Over twee sporen naar een doel?1
Beschouwingen bij de 'PIVOT-discussie'
Dr A.C.M. Kappelhof
'Net als een luchtverkeersleider, leidt pivot vlucht en veilige landing van te
bewaren gegevensbestandenUit: Handelend optreden, p. 30
Eind vorig jaar verschenen kort na elkaar twee publikaties over het selectie
beleid. Als deel 26 in de reeks PivoT-publikaties verscheen Handelend optre
den, kort daarna publiceerde de Rijkscommissie voor de Archieven (rca)
haar advies nr. 436 over Het toekomstige beleid met betrekking tot de selectie
van archiefbescheiden.1 Het selectiebeleid is al eerder onderwerp van discus
sie geweest.3 In dit artikel bespreekt dr A. C. M. Kappelhof eerst beide docu
menten, waarna hij het door pivot verrichte institutionele onderzoek en de
'basisselectiedocumenten' aan de orde stelt. Het lijkt de redactie van het nab
van het grootste belang dat de discussie over selectie en vernietiging zich niet
alleen afspeelt binnen de institutionele kaders van het PivoT-project en de
Rijkscommissie, maar dat ook individuele archivarissen op grond van hun
kennis en ervaring het debat verrijken. De redactie stelt graag ruimte be
schikbaar voor collega's die het voorbeeld van Kappelhof willen volgen.
[164]
1
Handelend optreden
In de brochure Handelend optreden wordt in kort
bestek uiteengezet wat de doelstelling van het pro
ject pivot is en wordt een verantwoording gegeven
van de uitgangspunten. Dit is al eerder gebeurd,
maar omdat de methode nog steeds in ontwikkeling
is, lijkt het moment rijp om de stand van zaken nog
eens kort samen te vatten. De brochure richt zich
op drie doelgroepen: archivarissen, registratoren en
gebruikers van archieven. Het resultaat beant
woordt aan zijn doel: in een kort bestek wordt op
heldere wijze aangegeven waar men naartoe wil.
Aangezien ik mag veronderstellen dat de lezers van
dit blad al redelijk op de hoogte zijn van wat pivot
nastreeft, volsta ik met een korte weergave van de
inhoud.
Aanleiding om het project te starten waren het in
1988 uitgebrachte rapport van de Algemene Reken
kamer over het archiefbeheer bij het Rijk en de
nieuwe Archiefwet die voorziet in een verkorting
van de overbrengingstermijn van 50 tot 20 jaar. Het
project zelf ging in 1991 van start en loopt tot en
met het jaar 2001. Er is een budget van 17 miljoen
gulden voor uitgetrokken, pivot heeft drie doel
einden: sanering van de enorme massa semi-stati-
sche archieven uit de periode 1940-1990, voorko
ming dat er straks weer een stuwmeer ontstaat van
slecht beheerde archieven en vergroting van de
openbaarheid. In eerste instantie richt het project
zich op de departementale archieven.
Dit was alleen te realiseren met een nieuwe selec
tiemethode. De oude werkwijze heeft het bezwaar
dat de keuze tussen bewaren en vernietigen afhan
kelijk is van de (toekomstige) onderzoekswaarde
van de documenten. Deze is moeilijk te voorspel
len. Bovendien speelt de optiek van de persoon die
selecteert een te grote rol. Subjectiviteit en hobbyis
me liggen voortdurend op de loer. De oude wijze
van werken is daarnaast tijdrovend en dus (te) duur.
Openlijk wordt gesteld dat budgetten bepalen hoe
veel archiefmateriaal bewaard kan worden. Nu
speelde deze factor eigenlijk altijd al; het nieuwe is
dat hij expliciet wordt opgevoerd als mede bepalend
voor het te voeren beleid.
De nieuwe ideeën zijn sterk geïnspireerd door
Amerikaanse en Canadese denkbeelden. De pivot-
methode is gebaseerd op de aanname dat archief
stukken altijd een doel (gehad) hebben maar dat dit
doorgaans niet de geschiedschrijving is. Van veel
documenten was het zelfs niet de bedoeling dat zij
ooit door derden zouden worden ingezien. De in
formatie die zij bevatten is nooit neutraal; zij had
altijd een doel. De oudste documenten dienden
vaak al om zakelijke rechten vast te leggen of om het
goederenbeheer te controleren. 'Records are never
'true'. They always have a purpose, even if this pur
pose is not made explicit.', aldus de directeur van de
Duitse archiefschool in Marburg, Angelika Menne-
Haritz.4
Niet de neerslag, maar het handelen zelf van de
overheid hoort dan ook het vertrekpunt te zijn. Dit
handelen wordt vanuit drie optieken benaderd.
Onderscheid wordt gemaakt tussen een juridische,
een beleidstheoretische en een archivistische bena
dering. Bij de juridische kijk staat de vraag centraal
wie bevoegd is en op grond waarvan, bij het beleid
gaat het om de fase van de cyclus, terwijl de archi
vistische invalshoek let op de neerslag van het han
delen. Wat de overheid doet, vindt zijn neerslag in
gegevensbestanden. Deze worden echter steeds be
paald door een context die uit drie componenten
bestaat:
1 de functies die de overheid uitoefent;
2 de wijze waarop de overheid georganiseerd is en
3 de gegevens die verzameld worden wanneer be
stuurders en ambtenaren aan het werk zijn. De
neerslag van dit handelen kan de vorm aannemen
van een archiefstuk, maar ook van een boek of een
grijs rapport.
Opgemerkt wordt nog dat de functies die de over
heid uitoefent een betrekkelijk stabiel patroon vor
men; de structuur van de organisatie daarentegen
verandert voortdurend. Let wel, deze constaterin
gen slaan op de periode 1940-1990, want wanneer
we verder teruggaan in de tijd veranderen de func
ties van de overheid wel sterk. Wat zowel voor als na
1940 vaak veranderde, is de verdeling van functies
tussen de verschillende bestuurslagen (rijk-provin
cie-gemeente en waterschap)
Overheidshandelen en context moeten per beleids
terrein in kaart worden gebracht door middel van
[165]
