Het 'Utrechts model':
trend of incident?
Interview met dr M. W. van Boven
Marijke Bruggeman en Bert Looper
DrM. W. van Boven, Rijks- en gemeentearchivaris van Utrecht. Foto: rau
Onlangs deed zich in de organisatie van het Nederlands archiefwezen een
verrassende ontwikkeling voor: de nieuwe gemeentearchivaris van Utrecht
werd tevens benoemd tot Rijksarchivaris in de provincie Utrecht. Nu nog
een personele unie, maar in de toekomst, als alle 'beslisstations zijn gepas
seerd, een geïntegreerde dienst. Interne efficiency en klantgericht werken
zijn de drijfveren achter het 'Utrechts model'. Aan de Rijks- en gemeente
archivaris dr Maarten van Boven legden wij onder andere de vraag voor of
zijn organisatie 'trendsetting' zal blijken te zijn.
206
Op welk uitgangspunt moet een organisatie - welke
dan ook - eigenlijk worden gebouwd?
Een organisatie moet zo zijn ingericht dat de
doelstellingen zo efficiënt mogelijk worden be
reikt. Als je bijvoorbeeld vindt dat de vraag van de
klant bepalend is - wij archivarissen vinden dat
trouwens nog niet zo lang - dan betekent dat ook
dat je je heel snel aan veranderingen in de omge
ving moet kunnen aanpassen. Om van het algeme
ne maar over te stappen naar het bijzondere: de
Rijksarchiefdienst heeft in de jaren '70 duidelijk de
stap gezet naar een organisatie die is ingericht om
doelen te bereiken. Het Organisatie- en Efficiency-
rapport van het ministerie van crm uit 1970 heeft
toen de doelstelling van de Rijksarchiefdienst om
de inventarisatieachterstand weg te werken ver
taald in organisatie. Je kreeg de afdelingen Externe
Dienstverlening en Inventarisatie, waardoor welis
waar de achterstanden zijn ingehaald, maar daar
door ook weer de samenhang tussen de taken van
beide afdelingen verloren ging. Nu, in de jaren '90,
verlaten we zo langzamerhand dat model omdat we
flexibeler willen inspelen op de vraag van de klan
ten.
Onderscheidt een archiefdienst zich wezenlijk van
andere organisatievormen?
Ik vind het gevaarlijk om steeds het bijzondere
van archieven en archivarissen te benadrukken.
Zijn we per slot van rekening niet een dienstverle
nende instelling zoals alle andere dienstverlenende
instellingen. Je kunt wel constateren dat we ten op
zicht van musea en bibliotheken een achterstand
hebben opgelopen als het gaat om het verwerven
van budgetten voor publieksbenadering. We heb
ben als archiefdiensten te weinig geprofiteerd van
de 'cultuurhausse' in de jaren '70. De archiefwereld
zat teveel vast aan de Archiefwet en de 'recht- en be-
wijszoekende burger'. We zijn door de bescher
mende taakstelling in de Archiefwet wat verwend
geweest. We hebben ons daarom niet hoeven rich
ten op een breed publiek, wat ik noem de 'perifere
klanten'. Juist die culturele democratiseringsgolf
van de jaren '70 had ons een veel breder maatschap
pelijk bereik kunnen geven dan we nu hebben. Dat
moeten we nu inhalen. Daarin zijn de gemeentear
chieven overigens beter toegerust dan de Rijksar
chieven.
Wie zijn die 'perifere klanten'?
Je zou de 'perifere klanten' kunnen vatten onder
de noemer 'cultuurminnaars'. Tot nu toe richten
we ons op de bezoeker die met een hele duidelijk
vraag naar ons toekomt. De Rijksarchiefdienst wil
bijvoorbeeld het 'marktaandeel' vergroten door
meer voor genealogen te doen. Hoe belangrijk dit
ook is, je verdiept je doelgroepen, maar je verbreedt
ze niet. Ik wil ook de 'cultuurminnaars' bereiken,
dat wil zeggen de geïnteresseerde leken die niet met
een specifieke vraag komen, maar veel meer een
aantrekkelijk aanbod willen consumeren: een ge
schiedeniswinkel, beeld- en geluidsmateriaal, toe
ristische informatie, e.d.
Is voor het bereiken van de 'perifere klant' de juiste lo-
katie van onze dienst niet van doorslaggevende bete
kenis?
Dat is inderdaad het cruciale punt. Om de 'cul
tuurminnaars' te bereiken zou je als archiefdienst
moeten beschikken over een - liefst historische - lo-
katie in het centrum van een stad. Dat is best te rea
liseren als we wat meer afstand nemen van het idee
dat de archivaris op zijn spulletjes moet zitten. Te
veel gedragen we ons als slakken die hun eigen
huisje meedragen. Vooral met de ontwikkelingen
in de geautomatiseerde informatievoorziening is
het steeds beter mogelijk de bewaring en de infor
matieverstrekking te scheiden. Depoptruimte in
het centrum van de stad is soms erg duur. Plaats een
deel van je archieven op een relatief goedkope plek
en verstrek de informatie op die plek waar ook de
mensen komen! Laten we niet vergeten dat 90 pro
cent van onze bezoekers slechts voor 10 procent
van onze archiefbestanden komt. Je hoeft niet alles
onder handbereik te hebben.
Beantwoordt het 'Utrechts model' aan de zojuist ge
formuleerde doelstellingen?
Ik wil er met nadruk op wijzen dat het 'Utrechts
model' - een term die overigens niet van mij is -
voortgekomen is uit overwegingen van efficiency.
Ik vind dat winst aan efficiency als argument al vol
doende is om - in zijn algemeenheid gesproken -tot
samenvoeging van diensten over te gaan. Per slot
van rekening hebben we toch de verantwoordelijk
heid om goed met gemeenschapsgelden om te
gaan. In het Utrechtse geval gaat efficiency ook nog
[207]
