2 elke doos moet vergezeld zijn van een lijst waar
op vermeld staat wanneer de bescheiden toeganke
lijk zullen zijn;
3 een kopie van die lijst moet 60 dagen vóór de
overdracht aan de anq worden overhandigd.
Op die manier kunnen de anq beter het binnenko
men en de behandeling van de bescheiden plannen
en controleren. In het reglement zijn ook sancties
opgenomen voor instellingen die het reglement
overtreden.
3
Inhoud van de bewaar-
en vernietigingslijst
De bewaar- en vernietigingslijst bevat van alle
series8 de bewaartermijn in de dynamische en de se-
mi-statische fase en de bestemming in de statische
fase9. Van elke serie wordt aangeduid:
1 hoelang ze in de administratie (dynamische fase)
moet worden bewaard;
2 hoelang ze moet worden opgeslagen in een tus-
sendepot als ze nog slechts occasioneel wordt ge
bruikt voor administratieve of wettelijke doelein
den (semi-statische fase);
3 of ze geheel of gedeeltelijk moet worden bewaard
(statische fase) of vernietigd.
4
Doel van de bewaar-
en vernietigingslijst
Een bewaar- en vernietigingslijst heeft drie belang
rijke doeleinden: een vermindering van de beheers
kosten, een snelle vindbaarheid en uniformiteit in
de bewaring. Deze drie aspecten zijn essentieel voor
het welslagen van het hele programma.
4 1 De vermindering
van de beheerskosten
Een officiële bewaar- en vernietigingslijst vermin
dert de beheerskosten aangezien:
1 de vernietiging van nutteloze bescheiden en
dubbels en de overbrenging van bescheiden naar de
archiefruimte, kostbare kantoorruimte vrijmaakt
voor de administratie;
2 het materiaal nodig voor het opslaan van be
scheiden - normaal gesproken metalen rekken en
dozen - minder duur is dan wandkasten of rekken
in kantoorruimten;
3 voor informatie die niet moet worden bewaard,
goedkopere dragers kunnen worden aangewend.
4.2 Een snelle vindbaarheid
Door de enorme stroom van informatie kan een in
stelling onmogelijk alle bescheiden bewaren. De
bewaar- en vernietigingslijst vergemakkelijkt en
versnelt het terugvinden van bescheiden en voor
komt een ongecontroleerde aangroei ervan.
Een onderzoek van de Direction générale des
ressources van het Ministère du Revenu (Gouver
nement du Québec) wees uit dat een verkeerd ge
plaatst archiefstuk in 1988 257,97 Can. kostte.
Diana Booker kwam in haar studie Cutting paper
work in the corporate culture tot de bevinding dat:
60% van al het kantoorwerk bestaat uit opzoe-
kingswerk;
75% tot 85% van alle bescheiden die worden be
waard nooit meer worden opgevraagd;
3% van alle bescheiden die men nodig heeft
nooit worden teruggevonden.
Een bewaar- en vernietigingslijst impliceert dat be
scheiden na het verstrijken van een bepaalde ter
mijn naar een archiefruimte worden overgebracht.
De bescheiden die geen enkel nut meer hebben
worden dan vernietigd. Zo kunnen nuttige be
scheiden nadien ook sneller worden teruggevon
den.
4 3 De eenvormigheid
in de bewaring
Eenvormige bewaartermijnen en regels van over
dracht binnen een instelling vereenvoudigen de
controles voor afdelings- of diensthoofden.
[138]
5
Voorbereiding van de bewaar-
en vernietigingslijst
5.1 Enquête:
de registratuurinventaris
Normaal gesproken gebeurt het opstellen en het
uitvoeren van de bewaar- en vernietigingslijst on
der leiding van de archivaris van de instelling. In de
loop van dit proces moet hij nauw samenwerken
met de diensthoofden en de afdelingshoofden van
de betrokken instelling ten einde de series van elk
kantoor te inventariseren en te evalueren.
Vooraleer de instelling een bewaar- en vernieti
gingslijst kan opstellen, moeten alle soorten be
scheiden geïnventariseerd worden. Dit mondt uit in
een registratuurinventaris, een bestandsoverzicht.10
Daarbij moet aandacht besteed worden aan volgen
de punten:
1 welk type en hoeveel bescheiden bezitten we?
2 waar worden de bescheiden opgeslagen?
3 bevinden zij zich in de semi-statische of in de sta
tische fase?
4 zijn ze van essentieel belang?11
Om het project te doen slagen, is de toestemming
van de verantwoordelijke overheid en de inzet van
personeel vereist om de registratuurinventaris te
helpen opstellen.
De samenwerking met ambtenaren van de ver
schillende diensten is essentieel om te komen tot
een volledige en nauwkeurige inventarisatie. Ge
zien het inventariseren van de bescheiden het nor
male werk enigszins onderbreekt, moeten de be
trokkenen weten dat de directie van de instelling
instemt met en veel belang hecht aan de inventari
satie. Op die manier kan een beheersprogramma
voor de bescheiden worden uitgewerkt. Dat zal la
ter de efficiëntie in alle diensten verhogen.
In elke dienst moet een persoon aangesteld wor
den die verantwoordelijk zal zijn voor het opmaken
van de registratuurinventaris. Hiervoor krijgt hij
instructies van de archivaris van de instelling.
52 Uitwerking
Welke informatie precies wordt verzameld, is af
hankelijk van de instelling. Voor elke serie is een
formulier vereist (zie de afbeelding op de volgende
bladzijde). De registratuurinventaris kan opge
maakt worden aan de hand van een gesprek met het
diensthoofd of de archiefverantwoordelijke van de
bescheiden, aan de hand van een vragenlijst of van
een ter plaatse opgemaakte inventaris. Een combi
natie van die mogelijkheden is natuurlijk het beste.
De archivaris moet vaststellen in welke volgorde
de diensten moeten worden benaderd. Van zodra
die volgorde is vastgelegd, moet hij inschatten hoe
veel tijd elke dienst daarvoor zal nodig hebben. De
enquête volgt in drie etappes: de series identifice
ren, de nodige omvang berekenen en de bescheiden
ordenen. De aanduiding van het volume per serie
maakt het mogelijk een planning voor de plaatsing
op te maken. De archivaris moet per serie uitmaken
of het om bescheiden uit de dynamische of semi-
statische fase gaat. De gegevens uit de bescheiden,
zoals plaatsing, omvang, titel van de serie of be
schrijving, datering, frequentie van raadpleging en
wijze van ordening, moeten op het formulier wor
den genoteerd. Van zodra de registratuurinventaris
klaar is, zal de archivaris de in de formulieren ge
bruikte termen eenvormig maken. Hoe beter de re
gistratuurinventaris is voorbereid, hoe minder pro
blemen er zich zullen voordoen. Dit onderdeel van
het werk moet voorkomen dat gelijkaardige series
verschillende titels zouden krijgen. Dit nazicht
biedt ook de mogelijkheid elke serie die onnodig
gesplitst is, opnieuw samen te brengen.
5.3 Interimverslag:
evaluatie bescheiden
De registratuurinventaris is essentieel voor het op
maken van de bewaar- en vernietigingslijst en de
planning inzake infrastructuur en personeel. Na
het beëindigen ervan, moet de archivaris de toe
stand rapporteren aan de leidinggevende instanties
via een interimverslag. In dat interimverslag wordt
rekening gehouden met de voortgang van de werk
zaamheden en worden besluiten getrokken op basis
van de op dat moment beschikbare gegevens. Nor-
[i39]
