Organisatie en management
van archiefdiensten
Stand van zaken en ontwikkelingslijnen
Redaktie
Inleiding
In binnen- en buitenland is er sinds een aantal jaren een groeiende aan
dacht voor de vraag: wat is de 'kernkwaliteit' van de archivaris. Tijdens de
studiedagen van de kvan, 16 en 17 november jl., kwam die vraag ook te -
kens weer naar voren. Het is duidelijk dat de vraag naar de kernkwaliteit
van de archivaris opeens weer zo actueel is door de opkomst van digitale ge
gevens. De aloude intellectuele en fysieke vraagstukken van de archivistiek
worden van nieuwe dimensies voorzien. De positie en verantwoordelijk
heid van archivaris en archiefdienst veranderen. Daarnaast worden in ster
ke mate algemene management- en marketingopvattingen (markt- en
klantgericht werken, e.d.) geïntroduceerd in archieforganisaties. In dit
nummer van het nab komen verscheidene mensen, archivarissen en met-
archivarissen, aan het woord. Hoe denken zij over archieforganisatie en -
management?
[190]
Op theoretisch gebied is er sinds het begin van de
jaren 9° een duidelijke revival van de aandacht
voor de kerntaken van de archivaris. Kenmerkten
de jaren 70 en 80 zich door een gezond pragmatis
me in het uitvoeren van allerlei taken binnen het
cultureel-educatieve veld, nu is er veeleer sprake
van een bezinning op de 'kerntaak' van de archiva
ris in het informatietijdperk. Het 12eInternationa-
le Archiefcongres van de ica te Montreal in 1992
heeft wat die kerntaak betreft de toon gezet. Het
was Charles M. Dollar van de National Archives
(vs) die in een magistrale rede de essentie van de
zaak naar voren bracht. Waar gaat het om als we het
hebben over de archivaris in het informatietijd
perk? In eerste instantie meende de archivaris het
antwoord gevonden te hebben door zoveel moge
lijk in de huid van de informatietechnologen te
kruipen. Maar daarbij werden ook teveel de uit
gangspunten van het eigen vak uit het oog verloren.
Dollar legde de nadruk op de waarde van de oude
uitgangspunten van de archivistiek in de informa
tiemaatschappij. Het gaat dan natuurlijkin de eer
ste plaats om het herkomstbeginsel en om de zo
genaamde contextuele benadering van gegevens:
archival science is the only discipline that attaches
significance to the contextual relations of records
and provides tools for an understanding of them.
Montreal 1992 gaf aan welke koers het vak moest
varen om niet volledig ondergesneeuwd te raken in
de veelheid aan 'informatiedisciplines'. To put it
differently, aldus Dollar, archivists are asking the
right questions and are developing the knowledge and
tools to deal with information technologies. In diverse
publikaties is in de afgelopen jaren die theoretische
basis verder uitgewerkt. 'Gegevens in context' en
'procesgebonden gegevens' zijn daarbij de kernbe
grippen.
In de praktijk van het Nederlandse archiefbedrijf
wordt, door de 'hefboomwerking' van de mlg-
problematiek', de 'contextuele' kerntaak ook meer
en meer het uitgangspunt voor archieforganisatie
en -management. In dit nummer van het nab
komt dat in de diverse interviews en artikelen dui
delijk naar voren. Wellicht specifiek voor de Euro
pese archiefwereld in het algemeen - en voor de
Nederlandse in het bijzonder - is evenwel het feit
dat organisatie en management ook in sterke mate
worden bepaald door de situatie van de dag. De
grote diversiteit in de organisatorische inbedding
van gemeentearchieven is daar slechts één voor
beeld van. Niet een consistente langere-termijn-vi-
sie, maar de afweging 'waar zit ik nu goed' (kan ik
goed met mijn wethouder opschieten), heeft in
vele gevallen die inbedding bepaald. Het gevolg is
dat veel archivarissen nu niet op de juiste plek zit
ten om bijvoorbeeld de MLG-problematiek goed
aan de orde te kunnen stellen en aan te pakken.
Deze situatie staat ook een eenduidige en eensge
zinde aanpak van problemen door het archiefveld
als collectiefin de weg. De interviews en artikelen
in dit nummer van het nab laten duidelijk die
pragmatische aanpak van organisatie en manage
ment zien. Kansen en mogelijkheden grijpen om
nu politiek-bestuurlijk en maatschappelijk draag
vlak te vergroten, lijkt belangrijker dan een conse
quent doorgevoerde organisatie- en takenaanpak
op langere termijn. Is het die aloude Janus-kop?
Iets om bij stil te staan. Het zou kunnen zijn dat
door de opleving van de belangstelling voor theo
retische aspecten van het vak, ook de praktijk weer
meer richting krijgt.
[191]
