Verenigingsnieuws
Jaarrede van de voorzitter:
Kiezen voor de toekomst
Recueilde délais de conservation des
documents communs des ministères et
organismes gouvernementaux
(Quebec, 1988).
B.R. Ricks en K.F. Gow, Gestion of
resources of information (Cincinna
ti,z.d.).
Moten
Dit artikel is een enigszins bewerkte
versie van het verslag dat mw Lau-
reys publiceerde in het tweemaan
delijks magazine van de vvb a d
Bibliotheek- en Archiefgids 69
(1993) 79-87. De redactie van het
nab dankt de auteur en de redactie
van Bibliotheek- en Archiefgids
voor de bereidwilligheid de tekst
voor overname ter beschikking te
stellen.
Een bewaar- en vernietigingslijst is
een systematische opsomming van
categorieën archiefbescheiden die
in aanmerking komen voor perma
nente bewaringofvooronmiddel-
lijk of op termijn uit te voeren ver
nietiging (H. Coppens, Archiefter-
minologie. Archieftermen voor
gebruik in het Rijksarchief (Brussel,
1990) 24, nr. 51De internationaal
aanvaarde term is lijst van voor ver
nietiging vatbare en van te bewaren
archiefbescheiden: Dictionary of
Archival Terminology (Miinchen,
New York, Londen, Parijs, 1988-2)
131, nr. 378.
3 De term'calendrier de conserva
tion' is niet officieel erkend en
leidt soms tot verwarring. Vandaar
dat bij de vraag naar voorbeelden
van bewaarkalenders voor de ten
toonstelling 'Exposition sur le
calendrier de conservation', aan de
Université de Montreal (2 sep
tember 1992) verschillende rijks
archieven deze term verkeerd heb
ben geïnterpreteerd en publikaties
over andere onderwerpen hebben
opgezonden.
4 Tableau de tri document
décrivant les archives d'une
administration, d'un service ou
d'une institution, indiquantles
documents a conserver en raison
de leur valeur archivistique et
donnant autorisation permanente
d'éliminer les autres documents,
soit après des délais précis, soit dans
des circonstances déterminées
Dictionary of Archival Terminology
131,nr. 378).
5 Het preseminarie greep plaats van
31 augustus tot 3 september 1992
aan de Université de Montréal. Dit
verslag werd opgemaakt op basis
van de referaten en praktische oefe
ningen van Carol Couture (Cana
da), Christine Pétillat (Frankrijk),
Thiam M'Baye (Senegal), Jacques
Grimard (Canada)Suzanne
Provost (Canada), Michel Léves-
que (Canada) en José Maria Jardim
(Brazilië)aangevuld met de in
breng van de deelnemers aan het se
minarie.
6 Deze termen komen niet voor inde
Dictionary.
7 In Québec gebruikt men de term
documenten in plaats van beschei
den.
8 Voorbeeld: bewijsstukken van
betaling, de briefwisseling van
een dienst en de personeelsdossiers
zijn series. Het is dikwijls moeilijk
series samen te houden omdat be
paalde diensten andere benamingen
en andere bevoegdheden krijgen.
Organogrammen worden geregeld
gewijzigd. Het meest logische is te
ordenen volgens functie.
9 In Québec spreekt men overactie
ve, semi-actieve en inactieve fase
i.p.v. over dynamische, semi-
statische en statische fase. In de
Dictionary die in voorbereiding is
(3 euitg.) noemt men de 'phase
active', de 'archives courantes'
ensemble des documents
d'archives conservés dans les
services d'origine pour le traite-
ment des affaires); de 'phasesemi-
active', 'archives intermédiaires'
ensemble de documents qui,
tout en ayant cessé d'être considérés
comme des archives courantes, ne
peuvent encore, en raison de leur
intérêt administratif, faire l'objet de
tri et d'élimination, et générale-
ment conservés dans un centre de
préarchivage)de 'phase inactive'
wordt 'archives définitives' of
'archives historiques' genoemd.
Wij pleiten voor het gebruik van
definitief archiefdat een minder
pej oratieve connotatie heeft dan
statisch archief (bronCatherine
Dhérent).
I o I n Québec spreekt men van een
documenteninventaris.
II Zie punt 6.2.
