Per angusta ad augusta
In memoriam prof. dr J.L. van der Gouw (1914-1992)
J.G.J, van Booma en R.C. Hol
heid. Met de afnemer-klant wordt een contract ge
sloten, waarin onder andere staat dat afgifte van ge
gevens aan derden niet is toegestaan.
De slotdiscussie
De plenaire discussie speelde zich voornamelijk af
rond de betekenis en strekking van het begrip ar
chief. Is een mlg nu wel of niet een archief? Bin
nen iedere organisatie wordt informatie verwerkt.
Een deel van die informatie wordt formeel (vastge
legd). Dit is ongeveer 20%. Van de formele infor
matie is een groot deel geen archief. Een mlg kan
dus archiefbestanddeel zijn en kan het niet ook
zijn. De archivaris moet dit bepalen.
Wat is het principiële verschil tussen een archief
op papieren een mlg? De bewijsfunctie en het his
torische belang blijven toch hetzelfde en bepalen
of een archief wel of niet bewaard moet worden.
Een mlg is toch alleen in materiële zin nieuw en
verschillend? De drager is niet van belang.
Wat dient het object van onze zorg te zijn: infor
matie of de gegevens? Dit is een theoretisch pro
bleem. In de literatuur wordt een onderscheid ge
maakt tussen data en gegevens. Is er verschil tussen
gegevens en informatie? Gegevens op papier zijn te
interpreteren. In de toekomst is hiervoor ook ap
paratuur en software nodig. Er zullen hier eisen
aangesteld moeten worden om de informatie te
kunnen geven. We willen, als archivarissen, infor
matie verschaffen en daarom beheren we gegevens
en programmatuur. Functionaliteit zou een norm
kunnen zijn. Bijvoorbeeld als het Kadaster bestan
den aan een rijksarchief overdraagt, dan zou men
met deze bestanden hetzelfde moeten kunnen
doen als bij het Kadaster.
Moeten mlg's overgedragen worden of bij de
dienst blijven? Hier werd een analogie gemaakt
met de audio-visuele archieven. Hiervoor is onder
andere ook apparatuur nodig. Men zal andere me
thoden en technieken gaan gebruiken bij het be
schikbaar stellen van het materiaal.
Het bewaren van mlg's is waarschijnlijk duurder
dan het bewaren van een 'normaal' archief op pa
pier. Politiek gezien kan het handig zijn het begrip
archief in te perken. Het medium is niet van belang.
De huidige definitie is sterk op de fysieke verschij
ningsvorm gericht en zal aangepast moeten wor
den. De kosten zijn hoogstens van invloed op de se
lectie.
Waarom kan men het begrip 'archief' niet anders
formuleren? Bijvoorbeeld alles wat uiteindelijk over
gedragen gaat worden, is archief. Gelden dan de se
lectiecriteria alleen voor de 5% over te nemen archie
ven? Moet dan geen aandacht meer besteed worden
aan de overige 95%? Er zal ook toezicht gehouden
moeten worden op te vernietigen bestanden.
Welke problemen heeft het Steinmetzarchief
ondervonden bij de conversie van bestanden? Er
worden eisen gesteld aan over te dragen bestanden.
Zij mogen bijvoorbeeld niet gebonden zijn aan
programmatuur of een bepaald soort computer.
Met de conversie van bestanden aangemaakt in een
relationele database heeft men nog geen ervaring.
Summary
Machine readable records. Report of a
one day seminar Machine readable records
have become an indelible part of the archival world
of today. What are machine readable records?
What are the possible implications of machine
readable records for archives, archival services, for
inspection, acquisition, selection, conservation,
destruction, of records? To answer, or at least
discuss these questions the Dutch Royal Society of
Archivists organised a one day seminar on the sub
ject.
Moten
i De teksten van de verslagen zijn
verzameld en deels samengesteld
door A. Janssen, medewerker van
de Gemeentelijke Archiefdienst te
Amsterdam.
2 Machineleesbare gegevensbestanden:
archivering en beheer bij het Rijk.
Algemene Rekenkamer, 's-Graven-
hage, 1991
3 'Nota archiefzorg en informatie
technologie' in: Nieuws van Archie-
venvan februari 1992.
J. Hofman, W.A. Hoffstadt,
P.J. Horsman, R. L. Koops,
J. H. M. Wieland, Machine Leesba
re Gegevensbestanden; Rapport Fase
1: Probleemstelling. Reeks studies
en rapporten 4. Rijksarchiefdienst,
's Gravenhage 1992.
[50]
Professor dr J.L. van der Gouw bij gelegenheid van de offciële aanbieding op
i oktober ip8/ van het boek over de landscheidingen. Fotodienst Hoogheem
raadschap van Delfland
Op i 2 september 1992 overleed prof. dr J. L. van der Gouw. Daarmee ging
één van de meest markante persoonlijkheden uit het Nederlands archief
wezen van deze eeuw heen. Een artikel ter herdenking van deze bijzondere
man is dan ook alleszins op zijn plaats. J. G. J. van Booma en R. C. Hol ver
zamelden vele berichten over zijn leven en schreven het volgende in me
moriam.
[5i]
