Termen voor intellectueel beheer
Voor het gebruik door derden van beheerde archief
bestanden is het noodzakelijk dat de potentiële
klant, de onderzoeker, weet wat er in het archiefhuis
is. Daarom maken archivarissen toegangen, zoals
gidsen, overzichten, inventarissen en indices. In die
toegangen worden archieven als geheel, per bestand
deel, per groep bestanddelen of soms zelfs op het ni
veau van gegevenselementen beschreven. Deze
werkzaamheden zijn zo belangrijk, dat ze lange tijd
vereenzelvigd zijn met het vak archivistiek.14
Bij het beschrijven maakt de archivaris gebruik
van een min of meer specifiek begrippenapparaat,
grotendeels vastgelegd in het Lexicon van Nederland
se Archieftermen. Het is vooral voor de klant, de on
derzoeker dus, uitermate plezierig als dat begrippen
apparaat enigszins gestandaardiseerd is en bovendien
zoveel mogelijk aansluit bij zijn eigen taalgebruik.
We onderscheiden15 in het begrippenapparaat ter
men m.b.t. documentvormen (in feite het terrein van
de diplomatiek) en termen m.b.t. structuurvormen
(het eigenlijke terrein van de archivistiekGewoon
lijk worden documentvormen in verband gebracht
met beschrijven en structuurvormen met ordenen.
Zo komen we vanzelf weer van de terminologie op de
archivistiek terecht.
Documentvormen In de archivistiek onder
scheiden we van een document de fysieke vorm, de
redactionele vorm en het ontwikkelingsstadium.
De fysieke vorm van een elektronisch document
is archivistisch het minst interessant. Een mlg zal
doorgaans gedurende zijn levensloop regelmatig van
fysieke vorm veranderen. Ook de fysieke opslagstruc
tuur is voor de gebruiker van geen belang transparant
noemt de automatiseerder dat)De verschillende mo
gelijk voorkomende vormen van dragers en gebruikte
opslagstructuren zijn alleen relevant voor het fysiek
beheer - en eventueel voor het beschikbaarstellen
wanneer de dienst de klant kopieën van bestanden
meegeeft. In dat geval zal de ene klant een disket
te prefereren en de ander wellicht een tape. De een
wil een simpel ASCll-bestand, de ander een formaat
van een specifieke tekstverwerker of databasesysteem.
Wie weet publiceert de archiefdienst bepaalde bestan
den wel op cd-rom, ofstelt ze ot2-/zKfbeschikbaar.
Nog steeds: weinig specifiek archivistisch, wat dus
- ik herhaal het - niet wil zeggen dat de archivaris die
termen niet moet kennen en kunnen hanteren.
Al meer in de lijn van de archivistiek (documentana
lyse) ligt de problematiek van het ontwikkelingssta
dium. In de wereld van de elektronische documen
ten zijn de verschillende stadia niet altijd duidelijk te
herkennen. In een geautomatiseerd kantoor bewaart
elke medewerker mogelijk de elektronische kopieën
van uitgaande documenten - ofzouden het minuten,
of concepten zijn? Hoe kunnen we zien of een docu
ment ooit verzonden is?
Goed beschouwd drukt het ontwikkelingsstadi
um iets uit van de dynamiek van het proces dat het
document voortbrengt. Misschien zal de terminolo
gie hier op zich zelf niet spectaculair veranderen,
maar een andere, aangepaste invulling moeten krij
gen. Archivistisch zullen methoden zeker meer aan
dacht aan de beschrijving van processen moeten
schenken, waarbij aanslui ting met het taakgebied in
spectie uiteraard voor de hand ligt. De benodigde
termen om processen te beschrijven kunnen ont
leend worden aan de administratieve praktijk, en
wellicht aan de bestuurskunde. Wel beschouwd zul
len die nieuwe termen dus evenmin origineel archi
vistisch zijn als de huidige termen om ontwikke
lingsstadia uit te drukken.
Min of meer hetzelfde zou wel eens kunnen gelden
voor redactionele vormen, waaruit het leeuwedeel
van het Lexicon bestaat. Voor menig beginnend ar
chivaris is de archiefterminologie bijna synoniem
met deze groep termen. Het zij herhaald, het is m.i.
een diplomatisch probleem, maar archivarissen ge
bruiken de termen nu eenmaal veelvuldig en funde
ren er, in de diplomatisch georiënteerde 'school' van
Van der Gouw, archiefstructuren op (series). Boven
dien is het de vraag of diplomatici geïnteresseerd zul
len zijn in mlg's, zodat hier een taak ligt voor de ar
chivaris.
