Inspectie nieuwe stijl
Leidinggeven
Wat is je taak als diensthoofdBen je een echte baas of
meewerkend voorman of-vrouw?
De Bruijn: Vakinhoudelijk ben ik vooral theore
tisch bezig, ofschoon ik soms wel meedenk op het
inhoudelijk vlak. Daarnaast probeer ik de juiste
randvoorwaarden te scheppen voor een goed lo
pende dienst. Ik steek veel tijd in de PR. Verant
woordelijkheden zijn zo laag mogelijk in de organi
satie ingebouwd.
FolkertsHet is ook belangrijk om te kijken
welke talenten je in je eigen dienst hebt en je orga
nisatie deels op basis daarvan in te richten. Ook in
Zwolle liggen de verantwoordelijkheden zo laag
mogelijk in de organisatie. Dit betekent niet dat
je alles kunt loslaten. Het blijft een kwestie van
een goed evenwicht zoeken. Onze organisaties
zijn te klein voor een tweede laag van leidingge
venden, maar anderzijds te groot om in je eentje
te bestieren. Om die reden is er een overlegvorm
van de vakinhoudelijk geschoolde mensen in het
leven geroepen om het beleid vorm te geven. Be
sproken wordt welke richting uitgegaan wordt.
De overige medewerkers stuur je zoveel mogelijk
naar cursussen als behoudsmedewerker of ar
chiefassistent.
Verhoeven'. Delft zit net als Zwolle tussen tafella
ken en servet. Wel is hier indertijd bewust gekozen
voor de instelling van de funktie van adjunct. Die
heeft bijvoorbeeld volledige tekenbevoegdheid; al
tijd handig als ik eens vrij ben of onder de tram
loop.
De Bruijn: Ik stuur het gemeentearchief recht
streeks aan, maar ik heb wel voor de verschillende
taakonderdelen medewerkers eerstverantwoorde
lijk gemaakt. Zo zijn er voor de onderdelen archief
beheer, toezicht en externe dienstverlening aan
spreekpunten.
Jeurgens-. Toen ik in Schiedam begon, was er
geen enkele vorm van overleg. Die is er nu wel: in
een soort staf worden met een aantal medewer
kers beleidszaken besproken. Acht jaar lang is er
een vacature voor gemeentearchivaris geweest.
Hierdoor is er veel blijven liggen. Materieel be
heer is een van de eerste dingen die door mij zijn
aangepakt. Hier is geld voor gezocht. Nu zijn er
continu drie mensen mee bezig. Een ander punt,
wat erg veel energie kost, is de nieuwbouw. Het
'bouwpastoor' zijn vind ik zeker geen minder
waardig werk. Integendeel, je schept materieel de
voorwaarden voor een goed functionerende ar
chiefdienst. Dat is voor mij de essentie van mijn
rol als archivaris.
De archivaris en de wetenschap
Ben je als archivaris op de eerste plaats wetenschapper
of manager? Een oude discussie, die door iedere nieu
we generatie archivarissen telkens opnieuw wordt ge
voerd.
Jeurgens-, Het archiefwezen is een heel andere we
reld dan de wetenschappelijke. Ik ben nu niet meer
inhoudelijk bezig met het verleden. Ik moet nu
voor archiefonderzoekers de middelen, de instru
menten en randvoorwaarden scheppen. Als je dat
goed wilt doen, dan moet je afstand nemen van het
eigenlijke historische werk. Alleen dan neem je het
vak van archivaris serieus.
De Bruijn'. Het is niet je taak als hoofd van een
archiefdienst om zelf aan historisch onderzoek te
doen. Je moet zorgen dat je medewerkers binnen je
eigen dienst hiervoor vrij maakt. Een gemeentear
chivaris kan bovendien ook verkassen. Je kunt niet
overal even veel wetenschappelijke bagage opdoen.
Folkerts'. Het is in ieder geval belangrijk dat je
voeling houdt met het historisch bedrijf. Dat kan
bijvoorbeeld door het doen van onderzoek.
Verhoeven: Eigen onderzoekservaring is wel zeer
nuttig. Het geeft je namelijk inzicht in de proble
matiek van de onderzoeker, zodat je beter klantge
richt kunt werken. Bovendien zie je hoe collegas el
ders hun studiezalen organiseren, waardoor je weer
op ideeën komt voor je eigen dienst.
De BruijnDaar kun je ook door je eigen mede
werkers achter komen; bijvoorbeeld doordat zij el
ders onderzoek gaan doen.
