Proef op de som
Dr J. E. A. Boomgaard over de organisatie bij het ARA
Bert Looper
een takenpakket krijgt toebedeeld waarmee hij niet
gelukkig is. Het is toch onverstandig om iemand
half of driekwart te laten functioneren. De werk
soort en omvang van archiefdiensten maken het
ook mogelijk de organisatie zo plat mogelijk te
houden.
Een archivaris die zich primair op management wil
toeleggen verveelt zich dan toch dood?
Ik gaf al aan dat, gelet op de omvang van archief
diensten, de archivaris in sterke mate meewerkend
voorman is en zal blijven. Je moet het contact met
vakinhoudelijke aspecten houden om goed te kun
nen functioneren. Wel zou ik het toejuichen als de
Nederlandse archiefmanagers eens wat meer met
gekke ideeën voor de dag kwamen. Er wordt niet
veel geëxperimenteerd. Archivarissen hebben de
ruimte en de tijd om dingen uit te proberen, risico's
te nemen. Het mag best wat wilder.
Terug naar de contouren van de ideale archieforgani
satie.
Ik kan geen beschrijving geven van de ideale or
ganisatievorm. Wel zie ik twee belangrijke ontwik
kelingen die het archiefwezen op indringende wijze
zullen veranderen.
In de eerste plaats leiden de technische ontwikke
lingen tot schaalvergroting. Door het fenomeen
van de informatieverstrekking op afstand neemt
het belang van de lokaal gewortelde archiefdienst
af. De mlg-problematiek en het feit dat de archief
diensten voor de opdracht staan om in snel tempo
geautomatiseerde informatie (kwantiteit en kwali
teit) te leveren, leiden tot geen andere conclusie
dan dat archivarissen hun middelen en hun des
kundigheid moeten bundelen. Ik zie ook veel voor
delen in de bundeling van deskundigheid. De klant
die originele stukken wil zien moet in de toekomst
misschien een paar kilometer verder reizen, maar in
de diensten vindt hij dan ook meer deskundigheid.
Op den duur zal dit aspect zwaarder wegen dan dan
dat van lokale of regionale identiteit.
In de tweede plaats zal het archiefwezen niet kun
nen ontkomen aan de kerntakendiscussie. Ook nu
wordt er al gesproken over uitbesteding van werk
zaamheden, maar dat is allemaal nog maar margi
naal. De fundamentele discussie moet nog komen.
Waar het naar toe zal gaan, is dat de regie zal blij
ven, maar de doe-taken zullen worden afgestoten.
Wat betekent dat in de praktijk?
Waarom zou je er nog bibliothecarissen op na
houden. Titelbeschrijvingen kun je toch inkopen.
Inventarisatie, nader toegankelijk maken als je er
eerlijk over nadenkt kom je toch tot de conclusie
dat je op projectbasis en met externe krachten veel
meer rendement behaalt. Bovendien: inventarise
ren is een aflopende zaak. De nieuwe archieven ko
men toch allemaal met geautomatiseerde zoeksys
temen naar ons toe. Je zou een gemeentelijke ar
chiefdienst, bijvoorbeeld die van Utrecht, met vijf
of zes vaste krachten draaiende kunnen houden. In
die vaste formatie moet natuurlijk wel de meer
waarde zitten: het hebben van deskundigheid, na
melijk kennis van het bronnenmateriaal en kennis
van de geschiedenis. Een paar deskundigen, een
paar medewerkers voor de studiezaal jen iemand
voor het logistieke proces, dat is het wel zo onge
veer. De rest kun je inhuren, afhankelijk van wat je
zelf wilt en wat de klant vraagt.
Deze ontwikkelingsschets zal voor veel mensen iets
verontrustends hebben.
Ja, maar ik wil hierbij duidelijk opmerken dat de
ze ontwikkelingen zich in de gehele maatschappij
voordoen. De ambtelijke geborgenheid - onder de
pannen van je twintigste tot je vijfenzestigste - is
voorbij. Het begrip 'baan' staat ter discussie. Men
sen moeten hun kwaliteiten verkopen; ze zullen
steeds vaker werkzaam zij n op contractbasis. Je moet
bij dit alles bedenken dat er ook een enorme prikkel
van uitgaat om organisaties scherp en slagvaardig te
maken en te houden. Het archiefwezen kan nog veel
verder komen als het om politiek en maatschappe
lijk draagvlak gaat dan nu al het geval is.
202
...De medewerkers van het Algemeen Rijksarchief vlak voor het ingaan van de
nieuwe organisatie op i oktober 1994. Foto: ara Den Haag
Sinds 1 oktober 1994 is het Algemeen Rijksarchief (ara) gereorganiseerd.
Er is een organisatiemodel gekozen dat aansluit bij de kerntaken van de
dienst: behouden, bewerken en benutten. Het ara heeft nu drie 'functio
nele' afdelingen die ieder verantwoordelijk zijn voor een kerntaak: Ar-
chiefconservering, Bronverwerving en Toezicht en Dienstverlening. Aan
de directeur van het ara, Jan Boomgaard, legden wij, een jaar 'na dato' en
kele vragen voor.
[203