Dat een groot aantal van de huidige termen niet
voor mlg s gebruikt kan worden, zal niemand verba
zen, noch verontrusten. Ik kan me nog wel een soort
digitale chirograaf voorstellen, maar een machine
leesbaar charter kan niet. Zuiver volgens de letter van
het Lexicon kan 'protocol' ook niet, omdat dit een
'deel' is; om gelijksoortige redenen zijn brievenboek
[122]
en cartularium niet relevant. Geen archivaris zal
daarvan wakker liggen - het cartularium wordt al
eeuwen niet meer vervaardigd; ook charters zijn
zeldzaam geworden in de moderne administratieve
praktijk en brievenboeken vervangen door Docu
mentaire Informatie Systemen (dis). Definities laten
zich met enige goed wil aanpassen
Een aantal termen, dat mogelijk wel bruikbaar is,
behoeft aangepaste definities. Misschien moeten we
de generale term geschrift, die in tal van definities ge
bruikt is, ondanks de toegekende juridische status
toch maar vervangen door een neutrale term; docu
ment16 gooit daarbij hoge ogen.
Er zullen zeker nieuwe termen bij komen, vooral
in de sfeer van databases en op het gebied van 'toe-
ganggevende' documenten. Termen als Datadictio-
nary, Directory zouden in de nabije toekomst wel
eens wezenlijke onderdelen van de archiefterminolo
gie kunnen zijn. (Misschien zijn Ketelaars studenten
beter op de hoogte met deze termen, dan met oudere
administratieve begrippen.17)
Structuurvormen Het meest op het terrein
van de archivistiek liggen de termen die te maken
hebben met ordening en structuur van archieven.
Daarin ligt de kern van het vak. De vragen op dit ge
bied graven dan ook door de terminologische opper
vlakte tot aan de structurele wortels van de archivis
tiek. Bestaan er nog series in de mlg wereld, en zo
ja, hoe zien die eruit. Veel van de structuurbegrippen
refereren aan fysieke ordeningen die gebaseerd zijn
op logische kenmerken (voorbeelden: reeks, serie).
Maar mlg's laten zich niet zomaar fysiek ordenen.
Een 'serie' concepten of kopieën van brieven op een
diskette is niet fysiek geordend; hetzelfde geldt voor
de documenten in een elektronisch dossier. De fysie
ke ordening wordt bepaald door de systeempro-
grammatuur en onttrekt zich aan onze waarneming.
Begrippen als serie, rubrieken dossier zullen, als ze
al gebruikt kunnen blijven worden, een andere, logi
sche inhoud moeten krijgen, los van elke vorm van
fysieke ordening.
Daarnaast komen er zeker nieuwe vormen, zoals de
eerder genoemde database, geografische informatiesys
temen en mogelijk compound documents.
Structuren zullen eveneens dynamischer worden;
zelfs de structuur van een enkel machineleesbaar do
cument kan dat zijn: registraties, afbeeldingen en
zelfs geluid kunnen deel uit maken van meer dan één
document. Opnieuw is het de programmatuur (het
proces) die de structuur bepaalt.
Veel sterker dan in het papieren archief zal op samen
gesteld niveau beschreven moeten worden, dus in
equivalenten van series. Dat zouden straks systemen
of subsystemen kunnen zijn. Als voorbeeld: onze ter
minologie definieert de serie op formele kenmerken
van de samenstellende documenten. De ICA Com
mission on Descriptive Standards omschrijft de Se
ries al veel ruimer, onder andere als het geheel van
documenten voortvloeiend uit een bepaalde (be-
drijfs)functie.lS Helemaal onbekend is deze benade
ring niet in de Nederlandse archivistiek: ordenings
methoden naar functie of organisatie komen in feite
op hetzelfde neer, alleen zijn wij niet gewend de op
basis daarvan gevormde inventarisrubrieken als series
aan te duiden.
Het zal duidelijk zijn dat, sterker nog dan in het pa
pieren archief, het losse document als eenheid van
beschrijving minder relevant is; mogelijk geldt dat
zelfs het dossier als samengestelde eenheid. Veel van
de traditionele structuurvormen worden overgeno
men door de programmatuur en zijn daardoor dy
namisch, en tijdens de eerste levensfase wisselend te
definiëren door de oorspronkelijke gebruiker. Archi
varissen kennen het bestaan van verschillende, ach
tereenvolgende oude ordes, maar ze krijgen straks te
maken met verschillende, gelijktijdig voorkomende
ordes. Ordes, die bovendien niet fysiek, maar logisch
of zelfs virtueel zijn geweest. Het toegankelijk maken
van zulke archieven vergt niet alleen een aanpassing
en uitbreiding van de terminologie, maar vooral en
eerst van de archieftheorie. Nieuwe methodes zullen
nieuwe termen genereren. De taal volgt de idee.
Conclusies
mlg's veranderen de archiefterminologie niet funda
menteel. Maar als nieuw fenomeen brengen ze ons
een nieuw begrippen-apparaat, waar we niet om ge
vraagd hebben, vooral op het gebied van logistiek en
conservering, de technische kanten van ons vak,
maar daarom niet minder belangrijk! Het is een ter-
12.3 1
