De discussie Tijdens de discussie werd een
aantal van de hierboven genoemde aspecten nader
behandeld.
Databases zijn geen archiefstukken, bepaalde
uitdraaien daarvan kunnen dat wel zijn. Wanneer
echter slechts uitdraaien bewaard blijven, wordt de
mogelijkheid te niet gedaan om zo'n bestand van
uit verschillende gezichtspunten te benaderen -
een mogelijkheid die de archiefvormer wel heeft
gehad. Functionaliteit gaat verloren.
Een technisch probleem voor het raadpleegbaar
houden van mlg's is de voortdurende en snelle
veroudering van de hardware. Een archivaris kan
er niet een heel machinepark op na te houden.
Standaardisatie bij mlg's moet mogelijkzijn.
Stellingen
Stelling 1 MLC's vallen onder de archiefwet
De archivarissen dienen stelling te nemen tegen pogingen om verantwoordelijkheden te
ontlopen door de werking van de Archiefwet in te perken. Alle bescheiden die door over
heidsorganen zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitoefening van de opgedragen taak,
worden betroffen door de Archiefwet, ook al zijn ze op termijn vernietigbaar. Ook de rol
die bescheiden spelen binnen de administratie is van geen enkel belang voor de vraag of
de wet van toepassing is. Elke MLG dat wordt opgebouwd en onderhouden ten behoeve
van één of meer functies binnen het overheidsapparaat valt derhalve onder de Archiefwet,
hetgeen niet betekent dat het in aanmerking komt voor blijvende bewaring.
Stelling 2 Zijn de archiefdiensten al niet te laat?
De huidige stand van zaken is weinig hoopgevend: momenteel worden systemen gereali
seerd met gegevens die zondertwijfel voorblijvende bewaring in aanmerking komen. Het
bekendste voorbeeld is het GBA project. Voor zover ons bekend is, bevat het systeem uitge
breide faciliteiten ten behoeve van de betrouwbaarheid, maar wordt bij de systeemont
wikkeling op geen enkele wijze rekening gehouden mettoekomstige overbrenging.
Stelling 3 Is een samenwerking tussen diensten en instellingen en
een archiefdienst wel mogelijk? Moet je er als archiefdienst wel aan
beginnen?
Als we kijken naar het toezicht op het beheer van de traditionele 'papieren' archieven, dan
is er geen reden tot uitbundigheid. De ervaring met deze materie leidt niet vanzelfspre
kend tot de opvatting dat het toezicht op het beheer van informatie op elektronische dra
gers zoveel beter zal zijn. De complexiteit zal een intensievere bemoeienis vragen met de
administratie. Samenwerking is derhalve geboden en van de beroepsgroep mag worden
verwacht dat men zich tot samenwerking verplicht voelt. Toch moet worden vastgesteld
dat er tegenstrijdige belangen zijn. Zo zullen administraties niet als vanzelfsprekend voor
zieningen willen treffen ten einde toekomstige overbrenging mogelijk te maken. Verant
woordelijkheden moeten echter duidelijk zijn en uitvoering moet gecontroleerd kunnen
worden. Tegelijkertijd merken we op dat de huidige hang naar decentralisatie en deregu
lering niet het juiste klimaat schept om tot resultaten te komen.
[48]
Archiefwet, administratie
en informatiebeheer
De heer J. van Eek van het Kadaster in Apeldoorn
gaf uitleg van het gebruik en het doel van de bestan
den bij het Kadaster. Het Kadaster is een Openbaar
Register. De wettelijke levering van onroerend
goed vindt plaats op grond van overschrijving van
de notariële akte in de openbare registers bij het Ka
daster. In de registratie van het kadaster zijn opge
nomen circa 6,5 miljoen percelen en 3,5 miljoen
zakelijk gerechtigden, in welk bestand 2 miljoen
mutaties worden verricht en waaruit ruim 2 mil
joen informaties worden verstrekt. De gegevensbe
standen vallen uiteen in het beschrijvend deel
(Openbare registers en kadastrale registratie) en het
kartografisch deel (de kadastrale kaart en de veld
werken).