12 In de internationale archief
terminologie wordt deze term niet
gebruikt.
13 De term 'essentiële bescheiden'
bestaat niet in de internationale ar
chiefterminologie.
14 De termen primaire en secundaire
archiefbestanddelen ('pièces pri-
mairesetsecondaires') bestaan niet
in de internationale archieftermi
nologie.
15 In België gebruikt men de term 'be-
waarniveau' (H. Coppens, Archief
terminologie, 26, nr 57).
[I44]
Tijdens de ledenvergadering van 23 maart 1993 te 's-Gravenhage sprak de
voorzitter mw drs Yvonne Bos-Rops haar jaarrede uit. Dat 'de verhoudin
gen in archiefland helaas gecompliceerder zijn dan ze lijken', zoals de voor
zitter opmerkte, heeft ook alles te maken met de ingrijpende ontwikkelin
gen welke zij aanstipt.
Dames en heren,
Artikel 18 van het eerste reglement van de van, dat
dateert van 17 juni 1891, luidt: 'op de jaarvergade
ring brengt de voorzitter verslag uit en legt de pen
ningmeester rekening en verantwoording af over
zijn gehouden beheer'. De huidige statuten hebben
een andere formulering, maar de gewoonte dat de
voorzitter verslag doet is ongewijzigd gebleven. Het
verslag verschuilt zich traditioneel achter het agen
dapunt 'mededelingen' op een voorjaarsledenver
gadering. Meestal was dit gewijd aan een overzicht
van de ontwikkelingen op het gebied van het ar
chiefwezen in het afgelopen jaar. De laatste jaren
echter hebben de voorzitters deze gewoonte verla
ten en één aspect van het vak belicht. Ik zal vandaag
terugkeren tot de oude gewoonten en trachten in
kort bestek voor u een overzicht te geven van de be
langrijkste dingen die in het verenigingsjaar 1992-
1993 in 'archiefnederland' zijn voorgevallen. Om
nu niet helemaal te breken met de nieuwe lijn heb
ik aan wat ik u ga zeggen wel een rode draad gege
ven. Aan het eind van mijn verhaal zult u merken
dat die luidt: 'kiezen voor de toekomst'.
Ik wil mijn verhaal beginnen op de voorjaarsleden
vergadering van de vereniging in mei 1992 in Lely
stad. Op diezelfde dag werd daar het Rijksarchief in
Flevoland geopend, waardoor de parallellie tussen
de staatsinrichting van Nederland en de organisatie
van het archiefwezen op rijksniveau wordt gehand
haafd. Op gemeentelijk niveau is er in dit opzicht
weinig te melden. Er kwam slechts een nieuwe ar
chiefdienst tot stand (het streekarchief Kesteren,
Lienden, Echteld, Maurik); de gemeente Ede zette
de plaats van archiefambtenaar ter secretarie om in
een volwaardig gemeentearchief (als gevolg waar
van, zoals verschillenden onder u al zullen weten,
de vereniging vrijwel zeker haar bureaudirecteur zal
zien vertrekken) en vier gemeenten in het oosten
van de provincie Utrecht kwamen op het gebied
van de archiefzorg tot een overeenkomst met de ge
meentearchivaris van Amersfoort.
Voor de werkgelegenheid van vooral jonge colle
ga's biedt het tempo waarin nieuwe banen op ge
meentelijk vlak tot stand komen een weinig hoop
vol perspectief. Ook het verloop in bestaande func
ties is gering. In 1992 werden er in Nieuws van
Archieven door rijks- en gemeente-, dan wel streek
archieven in totaal 19 banen aangeboden, zes voor
hoger archiefambtenaren en 13 voor middelbaren.
Andere instellingen hadden nog eens drie banen
(voor 1991 waren de cijfers drie voor hogeren, ex
clusief pivot, zestien voor middelbaren en zes voor
de overige instellingen). Terecht heeft mw Erkelens
het bestuur van de Koninlijke van er tijdens de le
denvergadering in Lelystad op gewezen dat er aan
dacht moet komen voor loopbaanbeleid.
Van cruciaal belang hierbij is de opleiding. Zoals
bekend bevindt de Rijks Archief School zich op dit
moment in een fase van verandering. Daarbij spe-
[145]
