mlg's aan de hand van vier hoofdonderwerpen aan
de orde gesteld; elk onderwerp in de vorm van een
inleiding en discussie. Ter afsluiting was er een ple
naire discussie.
Archivistiek
en informatietechnologie
De inleiding De inleiding van de heer P.J.
Horsman van de Rijksarchiefdienst spitste zich
toe op de vraag of de archivistiek aangepast moet
worden als archivarissen mlg's gaan beheren. De
ze vraag kan beantwoord worden vanuit twee ver
schillende invalshoeken. De eerste is: waarin ver
schillen mlg's van 'gewone' archieven? De tweede
vraag is: welke archivistische beginselen en me
thoden moeten worden geëvalueerd?
Het belangrijkste verschil tussen een papieren
archief en een mlg ligt in de benaming opgeslo
ten: machineleesbaar. Alleen met behulp van een
apparaat kunnen bestanden geraadpleegd wor
den. Maar niet alleen een apparaat is noodzake
lijk, ook de programmatuur (software). De zo op
geslagen gegevens zijn niet direct te interpreteren.
De samenhang is vastgelegd in software, de toe
passingsprogrammatuur die bepaalt hoe de gege
vens benaderd kunnen worden. Was in het begin
de afstand tussen technologie en de gebruiker
groot, door verandering in benadering en sterk
dalende prijzen is in de loop van de jaren de in
formatietechnologie juist dichter bij de gebruiker
gekomen.
Het begrip archief of archiefstuk gaat aan de be
ginselen vooraf. Bij het woord archiefstuk denken
we aan een fysiek herkenbaar document. Dit past
niet in het begrippenkader van moderne elektro
nisch systemen. Een nieuwe definitie en afbake
ning van het begrip zijn noodzakelijk. Het be
stemmingsbeginsel duidt ook op fysieke docu
menten. Misschien moeten we bij de mlg's wel
uitgaan van de eigenaar van de informatie (of van
het informatiesysteem). Nog veel moeilijker zal
aan het structuurbeginsel een nieuwe inhoud ge
geven kunnen worden. In een geautomatiseerd
informatiesysteem wordt de structuur op verschil
lende niveaus gedefinieerd: de fysieke opslagstruc
tuur (zeer technisch), de logische structuur (het
conceptueel ontwerp) en de functionele structuur,
zoals de gebruikers het systeem zien. Welke struc
tuur ook gekozen wordt - volgens Horsman de
functionele - deze wordt bepaald door de pro
grammatuur. En dit levert problemen. Program
matuur veroudert snel. Hoe moet dan de oude
structuur bewaard worden? Hoe kan een archiva
ris tientallen jaren na dato er nog voor zorgen dat
onderzoekers minimaal dezelfde informatie aan
een systeem kunnen ontlenen als ooit de 'archief
vormende' organisatie? Hoe moet de oude orde
gerespecteerd worden?
Voordat oplossingen voor technische, organisato
rische en financiële problemen gevonden kunnen
worden, zullen archivarissen een inzicht moeten
hebben in de consequenties van de automatisering
van de informatievoorziening in organisaties. Mis
schien zijn de oude archivistische concepten goed
bruikbaar, maar dan dienen ze wel opnieuw gefor
muleerd te worden. Uitgangspunt daarbij is dat
het archief niet een fysieke verzameling documen
ten is, maar dat het gaat om informatiesystemen
die het langdurig bewaren waard zijn. De archiva
ris zal zich tenminste iets van de concepten en be
grippen uit de informatica eigen moeten maken,
zoals hij/zij dat ook moest ten aanzien van de ad
ministratieve praktijk.
Discussie De discussie concentreerde zich
op een aantal punten. Waarom zou dat de archi
varis zich nu ineens wel moeten bemoeien met
de administratie van de archiefvormer, terwijl het
in het verleden zo vaak achterwege bleef? Verder
bestond er behoefte aan het aanscherpen van ar
chivistische definities, met name het begrip ar
chief. Geconstateerd werd dat het raadpleegbaar
houden van mlg's grote technische problemen
met zich meebrengt: de aanschaf, het beheer en
onderhoud van de machines, de software, het
regelmatig converteren en migreren van gege
vens. Daarnaast is er de vraag hoe het zit met de
software-licenties bij de geacquireerde gegevens.
Voor de acquisitie kan het van belang zijn voor
namelijk de aandacht te richten op organisaties
die over waardevolle informatie beschikken.
[44]
inspecteur nieuwe stijl?
De inleiding In zijn inleiding ging drJ.E.A.