Uit alle stukken en bescheiden waarover het ka
daster beschikt, wordt informatie verstrekt. De ge
gevens, vervallen ten gevolge van dagelijks in de
kadastrale registratie aan te brengen mutaties, wor
den op een micro-fiche systeem weggeschreven.
Dit systeem is op diverse criteria snel raadpleeg
baar. Via dit systeem wordt een relatie gelegd met
de destijds handmatig gehouden registratie. Dit
geeft de mogelijkheid om zaken vanuit het heden
naar het verleden en andersom te reconstrueren.
De gegevens worden uit beveiligingsoverweging
gescheiden van elkaar opgeslagen en bewaard.
Het kadaster is in 1977 door het ministerie van
CRM vrijgesteld van overbrenging op grond van ar
tikel 20 van het Archiefbesluit, omdat alle stukken,
de oude situatie en de actuele situatie één onlosma
kelijk geheel vormen ten behoeve van diverse on
derzoeken en reconstructie. Door crm is daarbij
de voorwaarde gesteld dat iedere onderzoeker met
een aanbeveling van een rijksarchivaris kosteloos
onderzoek kan doen.
Beschikbaarstelling
De heer R. de Vries van het Steinmetzarchief gaf tij
dens zijn lezing volop gelegenheid tot het stellen
van vragen. Een aantal vragen had betrekking op de
acquisitie en het beheer van gegevensbestanden.
Een van de grote problemen is dat bestanden ver
bonden zijn aan een bepaald programma. Zo noem
de een van de vragenstellers als voorbeeld de bestan
den van het parlementair rekencentrum, die alleen
toegankelijk zijn via het dure programma Stairs.
Een ander voorbeeld dat genoemd werd, is de vast
goedinformatie. Op het Steinmetzarchief wordt dit
opgelost door alle aangeleverde bestanden, veelal
opgezet met behulp van een rekenpakket, om te zet
ten naar een bepaalde tussenvorm die niet program
ma- of apparatuurgebonden is, waardoor de techni
sche problemen rond het beheer afnemen. Bij rela
tionele databases, veel voorkomend bij de overheid,
is dit echter moeilijk, omdat bepaalde verbanden
verloren kunnen gaan. Vanuit de zaal werd opge
merkt dat ook voor databases een programma van
eisen kan worden opgesteld. Door het Steinmetzar
chief worden eisen gesteld aan de wijze waarop ma
teriaal wordt aangeleverd. Zo moeten de gegevens
worden voorzien van goede documentatie, zodat
men ook later nog weet wat de betekenis van het
materiaal is, maar de eisen zijn ook technisch van
aard. Zo werden ponskaarten geweigerd, omdat ze
niet meer verwerkt kunnen worden. Overdracht
van gegevens vindt plaats op basis van vrijwilligheid
en niet op basis van een verplichting. Overigens is
de bereidheid van onderzoekers om gegevens af te
staan vrij groot. De heer de Vries meende dat het
wenselijk zou zijn ten behoeve van het archiefwezen
een technisch expertisecentrum in het leven te roe
pen om problemen met ponsbanden, beschadigde
magneetbanden en dergelijke op te lossen.
Bij de beschikbaarstelling is het van belang dat de
gegevens losgekoppeld worden van personen. Dit
houdt onder andere verband met de Wet op de per
soonsregistratie. Veelal is dit al door de leverancier
gedaan, anders geschiedt dit door het Steinmetzar
chief. Op een vraag uit de zaal of dit voor het ar
chiefwezen ook mogelijk is, werd door collega's
ontkennend geantwoord, niet alleen vanwege de
kosten, maar vooral omdat het bij archiefmateriaal
om primaire bronnen gaat. Het Steinmetzarchief
converteert de gegevens naar de door de klant ge
wenste vorm, zodat deze het materiaal thuis of op
het eigen onderzoeksinstituut verder kan verwer
ken. Een enkele maal zijn er bij de overdracht van
het materiaal, als het Steinmetzarchief eigenaar
wordt, eisen gesteld voor wat betreft de openbaar-
[49]
