maire archiefstuk/dossier en het secundaire archief
stuk/dossier, zelfs indien de inhoud van twee
archiefstukken/dossiers overeenstemt.15 Zo is het
personeelsdossier bewaard in de centrale dienst
voor Personeelszaken primair. Het personeelsdos
sier, eventueel zelf aangelegd of aangevuld door een
diensthoofd, bewaard in zijn kantoor, is secundair.
6.4 Verspreiding en toepassing van
de bewaar- en vernietigingslijst
De bewaar- en vernietigingslijst kan enkel functio
neren indien het personeel van de instelling terde
ge geïnformeerd is. Van zodra de bewaar- en vernie
tigingslijst gedrukt is, moet zij in de hele admini
stratie worden verspreid en toegepast. De meeste
instellingen stellen per dienst een persoon aan die
nagaat of de bewaar- en vernietigingslijst conform
is aan de afgesproken bewaartermijnen en die er
voor zorgt dat de bescheiden op het juiste ogenblik
worden overgebracht naar de archiefruimte. Er
moet bijzondere aandacht worden besteed aan de
identificatie en de behandeling van vertrouwelijke
bescheiden die voldoende afgeschermd moeten
worden. Wanneer dergelijke bescheiden hun nut
verliezen en geen historische waarde bezitten, moe
ten zij worden vernietigd. Na de inventarisatie kun
nen bepaalde bescheiden uit de kantoorruimten
worden opgehaald.
6 5 Herziening
Normaal gesproken moet een instelling maar één
keer om de zo a 30 jaar instaan voor de inventari
satie van de bescheiden en de uitwerking van een
bewaar- en vernietigingslijst. Niettemin zal de be
waar- en vernietigingslijst in de loop van die perio
de waarschijnlijk moeten worden aangepast. De
meest efficiënte methode is dit te doen na bepaalde
perioden. Aangezien sommige reglementen kun
nen veranderen, is het mogelijk dat sommige series
vlugger kunnen worden vernietigd of langer be
waard moeten blijven dan aanvankelijk was be
paald in de bewaar- en vernietigingslijst. Indien de
bescheiden dikwijls geraadpleegd worden, kunnen
de bewaartermij nen verlengd worden.
6 6 Handleiding bij de bewaar-
en vernietigingslijst
In een handleiding bij de bewaar- en vernietigings
lijst moet toelichting worden verstrekt over de ma
nier waarop de bewaar- en vernietigingslijst werd
uitgewerkt, over maatregelen voor herziening en
over de procedures voor het overbrengen en vernie
tigen van bescheiden.
7
Week van de Archiefordening
Sommige Canadese instellingen organiseren elk
jaar een 'Week van de Archiefordening'. Tijdens die
week bestudeert elke afdeling haar eigen beschei
den, vernietigt de bescheiden die geen nut meer
hebben en brengt de bescheiden over naar de ar
chiefruimte. Elke afdeling moet een verslag indie
nen inzake de hoeveelheid bescheiden en de over
brenging van bescheiden naar de archiefruimte.
8
Conclusies
en persoonlijke bedenkingen
Dit seminarie heeft eens te meer duidelijk gemaakt
dat de rol van de archivaris begint in de dynamische
fase. Een goede ordening van bij het opmaken van
bescheiden is niet alleen noodzakelijk voor het effi
ciënte beheer, maar betekent een enorme besparing
in de volgende fasen met inbegrip van de statische.
De tijd die de archivaris investeert in de dynami
sche fase rendeert in hoge mate in de semi-statische
en de statische fase.
In het Canadese model is de vervaardiging van re
gistratuurinventarissen het begin van alles. Uit erva
ring weten we dat de snelste methode om een derge
lijke inventaris op te stellen erin bestaat via een vra
genlijst gegevens te verzamelen omtrent volume en
type van bescheiden op elke dienst. Hierbij worden
we vaak met problemen geconfronteerd. Zo hebben
de personen die de vragenlijst invullen vaak geen er
varing met de procedures van de registratuurinven
taris en interpreteren zij de richtlijnen op verschil
lende manieren. In dat geval zullen de gegevens wei-
[142]
nig samenhang vertonen. Een vergadering met de
betrokkenen vóór het uitdelen van de formulieren
kan die problemen grotendeels voorkomen. Een an
der probleem is dar de ambtenaren het invullen van
de vragenlijst als extra werk beschouwen. Sommi
gen zullen het belang van de vragenlijst niet inzien.