Om de wensen en verlangens van bezoekers te pei
len werkt een aantal Nederlandse archiefdiensten
met een bezoekersraad. Van de geïnterviewden
blijkt alleen het gemeentearchief Zwolle sinds kort
met zo'n raad te werken.
[i94]
De Bruijn is sinds kort tevens hoofd Archiefzaken
(q.q. als archivaris). Dat betekent dat ze niet alleen
het oude archief maar ook het dynamisch archief in
haar portefeuille heeft. Als hoofd Archiefzaken voert
ze een soort preventieve inspectie uit. Komt hiermee de
inspectie-taak niet in gevaar?
De BruijnEr wordt dikwijls door collega's gesteld
dat formeel mijn twee funkties niet samen kunnen
gaan. Daarbij beroepen zij zich op de Archiefwet.
Maar ik denk dat het juist goed werkt doordat ik
nu steeds meer betrokken raak bij het voortraject
en daardoor eerder kan ingrijpen en bijsturen in
dien dit voor het toekomstig archiefbeheer ge
wenst is.
Abelmann: In Leeuwarden werkt de inspectie
ook vooral adviserend. Ook worden er tegen beta
ling archieven bewerkt. Ook voor archiefvormers
van buiten de gemeentelijke overheid. Met het
Rijksarchief is de afspraak gemaakt dat de direct
aangrenzende gemeenten het 'jachtterrein' van het
gemeentearchief Leeuwarden zijn.
Folkerts-, In Zwolle gaan we ook beginnen met
het tegen betaling bewerken van archieven.
Verhoeven: In Delft gebeurt dit ook, onlangs bij
voorbeeld met een particulier archief.
Werken op projectbasis
Projectmatig werken lijkt het nieuwe sleutelwoord
voor het effectief managen van een archiefdienst te
zijn geworden. Daar waar mogelijk worden werk
zaamheden ondergebracht in een project, waarin zo
wel vaste als tijdelijke medewerkers kunnen participe
ren.
Folkerts-, Het stadium dat voor alles formatie-uit
breiding aangevraagd werd, is voorbij. Je kunt net
zo goed op projectbasis mensen aannemen.
Abelmann: In Leeuwarden werken we veel met
projecten. Daarvoor trekken we soms tijdelijke
medewerkers aan en we proberen ook wat extra
geld binnen te halen. Zo hebben we het materieel
beheer en de automatisering in projecten onderge
bracht.
De Bruijn: Het is belangrijk om ook je eigen me
dewerkers in projecten te laten participeren. Zo
creëer je draagvlak. Maar we maken ook veel ge
bruik van stagiaires en studenten. Een tentoonstel
ling over nieuwkomers is bijvoorbeeld door een
studente van de Katholieke Universiteit Brabant
gemaakt.
Folkerts. In de toekomst wil ik bewerkingswerk
zaamheden op projectbasis aanpakken. Ik heb nu al
een redelijk aantal tijdelijke medewerkers in dienst;
de meesten zijn banenpoolers.
Abelmann: In Leeuwarden worden ook boven
tallige ambtenaren van de gemeente in het archief
ingezet.
Permanente educatie
Komt het vakinhoudelijke aspect voldoende aan de or
de of hebben de gesprekspartners het gevoel daar alle
feeling mee te verliezen?
Folkerts Het nadeel van een middelgroot gemeen
tearchief is de kleine schaal. Je hebt weinig voeling
met vakinhoudelijke ontwikkelingen. Het referen
tiekader van de medewerkers wordt vaak bepaald
door de eigen opleiding. Je moet meer moeite doen
om relevante discussies te volgen; de medewerkers
moeten het belang ervan leren inzien.
De Bruijn: De remedie is ieder jaar een stagiaire
te nemen.
Jeurgens Ik ben het daar niet mee eens. Een sta
giair moet je een volwaardige stageplaats bieden.
Het feit dat ik in het Rijksarchief in Noord-Bra
bant mijn stage heb gelopen is erg bepalend ge
weest voor mijn visie op het archiefwezen. Daar
werd bijvoorbeeld een aktieve discussie over ver
nietiging gevoerd.
De Bruijn: Ik zou juist een pleidooi willen hou
den voor het stage lopen op een kleinere dienst.
Daar kom je tenminste met alle facetten van het
vak in aanraking.
Folkerts Dat is misschien wat achterhaald. Ook
grote archiefdiensten kennen tegenwoordig stage
programma's waarbij men het hele bedrijf leert
kennen.
Jeurgens De intellectuele bagage en de mate van
professionaliteit is bij de Rijksarchiefdienst en gro-
[i95]
