ruim, dat ook een niet-archiefspecifieke gegevens
verzamelingeen mlg kan zijn (maar geen object van
de archivistiek is) en dat een mlg als gegevensverza
meling een deel van een andere gegevensverzameling
- en dus van een archief - kan zijn.
Keren we nu terug tot de terminologie. Na de korte
uiteenzetting over archiefwetenschap, breid ik als lo
gisch gevolg daarvan het terminologisch domein in
vergelijking met het Lexicon uit. Ik beperk me niet
alleen tot de taal voor het ordenen en beschrijven,
maar ook van beheer; of anders gezegd: naast intel
lectueel beheer, betrek ik ook administratief en fy
siek beheer in het interessegebied. Daarmee sluit ik
aan bij het conceptueel model dat de projectgroep
mlg fase 2A hanteerde.8
Termen voor administratief en
fysiek beheer
Onder administratief en fysiek beheer versta ik de lo
gistiek (bewaren en transporteren), conservering, in
spectie, selectie en acquisitie, alsmede de besturing
van deze activiteiten. Per deelgebied ga ik na of be
staande termen (zo die er al zijn) gewijzigd moeten
worden, of dat er sprake moet zijn van de ontwikke
lingvan nieuwe termen.
Inspectie, acquisitie en selectie Re
cente rapporten over de gevolgen van de informati
sering van de administratie wijzen direct of indirect
op de noodzaak van veranderende methoden van
inspectie.9 Om bij overbrenging niet geconfronteerd
te worden met onbruikbare gegevensbestanden, moe
ten inspecteurs zich 'pro-actief' opstellen.10 De ar
chivaris zou zich al moeten bemoeien met de ont
wikkelingvan de informatiesystemen nog voordat ze
de in de toekomst over te brengen gegevens produce
ren ofvastleggen.
Op dit moment overzie ik niet of daarvoor een
speciale archivisdsche terminologie nodig is. In elk
geval moeten archivarissen over mlg 's kunnen com
municeren met de administratie, organisatie-, be-
stuurs- en informatiekundigen en met systeemont
wikkelaars; een vorm van intersubjectiviteit. Dus is
er taal nodig; het ligt voor de hand dat de archivaris
eenpolyglotis, dat geldt niet alleen voor de pivot on
derzoekers, maar voor de hele beroepsgroep. Voor
een deel zal die intersubjectieve taal niet eens meer
bestaan uit woorden, maar uit schema's en modellen.
De inspecterende en selecterende archivaris zal zich
terdege methoden, technieken, begrippenapparaat
en communicatiecultuur van de informaticus en zijn
trawanten eigen moeten maken; een zendeling die
niet de taal van de heiden spreekt, preekt voor eigen
parochie en loopt de kans het lot van Bonifacius te
ondergaan.
Echt archivistisch is dit allemaal niet, maar bin
nenkort zal veel van dit alles onderdeel van de archi
vistiek moeten worden. De archivistiek is meer dan
alleen termen.
Meer op het archivisdsch-terrninologische terrein
ligt de nadere definiëring van het begrip archiefbe
scheiden. De voorzitter sprak in haar openingsrede
van de studiedagen weliswaar geruststellende woor
den over het object van ons vak, maar we moeten wel
zorgvuldig vaststellen wat in de nieuwe administra
tieve wereld dat object precies is en uit welke samen
stellende delen het bestaat. Is het onderscheid tussen
archief en de overige gegevensbestanden nog wel zin
vol, en als dat al zo is, hoe geef je dat onderscheid in
houd in de elektronische wereld. Het PivoT-con-
cept spreekt steeds over gegevensverzamelingen - en
dan niet in wiskundige zin - omdat men de hele in
formatiehuishouding11 van een organisatie in het on
derzoek betrekt. Als archivaris vraag ik me af, of het
begrip gegevensverzameling in dit verband niet wat
ongenuanceerd is, als informaticus kan ik er onvol
doende mee uit de voeten. Als de archivaris aan de
automatiseerder duidelijk wil maken dat een deel
van de door het informatiesysteem verwerkte gege
vens voor permanente12 bewaring in aanmerking
komt, moet je de kenmerken van die specifieke deel
verzamelingen ondubbelzinnig kunnen verwoor
den. Automatiseerders denken discreet, in nullen en
enen, in ja en nee. Interpreteren doen ze niet graag -
en zodra ze dat doen, gaat het dikwijls mis.
Logistiek Vanuit logistiek oogpunt is de archi
varis niet geïnteresseerd in de inhoud van de bestand
delen. Het gaat hem dan alleen om fysieke objecten -
dozen, mappen, portefeuilles - die terugvindbaar (in
geordende staat) bewaard moeten worden. Er zit dan
ook weinig archivistisch aan, en bijgevolg ook niet
[120]
aan de gebruikelijke termen zoals stelling, kast,
plank. Het is niet voor niets een onderdeel van het
vak, dat de archivaris enigszins heeft laten liggen. Pas
met de opkomst van de geautomatiseerde archiefbe
heersystemen begint het een aandachtspunt te wor
den, omdat een computer weinig kan met fuzzy aan
duidingen als: 'archiefstuk 235A-bis ligt in het oude
houten kastje achter in het depot links van de char-
terkast'.
