Lang leve de stress! Over veranderingen
in het archiefwezen
Interview met drs I. W. L. A. Caminada
Joyce Pennings en Bert Looper
Gemeente secretaris
drsI.W. L. A. Caminada
Sinds enkele maanden is drs I.W.L.A. (Ig) Caminada gemeentesecretaris
van Almere. Hij begon in 1972 zijn loopbaan als provinciaal archiefinspec
teur in Noord-Brabant en werd in 1985 gemeentearchivaris van Utrecht.
Ook was hij werkzaam als directeur van de Dienst Onderwijs van de ge
meente Utrecht. Ze zijn nog zeldzaam: archivarissen die hun vak verlaten
en een andere weg inslaan. Alle reden om Caminada - die nooit zijn me
ning over archieven en archivarissen onder stoelen en banken stak - vanuit
zijn nieuwe functie nog eens terug te laten blikken op 'ons'.
200
U kunt het beoordelen: zijn archivarissen nou anders
dan andere ambtenaren
Nee, laten we nu eens ophouden 'onszelf' te eti
ketteren als buitenbeentjes. In een gemeentelijke
organisatie zitten afdelingen die veel gespecialiseer
der en geïsoleerder werken en denken dan een ar
chiefdienst. Zo'n Dienst Onderwijs bijvooorbeeld
kent veel functies die puur gericht zijn op admini
stratieve uitvoering van circulaires uit Zoetermeer.
En zo kun je vele andere voorbeelden vinden. Wat
een sterk punt van de archivaris is, dat is toch zijn
vrij generalistische achtergrond en takenpakket.
Dat geldt natuurlijk niet voor alle archieffuncties,
maar als je kijkt naar maatschappelijk draagvlak en
breedte van het takenpakket van een archivaris, de
vele contacten, de landelijke connecties, enzo
voort, enzovoort... dan zijn wij/jullie toch werke
lijk 'van de wereld'. Ik vind het echt onbegrijpelijk
dat archivarissen zichzelf vaak in een hoekje zetten
of laten duwen. Het archivaris-zijn is niet zo'n
'fuikfunctie' als vaak wordt gedacht. Het is ook be
slist niet zo dat archivarissen langer dan andere
ambtenaren in dezelfde functie verblijven. Over de
gehele ambtelijke linie is de mobliteit immers nog
uiterst gering.
Is het toch niet zo dat, in tegenstelling tot veel andere
functies, de archivaris voor een groot deel zijn eigen
werk creëert en in stand houdt
Daar heb je inderdaad iets dat wel eigen is, of be
ter gezegd was, aan het archiefwezen. De archivaris
is altijd zeer 'aanbodgericht' aan het werk geweest.
Dat aanbod werd dan in sterke mate bepaald door
zijn eigen interesses en prioriteiten. Dat heeft te
maken met het feit dat de externe druk op archief
diensten nooit erg groot is geweest. De meeste ex
terne klanten van een archiefdienst zijn blij met al
les wat hun wordt aangeboden. De interne klant,
bijvoorbeeld de gemeentelijke organisatie, ligt ook
niet permanent voor de deur. Maar het zal iedereen
zo langzamerhand ook duidelijk zijn dat dat ingrij
pend gaat veranderen. De externe druk wordt gro
ter. De jeugd, onze klanten van de toekomst, is ge
wend aan geautomatiseerde informatie, aan Inter
net, noem maar op. Denk niet dat die nieuwe
klanten tevreden zullen zijn met een archiefdienst
die niet gebruik maakt van moderne informatie
technieken. Kortom, de externe druk op het ar
chiefwezen zal toenemen. Meer dan ooit het geval
is geweest zal in het archiefwezen de 'verandercul-
tuur zijn intrede doen. Niet om het veranderen,
maar om alert te kunnen reageren op nieuwe ont
wikkelingen en kansen.
Lang leve de stress
Het houdt een organisatie scherp. Binnen het ar
chiefwezen zou op managementniveau ook moeten
worden gestreefd naar verhoging van de druk van
binnenuit. Produktbegroting, kerntakendiscussie,
consumentenonderzoek het zijn allemaal mid
delen die je als archivaris kunt inzetten om je orga
nisatie vooruit te stuwen en wakker te houden.
Maar vooral natuurlijk: werk klantgericht. Ont
wikkel de archiefdienst van een 'back-office' naar
een 'front-office'. Met de 4-daagse werkweek kun je
in de toekomst in ploegendienst werken en kan het
archief zeven dagen per week open zijn.
Hoe ziet de ideale archieforganisatie eruit?
Eerst even een paar algemene kenmerken van
het archief als organisatie. De werksoort stuurt na
tuurlijk een organisatie; een uitvoerende dienst is
iets heel anders dan een beleidsafdeling. Een ar
chiefdienst is eigenlijk een goed mengsel van beleid
en uitvoering. Samen met het feit dat archiefdien
sten van relatief beperkte omvang zijn (ook wat wij
de 'grote diensten noemen), brengt dit met zich
mee dat mijns inziens de leidinggevenden in be
langrijke mate 'meewerkende voormannen' zijn en
zullen blijven. De schaal van archieforganisaties
bepaalt dus welke mensen je krijgt. Archieforgani
saties moet je ook opbouwen rond de kwaliteiten
van de mensen die je in huis heb.
Maar het is toch uit den boze om organisaties rond de
'poppetjes te kneden?
Nee, ik bedoel niet dat de grillen en nukken van
de individuele medewerker het uitgangspunt zijn.
In de eerste plaats zijn er natuurlijk de doelstellin
gen en de taken van de dienst: het dienstbelang. De
medewerkers moeten die taken verrichten welke
door de organisatie worden gevraagd. Maar vervol
gens moet je de mensen wel zo scherp mogelijk be
oordelen op de punten waar ze goed in zijn. Je kunt
dan optimaal van hun kwaliteiten gebruik maken.
Je ziet maar al te vaak in reorganisaties dat iemand
[201]
