'De mooiste en moeilijkste klus
tot nu toe'
Ing Alfred Schmits over het MLG-project
Bert Looper
In 1993 verscheen het rapport Documenten uit de tijd, dat de contouren
van de problematiek van de machineleesbare gegevens in Nederland in
beeld bracht. Het was het resultaat van een uniek samenwerkingsproject
in opdracht van de Algemene Rijksarchivaris en de gemeentearchivaris
sen van Rotterdam, Amsterdam, Den Haag en Utrecht. Als vervolg op
het genoemde rapport werd een nieuwe projektgroep in het leven geroe
pen die tot taak kreeg een beleidsplan voor het beheer van mlg's te ma
ken. De groep opdrachtgevers werd uitgebreid met de Koninklijke Ver
eniging van Archivarissen in Nederland en de Kring van Archivarissen
bij Lagere Overheden. De werkzaamheden van de projektgroep resul
teerden in 1995 in het rapport Het 'papieren'tijdperk voorbij. Beleid voor
een digitaal geheugen van onze samenleving (Sdu, Den Haag, 1995). In
het archiefveld leefde de verwachting dat dit rapport een concrete oplos
sing zou bieden voor het MLG-probleem. Dit is niet het geval. Reden om
met de externe adviseur van het project, ing A. F. Schmits, verbonden aan
Het Expertise Centrum, eens te praten over verwachtingen en werkelijke
voortgang.
[216]
De verwachtingen in het veld ten aanzien van concre
te oplossingen voor het mlg -probleem waren hoogge
spannen. Nu lijkt het alsof we als archivarissen het
probleem alleen nog maar in abstracte termen kunnen
formuleren en ook nog eens de verantwoordelijkheid
op andermans bordje schuiven.
Het is in dit verband goed om nog even de lijn
van het MLG-project naar voren te halen. In het
begin van de jaren '90 raakten de archivarissen
plotseling doordrongen van het feit dat er een pro
bleem in razende vaart op hen afkwam. Dat het
ernst was, blijkt al uit het feit dat er een samenwer
kingsverband tot stand kwam tussen Rijk en ge
meenten. Het eerste rapport, Documenten uit de
tijdwas alleen nog maar bedoeld om het pro
bleem scherper in beeld te krijgen. Nu, in Het 'pa
pieren' tijdperk voorbij, doen we verslag van ons
onderzoek naar de vraag: hoe los je dat probleem
dan op. Ik kan me voorstellen dat men 'in het veld'
al concrete oplossingen verwachtte, maar ik ben er
zeker van dat we - als we inderdaad zo oplossings
gericht bezig zouden zijn geweest - de oplossingen
voor de verkeerde vragen hadden gezocht. Er be
staat namelijk niet een scherp definieerbaar, tech
nisch MLG-probleem dat met een of twee gerichte
acties is op te lossen. We hebben ons gelukkig de
tijd gegeven om het probleem grondig te analyse
ren, zodat we vanuit de juiste kernvraag naar op
lossingen kunnen werken.
Vanuit welk 'grondprobleem' van het wlg-vraagstuk
moet je dan gaan redeneren om werkelijk verder te
kunnen komen?
Het is zoals het rapport het zegt: De MLG-pro-
blematiek heeft te maken met de kwaliteit van in
formatie; als er niets gebeurt leidt dat tot grote ri
sico's voor het democratisch kunnen functione
ren van de overheid en het Nederlandse politieke
systeem. Het klinkt allemaal wat zwaar, maar dat
is toch de kern van de zaak: een goed functione
rend en compleet digitaal geheugen is van levens
belang voor het openbaar bestuur in ons land.
Vanuit die overtuiging heeft de MLG-project-
groep ook zijn strategie uitgestippeld. Je zou als
archiefwereld het MLG-probleem ronduit bela
chelijk maken als je zou zeggen 'het is ons pro
bleem'. Nee, het is een fundamenteel probleem
voor onze samenleving en daarom moet je nu niet
als archivaris teveel gaan klungelen. Maak alsje
blieft de eerstverantwoordelijken voor de kwali
teit van het openbaar bestuur in Nederland be
wust van het feit dat zij iets moeten doen. Geluk
kig leeft dat besef al sterk bij Binnenlandse
Zaken. Biza en oc&w zullen de MLG-problema-
tiek op de politieke agenda's moeten plaatsen. Pas
wanneer het politieke en bestuurlijke draagvlak
aanwezig is, kunnen we aan structurele oplossin
gen gaan werken.
Je kunt nu toch niet verwachten dat we 'in het veld'
met de handen overelkaar gaan zitten totdat er een
verlossend telefoontje uit Den Haag komt?
Nee, er is natuurlijk veel te doen, op landelijk
en op lokaal niveau. Alleen al het in beeld brengen
van de kwaliteit en kwantiteit van digitale infor
matie in overheidscontext is een moelij k en om
vangrijk karwei. Je zult je als archivaris binnen je
eigen verantwoordelijkheidsbereik nu wel moeten
gaan oriënteren. En natuurlijk is het ook zo dat de
archivaris met de onderzoeksresultaten van het
MLG-projekt toch al zeer verstandige dingen kan
zeggen. Er ligt al voldoende materiaal om je als ar
chivaris op bestuurlijk en ambtelijk niveau te ont
wikkelen tot serieuze gesprekspartner. Je kunt het
proces van bewustwording in je eigen ressort al
met kracht en inhoud op gang brengen. Wacht
daar niet langer mee. De wettelijke inspectietaak
geeft het handvat om met de archiefvormers te
praten over de kwaliteit van hun produkten op
korte en lange termijn. Maar waak ervoor dat je
gaat improviseren. Juist nu moet de archiefwereld
even geduld hebben en niet direct het probleem
naar zich toe trekken. Ga nou niet op amateuristi
sche wijze proberen een probleem op te lossen dat
voor een zeer belangrijk deel op het bord van een
ander ligt. Breng en hou het MLG-probleem op be
stuurlijk niveau. Nogmaals: als je als archivaris te
veel de suggestie wekt dat het MLG-probleem jouw
probleem is, dan zullen bestuurders en beleidsvor
mers de ernst van de zaak niet inzien. Direct hier
aan gekoppeld is natuurlijk de vraag: wie betaalt
de oplossing van het probleem. Natuurlijk zouden
dat de belanghebbenden moeten zijn, maar zorg
wel dat ze dan ook overtuigd raken van hun be
lang.
[217]
