Moten
De vijf basisregistraties zijn het kader voor automa
tiseringsprojecten zoals die tussen haakjes worden
genoemd. Het zal duidelijk zijn dat het minimum
pakket in belangrijke mate de automatisering bin
nen de verschillende gemeentelijke organisatieon
derdelen stuurt. Dat geldt ook voor het gemeente
archief, waar vooral rekening gehouden moet
worden met het onderhouden en aanvullen van de
basisregistraties 'personen' en Vastgoed'. Veel be
langrijker is evenwel dat het archief een rol speelt in
het kader van de basisregistratie 'ondersteuning'. In
tegenstelling tot de andere basisbestanden, die in
belangrijke mate informatie van refererende aard
verschaffen (statistische gegevensbestanden met
diverse analysemogelijkheden), is 'ondersteuning'
in eerste instantie gericht op het sturen en controle
ren van dynamische informatiestromen in de gehe
le gemeentelijke organisatie.
Maar 'ondersteuning' is ook in grote mate het ad
ministratief proces zelf. Archief en registratuur ma
ken zelf deel uit van het administratief proces en
zijn tegelijkertijd belast met het beheer en de be
heersing van dat proces. Niet alle archivarissen zijn
gelukkig met die dubbelrol, maar de al eerder ge
noemde factoren, namelijk de opkomst van de
mlg's en de aanwas van overheidsarchieven, laten
geen keuze. Archief en registratuur vormen een
steeds sterkere twee-eenheid in het procesmatig in
formatiebeheer. In 's-Hertogenbosch is het infor
matiebeleid gericht op gemeentelijke integratie.
Het is van belang dat archief en registratuur een zo
sterk mogelijke regie ontwikkelen om informatie
stromen effectief en efficiënt te organiseren.
Praktijk 2:
werken aan integraal informatie
beheer
Integratie van informatiestromen is pas mogelijk
wanneer een organisatie daartoe is ingericht. Op
het procesmatig informatiebeheer zo goed moge
lijk te regelen, zijn in 's-Hertogenbosch de gemeen
telijke afdelingen Stadsarchief en Interne Zaken
ondergebracht in dezelfde organisatorische een
heid, de Sector Bestuurszaken.
Om het hoofd te kunnen bieden aan de diverse,
reeds genoemde problemen die het moderne infor
matiebeheer met zich meebrengt, is - door de prak
tijk bepaald - de afstand tussen archief en registra
tuur zo klein mogelijk gemaakt, met voorbijgaan
aan de 'organiserende werking' van de wettelijke
overbrengingstermijn. De archivaris is namelijk
'verantwoordelijk' voor de gemeentelijke archief
bestanden jonger dan 50 jaar en ouder dan 5 jaar. In
het licht van de Archiefwet is de term' verantwoor
delijk' niet te duiden. De archieven zijn nog niet
formeel overgebracht maar vallen wel 'onder ver
antwoordelijkheid' van de archivaris. Cruciaal is
dus dat de 'verantwoordelijkheid' bij de archiefvor
mende gemeentelijke organisatie-eenheden is weg
gehaald. Niet vanwege imperialistische neigingen
van de archivaris, maar omdat mijns inziens de
grootste verantwoordelijkheid bij de meest belang
hebbende moet liggen. De termijn van 20 jaar in de
nieuwe Archiefwet is, laten we zeggen, 15 jaar te
lang. Het belang van de archivaris begint waar het
belang van de archiefvormer eindigt!
In de gemeente 's-Hertogenbosch bedroeg de ach
terstand in selectie en vernietiging van moderne ar
chiefbestanden circa 3500 meter. Sinds het voor
jaar van 1993 is een projectteam van 5 archiefme
dewerkers bezig deze achterstand weg te werken op
basis van de gemeentelijke vernietigingslijst, soms
ook met een wat meer PivoT-achtige benadering
(het boerenverstand doet bij de keuze goede
dienst).
Vanaf de andere zijde van het procesmatig informa
tiebeheer, dat wil zeggen vanaf het moment dat
binnenkomende informatie een handeling van het
ambtelijk apparaat vereist, is het de afdeling Inter
ne Zaken die de regie voert. De centrale postregis
tratie is daarvan een goed voorbeeld. Sinds het be
gin van 1993 komt de gemeentelijke post centraal
binnen bij Interne Zaken. Na inschrijving vindt de
verdeling van de stukken over de diverse organisa
torische eenheden plaats. Na behandeling en af
doening door de diverse afdelingen vindt ook weer
centrale verzending van de antwoordbrieven plaats
via Interne Zaken. De afgedane originele stukken
met bijlagen komen zo weer bij de registratuur te
recht, waar vervolgens de archivering plaatsvindt.