Boomgaard van de Gemeentelijke Archiefdienst
Amsterdam op een aantal aspecten ten aanzien van
mlg's in vanuit zijn inspectiepraktijk in Amster
dam.
Termen met als kern het begrip 'informatie' voe
ren op het moment de boventoon. In recente vakli
teratuur met betrekking tot de moderne overheids
administratie komt het woord 'archief' bijna niet
voor. Den Teuling heeft in zijn recente artikel 'De
nieuwe kleren van de keizer' in het Nederlands Ar
chievenblad onder andere gewezen op een beteke
nisverschuiving van het begrip 'informatie'. In het
algemeen spraakgebruik was en is dit nog steeds een
samenvattende term voor alle vormen van produk-
ten van communicatie, ongeacht de vorm van vast
leggen of niet (ook mondelinge informatie is infor
matie) en ongeacht de toepasbaarheid van de ar
chiefwetgeving en alles wat daarmee samenhangt.
Geleidelijk aan is de term 'informatie' althans in het
bestuursjargon alleen op het geautomatiseerde deel
ervan gaan slaan. In de verklarende woordenlijst
bij het gemeentelijk automatiseringshandboek van
Amsterdam wordt een informatiesysteem ook in
die zin omschreven. Volgens dit handboek is een in
formatiesysteem een georganiseerde verzameling
mensen, apparatuur, procedures voor het ten be
hoeve van een bepaald doel vastleggen, opslaan,
verwerken en transporteren van informatie. Een
beperkt deel ervan zou weliswaar onder de archief
wetgeving vallen, maar tot nog toe is verzuimd dat
onderscheid helder te maken.
Ook het rapport van de Rekenkamer over het
MLG-beheer bij de rijksoverheid is onduidelijk
over de status van de mlg's. De onderzoekers stel
len dat als de Archiefwet nader wordt bezien, lang
niet alle mlg's binnen de wet vallen. Immers, deze
wet kent alleen aan die mlg's de status van archief
bescheiden in de zin van de wet toe die door de
overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en
naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.
De reikwijdte van de Archiefwet betreft dan belan
gen in de zin van bedrijfsvoering, verantwoording,
historisch en cultureel erfgoed.
De Rekenkamer gaat echter een wat merkwaar
dig pad op als zij de mlg's definieert die niet vallen
binnen de Archiefwet, namelijk mlg's die van be
lang zijn voor de politieke controle en voor secun
dair gebruik. De opvatting van de Rekenkamer dat
het belang van de politieke controle niet met de
Archiefwet zou worden beoogd, is voor een verras
sende constatering. Archieven worden juist be
waard in goede, geordende en toegankelijke staat
ten behoeve van de controle.
Interessant is ook de opvatting van het ministe
rie van Binnenlandse Zaken over mlg's. In een re
actie op het rapport van de Rekenkamer beroept
het ministerie zich op de Nederlandse archieftermi
nologie uit 1962. Biza stelt dat'de geaardheid waar
door bescheiden tot archiefbescheiden worden be
stemd, hierin is gelegen, dat het originele bewijs
stukken zijn, van specifieke handelingen van
degene die het archief vormt. De huidige mlg's le
veren weliswaar basismateriaal aan waarop over
heidshandelen wordt gebaseerd, maar vormen zelf
geen bewijsstuk. Anders gezegd, de mlg's kunnen
doorgaans heel nuttig zijn, maar ze vallen aldus
geïnterpreteerd niet onder de Archiefwet, en kun
nen dus niet daaraan worden getoetst'. Kortom,
men denkt dus dat het probleem van de mlg's
daarmee is opgelost.
Het Lexicon van Nederlandse archieftermen uit
1983 geeft een ruime omschrijving van archiefbe
scheiden: het zijn 'al die bescheiden die ongeacht
hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te be
rusten onder de instelling, persoon of groep perso
nen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit
hoofd van zijn/haar activiteiten of vervulling van
zijn/haar taken'.
In zijn Amsterdamse praktijk stelt Boomgaard
zich pragmatisch op: mlg's vallen onder de Ar
chiefwet en de gemeentelijke verordeningen. De
tegenpartij moet maar bewijzen dat het niet zo is.
Ten aanzien van de kwantiteit en de kwaliteit gaf
Boomgaard eerst een beschrijving van de gemeen
telijke organisatie na de bestuurlijke reorganisatie.
Deze reorganisatie betrof het indelen van de stad in
zestien stadsdelen, elk met zijn eigen door de bur
gers gekozen deelraad en dagelijks bestuur. Bij het
gehele reorganisatieproces is uitgegaan van de ge
dachte dat Amsterdam als 'concern' het beste kan
functioneren in een decentrale benadering van
burgers.
[45]
