Ministère des
Affaires culturelles
Archives nationales du Québec
ETABLISSEMENT DU
CALENDRIER DE CONSERVATION
DES DOCUMENTS D'UN ORGANISME PUBLIC
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, art. 8. 9 et 35)
n LISTE DE CLASSEMFNT l~l CALENDRIER DE pi DOCUMENTS
LJ L'?T5 DE KLASSEMENT U CONSERVATION U ESSENTIELS
(L.R.Q., chap. A-2.1)
(L.R.Q., chap. A-21.1)
N° de calendrier
Page
litre de la série (ou du dossier ou uu document, Ie cas échéant)
procès-verbaux de conseil d'administration et documents afférants
Nom de l'unité administrative qui détient chaque dossier principal de la série
(ou Ie dossier ou Ie document, Ie cas échéant)
secrétaire
Code de classification
(Ie cas échéant)
Mode de classement
Nominatif
Par sujet
Autre
Utilisation de chaque dossier principal de la série (ou de chaque dossier ou document) par l'unité administrative qui Ie dètient
aide a la décision
DOCUMENTS ESSENTIELS: OUI NON
PERIODE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS MENTIONNÉS AU CALENDRIER DE CONSERVATION
DOSSIER(S) OU
DOCUMENT(S),
Ie cas échéant
SUPPORT
D'INFORMATION
(voir verso)
DURÉE DE CONSERVATION A L'ÉTAT
DISPOSITION A L'ÉTAT
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
papier microfilms
microfilm: 888 Hl
papier 1 an
10 ans
conservation
Secondaire(s)
papier
1 an
Date d'établissement du calendrier de
conservation de cette série (ou du
j dossier ou du document. Ie cas échéant)
(1) 888 bewaring van de documenten tot hun vervanging door een nieuwe versie.
MODIFICATION DE LA PROPOSITION DE CALENDRIER DE CONSERVATION
En vertu de I'article 9 de la Loi sur les archives, j'approuve le calendrier de conservation sous réserve des modifications suivantes
DOSSIER(S) OU
DOCUMENT(S),
Ie cas échéant
SUPPORT
□'INFORMATION
(voir verso)
DURÉE DE CONSERVATION A L'ÉTAT
DISPOSITION A L'ÉTAT
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
Secondaire(s)
A-308 b
Date
Voorbeeld van een ingevuld formulier ten behoeve
van de samenstelling van de zogenaamde 'registratuur
inventaris': processen-verbaal notulenvan de Raad
van Bestuur van de Sociétéd'habitation du Québec
[140]
maal gezien zal de archivaris de besluiten betreffen
de de registratuurinventaris per dienst kort samen
vatten. De recapitulatie biedt de mogelijkheid vlug
het resultaat van de registratuurinventaris te over
zien en een lijst op te stellen van diensten die drin
gend nood hebben aan advies inzake archiefbeheer.
Het verslag moet eveneens een bewerkingsplan be
vatten en dient tevens om de indeling van beschei
den in categorieën weer te geven. De beoordeling
van de waarden van de bescheiden ligt aan de basis
van hun adequate bewaring of van hun vernieti
ging. De archivaris moet voor alle bescheiden bepa
len of de waarde ervan administratief, financieel,
juridisch ofhistorisch van aard is.
De bescheiden opgesteld met het oog op het beleid
of de werking van de diensten hebben een admini
stratieve waarde. Het gaat hier o.a. om organo
grammen en procedurehandleidingen.
Bescheiden hebben een boekhoudkundige waarde
in de mate waarin zij de nodige cijfergegevens be
vatten voor de begroting of voor de belastingaan
giften van de instelling, of in de mate waarin zij be
wijsstukken van financiële transacties, zoals bij aan
koop of verkoop, bevatten.
Bescheiden die een juridische waarde hebben, zijn
o.a. contracten, titels en bescheiden die bewijzen
dat er overeenstemming is op gebied van reglemen
ten.
Om de historische waarde van bescheiden te bepa
len is niet enkel de betekenis voor de doelstellingen
en de realisaties van de instelling belangrijk maar
ook de betekenis die de bescheiden kunnen hebben
voor gelijksoortige instellingen en wetenschappers.
Processen-verbaal van de Raad van Bestuur hebben
historische, culturele en wetenschappelijke waarde
aangezien zij de koersveranderingen van de instel
ling of de toepassingen van nieuwe procedures
weergeven.
6
Bewaar- en wernietigingslijst
6 1 De bewaarregel
De bewaarregel ('règle de conservation') kent aan
de bescheiden een waarde toe op basis van hun ad
ministratieve, wettelijke, financiële en historische
betekenis.12 De bewaarregel is van toepassing op al
le dragers van informatie. Hij omvat de bewaarter
mijn alsmede de behandeling van de bescheiden
vanaf hun ontstaan tot hun vernietiging of over
brenging naar het statisch archief.
Van zodra de archivaris op basis van een daartoe
bestemd formulier van alle bescheiden het type of
de waarde heeft bepaald, kan hij aanbevelingen
doen voor de bewaartermijn. Hij doet dit na het in
winnen van het advies van het diensthoofd en een
materiedeskundige. De aanbevolen bewaartermij
nen zijn gebaseerd op de ervaring die de archivaris
heeft met een bepaald type van bescheiden, op de
ervaring van andere instellingen met gelijkaardige
bescheiden of op gepu bliceerde bewaar- en vernie-
tigingslijsten en de ingewonnen adviezen.
6 2 Essentiële bescheiden
Eén van de belangrijkste verantwoordelijkheden
van de archivaris bestaat erin de aanbevelingen van
de verschillende diensthoofden te bestuderen om
te weten welke bescheiden van essentieel13 belang
('documents essentiels') zijn en bijgevolg in een
ruimte met maximale beveiliging moeten worden
bewaard ten einde de vlotte werking van de instel
ling onder alle omstandigheden te waarborgen.
6 3 Primaire en secundaire
archiefbestanddelen
Het primaire archiefstuk/dossier ('pièce primaire')
fungeert als officiële getuigenis van een activiteit
van een persoon of instelling. Het secundaire ar
chiefstuk/dossier ('pièce secondaire') resulteert uit
het primaire en wordt als werk-, informatie- of ver
spreidingsinstrument gebruikt.14 Het is belangrijk
een duidelijk onderscheid te maken tussen het pri-
[141