[180]
Zo kan met grote mate van consistentie het centra
le archief van de gemeente 's-Hertogenbosch wor
den opgebouwd.
De door de afdeling Interne Zaken gevoerde regie
ten aanzien van de grote serie ingekomen en minu
ten van uitgegane stukken resulteert in zorgvuldig
samengestelde dossiers. Zoveel mogelijk wordt tij
dens de dossiervorming rekening gehouden met se
lectie voor vernietiging. Dit betekent dat integrale
dossiers of of de afzonderlijke stukken in de dos
siers op jaar van vernietiging worden afgesteld. Dit
betekent ook dat, na afloop van het inhaalproject
dat door het Stadsarchief wordt uitgevoerd, het
dossierarchief nagenoeg geheel is gesaneerd. Van
uit de gezamenlijke verantwoordelijkheid van ar
chief en iz voor het gemeentelijke archiefbeheer,
zal het in een 'gesaneerde' situatie het meest effec
tief zijn wanneer het gemeentearchief zich concen
treert op de archiveringsproblematiek van de vele
bestanden die 'afdelingsgebonden' zijn, inclusief
het groeiende aantal geautomatiseerde gegevensbe
standen.
Sinds kort maken archief en registratuur gezamen
lijk gebruik van een softwarepakket voor de auto
matisering van de postregistratie en voor het ver
vaardigen van een 'basisregistratie dossiers'? Het
postregistratiesysteem en het dossierregistratiesys
teem worden nu nog als losse modules toegepast.
Wanneer in de gemeentelijke organisaties de proce
dures ten aanzien van dossiervorming en archive
ring verder zijn ontwikkeld, kan koppeling van bei
de modules plaatsvinden. Er is dan sprake van een
geïntegreerd systeem dat niet alleen de registratie,
voortgang en afdoening van ingekomen stukken in
beeld brengt, maar via de classificatienummers of
via trefwoorden ook directe ingang verschaft tot de
dossiers. De geautomatiseerde dossierregistratie
biedt o.a. de mogelijkheid dossierinventarissen en
vernietigingslijsten te vervaardigen, geeft inzicht in
de lokatie/plaats waar het dossier is opgeborgen en
is toegankelijk op trefwoorden.
Lokale archivistiek
We komen nu terug op onze eerder gestelde vraag:
in hoeverre beïnvloedt de praktijk, zoals die zich op
vele plaatsen ontwikkelt8, het vakgebied, de archi
vistiek. Men zou kunnen stellen dat deze vraag te
zwaar is aangezet. Want moet hierbij niet direct
worden opgemerkt dat archivistiek natuurlijk niet
bestaat uit een aantal natuurwetten, maar toch al
een sterk nationaal bepaald praktijkvak is?
Wetenschappelijk gezien concentreert de archivis
tiek zich rond het 'aloude' herkomstbeginsel. Er is
zelfs sprake van een ware 'revival' van de discussie
rond dit thema onder invloed van de mlg-proble-
matiek. Zoekend naar de specifieke bijdrage die de
archivaris kan leveren ten aanzien van beheer en be
houd van digitale gegevens, zien we steeds weer de
kracht van dat herkomstbeginsel - vertaald in ter
men van 'contextgebonden informatie' - bij het
doorzien en oplossen van problemen. Maar de rest
van het vak wordt toch grotendeels door de prak
tijk bepaald? Er is al een sterke regionale (vs, Cana
da, Europa) en nationale differentiatie. Waarom
ook niet een sterke lokale differentiatie, afhankelijk
van lokale problemen en oplossingsmogelijkheden.
Ten aanzien van de grote vraagstukken van dit
ogenblik - mlg's en selectie en vernietiging - zou de
archivaris flexibel moeten kunnen werken, zonder
dat hij voortdurend in territorium- en 'toezicht-
op-beheer'-discussies verzeild raakt als gevolg van
zoiets arbitrairs als een overbrengingstermijn van
50 of 20 jaar. In een volgende Archiefwet zou die
flexibilisering aangebracht kunnen worden. Ook
de verkorte overbrengingstermijn creëert nog een
te groot schemergebied waarin verantwoordelijk
heden en belangen elkaar niet dekken.
Enigszins aangepaste versie van
'Archivistiek en werkelijkheid.
Registratuur- en archiefsystemen
in 's-Hertogenbosch', in: K. Clara
enJ.vanBorm, red., Van ge
automatiseerd beheer van archie
ven en bibliotheken naar geauto
matiseerde informatie
(Antwerpen, 1993) 135-145.
1 Zie bijvoorbeeld Peter Horsman,
'Digitale taal', nab 98 (1994)
118-125, en A. J. M. den Teuling,
[181]