In dat geval zal het invullen van het formulier mis
schien op de lange baan worden geschoven of zal de
verstrekte informatie onvolledig of foutief zijn. Een
enthousiaste archivaris die deze taak zoveel mogelijk
tracht te vereenvoudigen kan, met de steun van de
directie, de wrevel ten aanzien van het project weg
nemen zodat de kans op degelijk ingevulde formu
lieren aanzienlijk verhoogt. Een enquête omtrent
het fysische bestand van de bescheiden vergt heel
wat tijd. Nochtans is deze methode ongetwijfeld de
meest doeltreffende om uitsluitsel te krijgen om
trent het volume, het type, de gegevens en de plaat
sing van de bescheiden binnen een instelling. Een
combinatie van vragenlijst en enquête en een ge
sprek met het diensthoofd of de archiefverantwoor-
delijke is de meest efficiënte oplossing.
Québec heeft een progressieve archiefwetgeving die
alle instellingen verplicht een door de bevoegde mi
nister goed te keuren bewaar- en vernietigingslijst
op te stellen. Dit is het meest opvallende verschil tus
sen de Belgische en de Canadese situatie. Toch kun
nen wij ons niet van de indruk ontdoen dat de Cana
dezen bij het vastleggen van bewaartermijnen veel
minder dan wij rekening houden met de historische
en culturele waarde van bescheiden. Dat komt wel
licht omdat zij veel minder oude bescheiden bezit
ten. De meeste Canadese lesgevers en deelnemers
voelden weinig banden met het verleden. Ze wens
ten trouwens niet als 'archivarissen' te worden aange
sproken aangezien die term voor hen een negatieve
connotatie heeft. Ze beschouwen zichzelf eerder als
'record-manager' of'gestionnaire de documents'.
Het is wel jammer dat de functie van de computer
bij het opmaken van een bewaar- en vernietigings
lijst in dit seminarie helemaal niet werd behandeld.
Ook werd te eenzijdig de nadruk gelegd op makke
lijk herkenbare series terwijl de problematiek van
selectie en vernietiging op dossierniveau bijna niet
aan de orde kwam.
Bijzonder navolgenswaard is het Canadese ini
tiatief om jaarlijks een 'Week van de Archieforde
ning' te plannen.
Summary
Towards an integrated archives ad
ministration. The records schedule In the
integrated archives administration the administra
tive, legal, cultural and scientific value of the ar
chives is taken into account. The records schedule
is an outstanding instrument in the practice of
archival management of this kind. This was the
subject of a seminar held in Montreal, prior to the
international congress on archives. A report.
Aanbevolen
literatuur
L. Chabot, C. Laurin en M. Léves-
que, Guide d'application d'un calen-
drier de conservation des documents
(Québec, 1990).
C. Couture en J.-Y. Rousseau, Les
archivesauXXesiècle: une réponse
aux besoins de I'administration etde
la recherche (Montreal, 1982).
Exposition surle calendrier de conser
vation. Conseil International des Ar
chives. xi 1 e Congres International
des Archives. Séminairepré-congres,
catalogue^ Montreal, 1992).
L. Garon, Normesetprocédures ar-
chivistiques. Tri des documents tex-
tuels (Quebec, z.d.).
J. Grimard, ed., Laplacedu calen
drier de conservation dans uneappro-
che intégrée de I'archivistique (Otta
wa, 1992).
Guide d'élaboration etdepresenta
tion d'un calendrier de conservation
des documentsd Tintention des
ministères et organismesgouver-
nementaux (Québec, 1989).
Guide degestion des archives des
facultés, départements, écoles,
centres de recherche et services de
l'Université de Montréal(M.on\.téz\,
1989).
Loi sur les archives, in: d'Etapeen
étape vers une meilleuregestion des
archives au Québec 1n° 2 en 3
(1985); i,n°4(i986);2,n°i
(1987); 3,n° 1, (1988)14, n°i
(1991).
Normes et procédures archivistiques
des Archives nationales du Québec
(Québec, 1992).
[l43]
