Oude wijn in nieuwe zakken
Machineleesbare gegevens
en archiefterminologie
A.J.M. den Teuling
kvan studiedagen november 199 3
De titel die ik mijn inleiding heb gegeven, duidt de strekking van mijn be
toog al aan. Naar mijn mening leidt het ontvangen en opmaken van mlg's
niet tot fundamentele veranderingen in de archieftheorie en dus ook niet in
de terminologie.
De opkomst van een nieuw type drager en een nieuw type informatieco
dering op of in de drager is namelijk in het geheel niet nieuw. Zo is de kleita
blet vervangen door de papyrus, deze is weer vervangen door het perkament,
en deze weer door papier.
Niet alle dragers vereisten ook het gebruik van inkt: zowel in klei als in de
Romeinse wastafeltjes werden tekens ingegrift, die zich ook weer lieten uit
wissen, net als met de wis- of corrigeertoets van de tekstverwerker.
Het oudste archiefstuk in Nederland, dat hier ook als zodanig is ontstaan,
is toevallig een restant van een wastafeltje, waarop de inhoud door de was op
het onderliggende plankje is gekrast. Het betreft een koopcontract in het La
tijn voor een koe, dat dateert uit de Romeinse tijd en zich bevindt in het Fries
Museum te Leeuwarden.
Het nieuwe in de ontwikkeling van de mlg's in rela
tie tot deze types documenten is dat zij niet meer
zonder technische hulpmiddelen leesbaar zijn. Een
ander punt is dat de mlg's naar willekeur te verme
nigvuldigen of te kopiëren zijn en dat zij tegelijk op
verschillende plaatsen kunnen worden geraadpleegd
en veranderd; zelfs kan men verschillende bestanden
met elkaar combineren en zo nieuwe collecties mlg's
genereren. Ook dit is echter niet nieuw. Iedere amb
tenaar die een beleidsnota of advies maakt, doet al
eeuwen niets anders, al gaat het tegenwoordig na
tuurlijk wel een stuk sneller. De gegevens van de
ambtenaar komen uit bestaande archiefstukken of
uit andere, meestal gedrukte, gegevensverzamelin
gen, die niet noodzakelijk tot het archief behoren.
Ook het muteren van bestaande gegevensbestanden
is niets nieuws. Iedere tekeningenbeheerder doet
dat: er is een calque op doorzichtig materiaal, daar
van maakt hij op een ander doorzichtig materiaal
een dochtercalque en daarop gaat hij naar hartelust
veranderen, verbeteren en aanvullen, net zoals hij
met een computer in een bestand tekstuele gegevens
doet. Inderdaad bestaat ook hier de mogelijkheid dit
veel sneller met een computergestuurde tekenma
chine of plotter te doen. Maar muteerbare en mani
puleerbare gegevensverzamelingen, al dan niet tot
het archief behorend, zijn niets nieuws.
Bij de tekeningenarchieven doet zich vaak de vraag
voor of een bestand inderdaad wel tot het archief be-
[126]
hoort; wij hanteren bij selectie de vuistregel dat een
geauthentiseerde vorm van een tekening, die ge
diend heeft bij de besluitvorming, als archiefexem
plaar moet worden aangemerkt, en alle andere stadia
als vernietigbaar concept, als zij al als archiefstuk
moeten worden beschouwd. Lang niet alle stadia van
een tekening worden echter in de vorm van bijlagen
bij de besluitvorming bewaard. Men zal dus ook col
lecties doorschijnende tekeningen op hun admi
nistratieve waarde moeten beoordelen. Het archief
bestaat immers niet alleen uit de neerslag van besluit
vorming, maar ook uit de neerslag van andere vor
men van handelingen, zoals het verrichten van on
derhoud en reparaties. Ook bij elektronische archie
ven zal het voorkomen dat een deel wel en een deel
niet in een geauthenticeerde vorm aanwezig is.
Wat een hoeveelheid gegevens (geschreven, gete
kend of gedrukt, conform de Handleidingtot een
archiefstuk maakt, is niet de inhoud, maar de func
tie, meer in het bijzonder de administratieve functie.
