Digitale taal
Archiefterminologie in het informatietijdperk
Peter Horsman
kvan studiedagen november 1993
De mening dat bij ieder woord een definitie behoort,
die het 'wezen' onthult van datgene wat met het woord aangeduid wordt,
komt al voor bij Aristoteles.
De opvatting is verouderd en onvruchtbaar:
een woord heeft de betekenis die wij er aan hechten,
binnen een bepaald taalgebruik
(algemeen taalgebruik, wetenschappelijk taalgebruik enz.),
en dat is alles.
Willem Frederik Hermans,
'Wittgenstein's levensvorm', Het Sadistisch Universum
(Amsterdam 1964) 156.
Het verschijnsel 'machineleesbare gegevens' (mlg's) plaatst de archivaris
voor een groot aantal praktische, organisatorische problemen. Dat is duide
lijk. Maar beïnvloedt de digitalisering van informatie ook op fundamentele
wijze het archivistische begrippenapparaat? Tijdens de KVAN-Studiedagen
in Den Haag in november 1993, bogen Peter Horsman, hoofd informatie
voorziening van de Rijksarchiefdienst, en Arnold den Teuling, provinciaal
inspecteur der archieven in Groningen, Friesland en Drenthe, zich over deze
vraag. In de twee volgende bijdragen in dit nummer van het nab kunnen we
nog eens kennisnemen van hun opvattingen.
Inleiding
Zal de archiefterminologie fundamenteel verande
ren door mlg's? Dat was het thema van één van de
rondetafel-discussies op de KVAN-studiedagen van
november 1993. Zoals niet ongebruikelijk verschil
den beide inleiders, drs A.J.M. den Teuling en
schrijver dezes, niet alleen min of meer van mening,
maar kwamen de centrale vragen achteraf onvol
doende uit de verf. Het eerste was de bedoeling, het
laatste niet; die vragen betreffen de stabiliteit van de
archivistiek en verdienen het derhalve besproken te
worden.1
Terminologie, dat is de taal waarvan vakgenoten zich
bedienen wanneer zij beroepshalve spreken. Archi
vistische terminologie is dus een vervoermiddel om
gedachten, ideeën en concepten over de archivistiek
uit te drukken. De archivistiek zelf dreigt te verande
ren, in elk geval staan de centrale noties opnieuw ter
[118]
discussie, nationaal en vooral internationaal.2 De ar
chivistiek verandert door verschillende, onderling
verbonden oorzaken, waarvan de selectieproblema
tiek en de informatisering van de administratie de
belangrijkste zijn. De veranderingen raken het hele
vak: grondslagen, methoden en bijgevolg de termi
nologie.
Ik beperk me hier in hoofdzaak tot de terminolo
gie, de samenhang met de overige elementen is on
derhuids aanwezig: immers nieuwe concepten vra
gen om nieuwe namen, nieuwe methoden moeten
verklaarden beschreven worden.
Terminologie is dus de kern van een vaktaal, het be
grippenapparaat waarmee een beroepsgroep (of we
tenschap) communiceert met zichzelf en met de om
geving. Zo'n eigen beroepstaal is een symbool van
professionaliteit, ze verschaft de groep een eigen
identiteit en geeft haar een veilig gevoel. Klantge
richt is die vaktaal zelden. Dat geldt niet alleen voor
archivarissen, maar ook voor politieagenten, spoor
wegmensen, aannemers of bestuurskundigen.3 Een
vaktaal kan ook niet altijd klantgericht zijn en de
sprekers moeten dan ook wel eens een beroep doen
op het aanpassingsvermogen van de luisteraar. Een
archivaris kan het nu eenmaal niet helpen dat de ad
ministratie van wie hij3 het archief overgenomen
heeft, een eigen taalgebruik kende met een dikwijls
onvertaalbare betekenis van woorden. Een vidimus 'is
een vidimus, en wie die term niet kent, moet hem
maar opzoeken.
Vaktalen nemen stukken over van verwante gebie
den, of het nu beroepstalen of wetenschapstalen zijn.
Het jargon van de archivaris bestaat voor een groot
deel uit (verouderde) administratieve begrippen; niet
verwonderlijk, want een archivaris is nu eenmaal
specialist in oude administraties. Hij volgt op enige
afstand de ontwikkelingen in de administratie. Bij
het ordenen en beschrijven is die afstand wat groter
dan bij inspectie. Veranderingen in de administratie,
zoals door toepassing van informatietechnologie,
beïnvloeden dan ook op den duur de archieftermi
nologie.
Voor een deel is de archivistische vaktaal gecodifi
ceerd in het Lexicon van Nederlandse Archieftermen.
De kern van het Lexicon bestaat uit termen ten dien
ste van het beschrijven, de koningin van het archivis
tische slagveld. De meeste van die termen zijn af
komstig uit de administratie en de diplomatiek.
Zo langzamerhand zou de vraag kunnen rijzen wat
eigenlijk de archiefwetenschap en archivistiek zijn.
Ook die vraag zal ik niet uitvoerig behandelen. Bij
Ketelaar5 en anderen staat het archief als geheel cen
traal; het enkele archiefstuk, het document is pri
mair voorwerp van de diplomatiek. De functionele
archiefwetenschap, waar ook Thomassen6 mee in de
weer is, bestudeert het archief in alle levensfasen en
zoekt naar concepten en methodologieën in vor
ming, selectie, beheer, beschrijven en gebruik. Ar
chiefterminologie, het begrippenapparaat van deze
wetenschap omvat dus in beginsel alle beheersactivi-
teiten in alle levensfasen. Dat is dus meer dan het
Lexicon thans biedt!
Alvorens in te gaan op de oorspronkelijke vraag
stelling: wat is de invloed van mlg's op de archiefter
minologie, moet ik eerst nog proberen het begrip
mlg te omschrijven. Vooropgesteld, het is een vrese
lijk woord: machineleesbare gegevensbestanden, een
weinig precieze vertaling van machine readable archi
ves. De Koninklijkeen de sod zouden eens een prijs
vraag moeten uitschrijven voor een betere term,
voordat mlg in een nieuwe druk van het Lexicon is
gecodificeerd. De engelse term is ondertussen al ver
vangen door electronic records, nauwelijks kandidaat
voor zo'n prijs, omdat de recordsze\(niet elektronisch
zijn. Dus komen 'elektronisch archief' en 'elektroni
sche archiefbescheiden' als alternatief niet in aan
merking, dan is machineleesbaar nog beter, omdat
die naam uitdrukt dat er minimaal apparatuur nodig
is.
Zonder te pretenderen een definitie te maken,
geef ik binnen het kader van dit artikel een werkom-
schrijving van het begrip mlg. Als we als uitgangs
punt nemen dat een archief in wezen een verzame
ling van archiefspecifieke gegevensverzamelingen
is,7 dan is een mlg een gegevensverzameling die met
behulp van apparatuur en programmatuur gecreëerd
is en leesbaar gemaakt moet worden. Onder appara
tuur versta ik een computersysteem. Voorlopig vol
staat deze omschrijving. Het moge duidelijk zijn dat
volgens deze opvatting een microvorm geen mlg is
en een beeldplaat of cd-rom (niet elektronisch
maar optisch!) wel. De gekozen omschrijving is zo
[119
