IISG revisited
Een gesprek met Jaap Kloosterman
JA. MY. Bos-Rops en R W. Jden Otter
eens gepaard met grotere effecitiviteit voor de bur
ger. Dat komt door de geschiedenis van stad en re
gio. De archiefbestanden van Rijk en stad zijn in
sterke mate complementair; stad en provincie ver
sterken elkanders identiteit. In andere provincies
ligt het samengaan van een Rijks- met een gemeen
tearchief vanuit die inhoudelijke historische com
ponent veel minder voor de hand.
Het 'Utrechts model'is dus een door lokale en regiona
le omstandigheden bepaald incident.
Nogmaals, ik vind dat vergroting van efficiency
al voldoende reden is om te streven naar - laten we
het maar noemen - schaalvergroting. De financiële
en personele ruimte die je door samenvoeging van
diensten kunt verkrijgen, kun je natuurlijk volop
gebruiken om nieuwe ontwikkelingen in gang te
zetten. Het gevaar bestaat dat samenvoeging en
schaalvergroting door het bestuur alleen maar
wordt gezien als bezuinigingsmiddel. In het
'Utrechts model' is daarvan geen sprake. De ont
wikkelingen op het gebied van samenvoeging zou
den niet alleen door besturen (met in het achter
hoofd efficiency), maar ook door de archivarissen
zelf gestimuleerd moeten worden, omdat het zo
veel voordelen heeft voor de gebruikers van de ar
chieven. Maar meestal is dat teveel gevraagd, om
dat samenwerking ook als negatieve kant heeft dat
posities, of liever statussen, in gevaar komen. Er
zijn recente voorbeelden te over waar de intenties
om samen te werken juist door die positiebedrei
ging niet worden voortgezet. Vreemd genoeg is er
dan geen bestuur dat zegt: 'Kom op archivaris, niet
zeuren, samenwerken'.
Het integreren van twee organisaties kan toch alleen
maar als beide partijen ook bereid zijn vertrouwde
zaken los te laten.
Het samenwerkings- en integratieproces dat we
nu in Utrecht doormaken eist veel van de mede
werkers. Je moet inderdaad 'loskomen' van je eigen
systemen. Alles wat je jarenlang op een bepaalde
manier hebt gedaan, staat opeens ter discussie. Het
is van enorm belang dat iedereen in de organisatie,
van hoog tot laag, weet welke de doelstellingen van
het totaal en van de specifieke taakonderdelen zijn.
Als je vanuit een scherpe en heldere visie op de
doelstellingen kunt redeneren, is het veel gemakke
lijker om die werkprocessen en -systemen te kiezen
die het beste functioneren. Medewerkers van Rijk
en gemeente praten nu met elkaar over de wijze
waarop zaken worden aangepakt en verbeterd kun
nen worden. Dat is ook een verrijking van je eigen
werk en dat is ook de basis waarop een gezonde en
krachtige nieuwe organisatie gefundeerd kan wor
den.
208
'Het IISG aan de Cruquiusweg te Amsterdam. Foto iisg
In het Nederlands Archievenbladen 1989 interviewden Yvonne Bos-Rops
en Piet den Otter, thans verbonden aan resp. het Rijksarchief in Noord-
Brabant en het Rijksarchief in Overijssel, de toenmalige directeur van het
Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis, E.J. Fischer. Inmid
dels is Fischer opgevolgd door Jaap Kloosterman. Reden om enkele aspec
ten van organisatie en management uit het interview van zes jaar geleden
nu aan de nieuwe directeur voor te leggen.
[209