Met de vraag naar de administratieve functie ge
wapend, moeten wij vervolgens de mlg's te lijf om
de behoefte aan terminologie te peilen.
De CD-ROM-uitgave van de jurisprudentie be
stuursrecht vervangt de gedrukte losbladige uitgave;
de ambtenaar gebruikt deze op dezelfde manier als
vroeger de gedrukte uitgave; hetzelfde is het geval
met de technicus, die de KNMi-gegevens omtrent
neerslag gebruikt om de benodigde capaciteit voor
een waterafvoer te berekenen. Alleen het eindresul
taat is een archiefstuk: de gegevens zijn niets anders
dan basismateriaal, en de berekeningen gingen vroe
ger ook na een week in de prullenmand.
Ingewikkelder is het volgende voorbeeld. De pro
vinciale waterstaat verzamelt sinds jaar en dag uit
hoofde van zijn functie de waterhoogten in de kleine
rivieren. De Rijkswaterstaat doet dat voor de grote
en on-line zitten zij in hetzelfde netwerk. Vroeger
wisselde men deze gegevens geschreven of gedrukt
uit. Nu zijn er afspraken omtrent eigendom van net
werk en gegevens. Zij bevinden zich echter in één
systeem. Dat het hier om archief gaat lijkt mij moei
lijk te bestrijden, alleen: wie de zorgdrager in de zin
van de Archiefwet is, zal pas blijken als er ooit ver
schil van mening zal ontstaan. Tot zolang kunnen
wij aannemen dat iedere netwerkdeelnemer zijn ei
gen ambtshalve opgemaakte gegevens als een aparte
selectie uit het bestand kan lichten. Vanuit het ge
zichtspunt van de netwerkdeelnemer zijn de gege
vens van andere deelnemers ingekomen stukken, al
dan niet voor vernietiging in aanmerking komend.
Alweer niets nieuws onder de zon dus!
Uit een andere onverwachte hoek krijgt mijn stel
ling steun. In een rechtszaak tegen een automatise
ringsdeskundige die betalingsopdrachten - archief
stukken dus - vervalste, oordeelde de Hoge Raad dat
'niet de drager van de informatie, al dan niet duur
zaam, de gegevens tot een geschrift in de zin van de
strafwetgeving maakt, maar de functie die de gege
vensverzameling in het maatschappelijk verkeer
heeft'. De automatiseringsdeskundige had via het
beeldscherm betalingsopdrachten aan zichzelf en
zijn familie vervalst, wat aldus tot een veroordeling
wegens valsheid in geschrifte leidde. De benadeelde
was een overheidsorgaan, maar de Hoge Raad heeft
de definitie van de Archiefwet voor archiefbeschei
den, 'ongeacht hun vorm', niet gebruikt. Het gaat
ook niet om de vorm, maar, zoals gezegd, om de
functie. Dat gold voor natte klei, voor was, voor te
keningen en dus ook voor elektro-magnetische deel
tjes; het analyseren ervan is een archivaristaak die
qua methodiek niet verschilt van het analyseren van
middeleeuwse oorkonden.1
Een nieuw begrippenapparaat is daarvoor niet alleen
niet nodig, maar zelfs uitgesloten. Wel is het moge
lijk dat bepaalde begrippen een vertaling moeten on
dergaan om op een ander medium te kunnen wor
den toegepast. Zo kan men met het begrip schrij fstof
niets beginnen bij een klei- of wastablet, magneet
band of een CD. Maar de vertaling van het woord
concept in calque heeft nooit tot problemen geleid,
hoewel de begrippen elkaar niet helemaal dekken, en
dat is bij de mlg's dus ook niet te verwachten.
Een probleem is wel de authentisering: de wastafel
kon niet als authentiek contract worden gebruikt,
daarvoor moest de tekst in het duurzamere, letterlijk
onderliggende hout worden gegrift. Klei kon wor
den gebakken, of de tekst werd op een steen overge
nomen ter authentisering, maar met de mlg's zijn
daar andere middelen voor nodig. Dat is echter geen
probleem van terminologie, maar van (proces- of
procedure-) techniek.
[127]
