Voor een geïntegreerde archivisfiek
de bewaar- en vernietigingslijst
Véronique Laureys
PRINCIPAUX
OBJECTIFS
'Alors qu'avant ipoo, la masse documentaire doublait tous les50 ans, en 1950 cette
masse doublait tous les 10 ans et aujourd'hui tous les 5 ans'— Michel Lévesque
...In elk beroep van het grootste belang: het formuleren van doelstellingen. Uit:
Exposition sur le calendrier de conservation (Montréal, 1992) 15
Voorafgaand aan het grote vierjaarlijkse archiefcongres van de Internationale
Archiefraad (icacia), wordt, eveneens om de vier jaar, een belangrijk vor
mingsseminarie georganiseerd. Zo waren in september 1992 in Montréal, ter
gelegenheid van het 12e internationale archiefcongres, vijftig jonge archiva
rissen uit verschillende landen uitgenodigd om deel te nemen aan dit semina
rie met als thema pour une archivistique intégrée: le calendrier de conserva
tion. Véronique Laureys, attaché-archivaris van de Belgische Senaat, bezocht
de studieweek namens de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en
Documentatiewezen (vvbad). In dit artikel doet zij verslag van haar bevin
dingen. Voor de Nederlandse praktijk van selectie en vernietiging is de be
schreven Canadese methode om vat te krijgen op administratieve processen
bijzonder leerzaam. En passant komen ook enkele aspecten van archieftermi
nologie aan de orde.1
[136]
1
Inleiding
De geïntegreerde archivistiek houdt rekening met
de administratieve, de juridische, de boekhoud
kundige, de culturele en de wetenschappelijke
waarde van de archieven. Het instrument bij uit
stek om de archivistiek zo te beoefenen is de be
waar- en vernietigingslijst.2 In Quebec wordt de
term 'calendrier de conservation' gebruikt voor 'be
waar- en vernietigingslijst'.3 In Frankrijk en Frans
talig België is dit 'tableau de tri'.4
De belangrijkste doelstelling van het seminarie was
de deelnemers de kans te geven dieper in te gaan op
de problematiek van de bewaar- en vernietigings
lijst, specialisten ter zake te horen en het verworven
inzicht via praktische oefeningen en simulaties te
leren toepassen. Daartoe werden ook de Archives
nationales du Québec a Montréal, de Archives na-
tionales du Canada a Ottawa en het Archief van de
Université de Montréal bezocht.5 Dit artikel wil
verslag uitbrengen over het seminarie in Montréal
en kan eventueel een aanloop vormen tot een latere
discussie over archiefterminologie.
In Québec wordt een andere terminologie6 ge
bruikt voor een aantal begrippen: bewaarkalender
('calendrier de conservation') in plaats van bewaar-
en vernietigingslijst; documenteninventaris ('in-
ventaire de documents') in plaats van registratuur
inventaris (bestandsaanduidingen); actieve, semi-
actieve en inactieve fase ('phase active, semi-active
et inactive') in plaats van dynamische, semi-stati-
sche en statische fase. Verder hebben de Noordame-
rikaanse archivarissen (vooral de Canadezen) een
zeer specifieke terminologie ontwikkeld betreffen
de het dynamische archief die andere archivistische
tradities niet kennen: primaire en secundaire stuk
ken ('pièces primaires et secondaries'), essentiële
documenten ('documents essentiels'), bewaarregels
('régies de conservation'). Deze termen worden ver
der in de tekst of in de noten uitgelegd.
Eén van de grote uitdagingen voor de hedendaagse
archivaris is de keuze tussen wat permanent moet
worden bewaard en wat niet. Alle bescheiden7 be
waren is zowel om functionele als om financiële re
denen ongewenst. Bijgevolg moeten, in samenwer
king met de archiefvormer, verregaande maar ver
antwoorde keuzen worden gemaakt. Bovendien
wordt het steeds moeilijker om te selecteren ten ge
volge van de exponentiële groei van de informatie
stroom die overigens steeds vluchtiger wordt. De
moderne informatiedragers veronderstellen speci
fieke selectiemethoden.
Inzake de bewaar- en vernietigingslijst geeft Cana
da de toon aan. De wijze waarop in Canada archief
vormers en archiefdiensten samenwerken om der
gelijke lijsten op te stellen en de nodige selecties
door te voeren, verdient navolging.
De taak van de archivaris begint op het ogenblik
dat de bescheiden nog door de administratie wor
den gebruikt. Hij moet goed op de hoogte zijn van
de doelstellingen, de werking en de informatie
voorzieningvan de betrokken instelling, anders be
staat het gevaar dat te veel bescheiden worden be
waard of dat bescheiden worden vernietigd zonder
dat er een waardeoordeel over is uitgesproken.
2
De archiefwet van Québec
De deelstaat Québec heeft een zeer progressieve ar
chiefwetgeving. De archiefwet van 1983 verplicht
openbare instellingen een bewaar- en vernietigings
lijst op te stellen en die ter goedkeuring aan de Archi
ves nationales du Québec (anq) voor te leggen. De
ministeries en gouvernementele en gerechtelijke in
stellingen zijn evenwel verplicht elk jaar bij de anq
de bescheiden te deponeren waarvan de 'calendrier'
de permanente bewaring voorschrijft. Diezelfde in
stellingen dienen volgens de wet de andere beschei
den te vernietigen, overeenkomstig de beslissingen
vastgelegd in hun bewaar- en vernietigingslijst.
Een reglement betreffende de bewaar- en vernie
tigingslijst, goedgekeurd in 1985, vult de archief
wet aan. Het legt aan de gouvernementele en ge
rechtelijke instellingen drie verplichtingen op die
bij de jaarlijkse overdracht van hun bescheiden aan
de anq moeten worden nagekomen:
1 de bescheiden moeten geordend zijn en in ge
nummerde dozen verpakt;
[i37]
