt een twee-sporen-beleid gaan voeren.
Enerzijds moet je, zoals gezegd, de politiek-be-
stuurlijke weg blijven volgen. Bestuurlijk overleg
tussen Biza, vng en ipo is een van de belangrijkste
aanbevelingen van het rapport. Het blijft ook
noodzakelijk dat het archiefwezen vanuit gezamen
lijke verantwoordelijkheid en belangen voortgaat
met het werken aan een goed algemeen kader: het
probleem kun je niet alleen met techniek oplossen,
ook op het terrein van regelgeving, archivistiek en
organisatie moeten maatregelen worden genomen.
Anderzijds is het van belang dat er op korte ter
mijn ervaring wordt opgedaan in de archiefprak
tijk, bijvoorbeeld met goed omschreven proefpro
jecten. De resultaten van goed gekozen projecten
kan een ieder al op eigen niveau gaan toepassen.
Ook hier blijft het van groot belang dat de archief
wereld enigszins gecoördineerd aan het werk gaat
zodat de projecten een zo groot mogelijke landelij
ke relevantie en representativiteit hebben.
Welke effecten hebben mlg 's voor de verschillende
facetten van de archiefpraktijk
Het kernpunt bij de acquisitie, maar ook bij de
selectie en vernietiging van mlg's is het feit dat de
context van informatie niet meer zo duidelijk is.
Dit is het in de internationale archiefwereld zo
veelbesproken probleem van de verhouding tussen
intellectueel en fysiek beheer. Mijns inziens moet
de meeste energie gestoken worden in een adequa
te event-administration: waarom, wanneer, hoe,
door wie worden gevens ingevoerd, gemuteerd, en
zovoort. Het spreekt vanzelf dat dit probleem van
informatiecontext alleen goed is aan te pakken
wanneer de archivaris samen optrekt met de ar
chiefvormer. Er moet op dit terrein vooral preven
tief worden gewerkt. De archivaris is hier niet de
beheerder van een eindstation maar speelt een cru
ciale rol in het gehele proces.
Bedenk ook dat op veel terreinen van de archief
praktijk een geheel nieuwe manier van denken no
dig is. Want wat is eigenlijk nog acquisitie? In de
toekomst zal de archivaris belangrijke digitale be
standen niet meer fysiek in huis krijgen. Acquisitie
betekent in de toekomst primair dat je informatie
binnen je verantwoordelijkheidssfeer brengt zon
der zelf ooit die informatie te 'bezitten'. Het gaat
om de 'bits', niet om het papier! Ontwikkelingen
op het terrein van dienstverlening zijn nu al volop
gaande, denk maar aan de diverse manieren van in-
formatieverstekking op afstand, bijvoorbeeld via
Internet.
Het denken in termen van 'ouderwets' fysiek beheer
lijkt me een belangrijke drempel die genomen moet
worden om de moeilijkheden en mogelijkheden van
mlg's goed te kunnen doorgronden.
Door het fenomeen digitale informatie moet de
archivaris inderdaad een enorme ommezwaai ma
ken in zijn denken over beheer. Zoals ik al zei, het
gaat nu om de 'bits' en niet om de drager. Hier ligt
trouwens een goede mogelijkheid voor een proef
project waarvan de resultaten op alle bestuursni
veaus kunnen worden gebruikt. Ik bedoel de ont
wikkeling van de 'digitale kluis Je kunt dat begrip
in twee betekenissen opvatten. Allereerst denken
we bij 'digitale kluis' aan een depotruimte waar
diskettes en magneetbanden worden bewaard.
Maar dat is inderdaad nog een ouderwets pro
bleem van fysiek beheer. Wat ik hier bedoel is een
geheel van procedures dat er op gericht is informa
tie 'in context' te bewaren. Vanuit zijn verant
woordelijkheid legt de archivaris, samen met de
archiefvormer, precies vast welke informatie be
waard of (op termijn) vernietigd moet worden, in
welke context die informatie tot stand is geko
men, wie toegang heeft tot (delen van) de infor
matie, e.d. Het gaat om 'bits' die ergens in een sys
teem aanwezig zijn en waarvoor de archivaris in
belangrijke mate verantwoordelijk is. De archiva
ris zal op het niveau van het informatiemanage
ment in zijn organisatie eerst in algemene termen
de 'digitale kluis' moeten definiëren, waarna per
gegevensbestand procedures moeten worden vast
gesteld ten aanzien van beheer, beveiliging, be
schikbaarstelling, e.d. In het kort: de digitale
kluis' zorgt ervoor dat het criterium 'goede en ge
ordende staat' ook wordt toegepast op 'bits'
Heef de externe adviseur nog een boodschap aan de
archiefwereld?
Ik had verwacht dat na het verschijnen van Het
'papieren tijdperk voorbij de telefoon roodgloeiend
[218
zou staan bij de deelnemers van de projektgroep.
Maar het bleef akelig stil. Ik had verwacht dat het
gehele Nederlandse archiefwezen zich nu met vol
le energie op de MLG-problematiek zou werpen.
Want het is immers een grote maatschappelijke uit
daging en verantwoordelijkheid om bij te dragen
aan de oplossing van het probleem. Niets dus! Ik
zou alle archivarissen bij wijze van spreken met de
haren erbij willen trekken: bundel je intellectuele,
financiële en personele middelen om politiek en
bestuur bewust te maken van hun verantwoorde
lijkheid en om zelf goede proefprojecten uit te voe
ren. Het nadenken over en het bedenken van op
lossingen voor de MLG-problematiek vormen op
dit ogenblik toch de grootste uitdaging van het ar
chiefwezen. Het stimuleert jezelf, maar het brengt
ook de theorie en praktijk van het archiefwezen een
enorm stuk verder. Ik heb al veel ingewikkelde ad-
viesklussen gehad, maar ik durf rustig te stellen dat
mijn werk voor het MLG-project in omvang, diepte
en implicaties het moeilijkste, en dus het mooiste
karwei is geweest.
[219