Logistieke termen voor het beheer van mlg 's zul
len vooral liggen op het gebied van apparatuur, be-
heersprogrammatuur en media. Ook die termen zijn
niet specifiek archivistisch. Terminologie-ontwikke
ling lijkt mij dan ook niet nodig, wel het compileren
van lijsten met gebruikelijke termen. Want we moe
ten wel met elkaar en leveranciers van systemen over
logistieke problemen kunnen praten.
Conservering Het in goede staat bewaren van
mlg's vereist specifieke deskundigheid. Zelfs (of
misschien wel vooral) als het fysieke beheer wordt
uitbesteed, moet de archivaris de taal van de op
drachtnemer kunnen spreken en verstaan.
Conservering van mlg's zal vaak betekenen ko
piëren op een andere drager (dus moet je de gangbare
dragers, hun namen en vanzelfsprekend hun eigen
schappen kennen), of conversie naar een ander be
sturingssysteem (dus moet je de terminologie van
systeemsoftware kennen), of zelfs conversie naar een
ander database systeem (dus moet je weet hebben
van dergelijke systemen: een database-index bijvoor
beeld heeft weinig van doen met een klapper). Maar
weer: specifiek archivistisch lijkt het mij niet. Wat
niet wegneemt dat een lijst van gehanteerde termen
op zijn minst handig kan zijn. We zullen overspoeld
worden met woorden uit andere vakgebieden.
Bij wijze van voorbeeld sta ik even stil bij de systeem-
documentatiede functionele en technische beschrij
ving van een informatiesysteem, die straks een on
misbare schakel tussen administratie en archivaris
lijkt te worden. De daarin gebruikte terminologie is
niet altijd consistent en verandert in de tijd. Archiva
rissen kennen gelukkig dit soort problemen als geen
ander. Dat is nu juist een vakgebied waarin ze sterk
zijn: oude administratieve praktijk. Functioneel is
systeemdocumentatie te vergelijken met de negen-
tiende-eeuwse hoofdenlijsten en aapjes. Kortom, de
methode hebben we in huis, nu nog de wil om hem
toe te passen op nieuwe archieven, en niet te verge
ten: de noodzakelijke technische kennis van zaken.
Beschikbaarstellen Opgevat als logistiek
proces houdt het beschikbaarstellen in dat de ar
chiefdienst de faciliteiten (infrastructuur) heeft om
de in mlg's opgeslagen gegevens beschikbaar te kun
nen stellen aan onderzoekers; te transporteren van
depot naar studiezaal, of van het computersysteem
van de archiefdienst naar dat van de gebruiker. De
klant moet duidelijk weten wat zij/hij krijgt, in wel
ke vorm, waar, enz. Maar opnieuw: weinig specifiek
archivistisch.
De beheerstermen samengevat Vanuit
archivistisch oogpunt is er weinig interessants op dit
gebied te beleven. Misschien is het daarom, ook in de
papieren wereld, wel zo'n achtergebleven gebied ge
weest. Theorievorming op dit terrein is zo langza
merhand wenselijk. De scheiding tussen archiefstuk
als fysiek object en als samenhangend geheel van ge
gevens, zal theoretisch beter onderbouwd moeten
worden. We zullen expliciet onderscheid moeten ma
ken tussen het fysieke bestanddeel, de drager of ver
zameling dragers, de tastbare eenheid waar we een
nummer op plakken, en het logische bestanddeel,
een identificeerbaar geheel van gegevenselementen
die gezamenlijk op zeker moment als resultaat van
een proces vanwege hun vooronderstelde informatie-
of juridische waarde zijn vastgelegd. Het begrip lo
gisch bestanddeel heeft nauwe verwantschap met het
begrip document, maar er is nog enige theorievor
ming nodig om betekenis en onderling verband een
duidig vast te stellen en te formuleren. Overigens is
dit stukje theorie ook al voor de papieren wereld no
dig als we bijvoorbeeld denken aan het verschijnsel
van de blanco nummers in inventarissen, die bijna al
tijd duiden op verschillende logische bestanddelen
die verenigd zijn op één fysieke drager.13
Wat de MLG.-terminologie betreft kunnen we naar
het zich laat aanzien in veel gevallen uitstekend leen
tjebuur spelen bij de informatica. Maar ik herhaal
het, we worden overspoeld door specifieke vakter
men, die niet uit de archivistiek komen, maar die we
wel nodig hebben. Terminologisch zullen we verder
uit het isolement moeten komen.
[121]
