pers vastgelegd. Daarom zijn vergaderingen van de
Staten-Generaal of van de Gemeenteraad open
baar. Daarom heeft de burger het recht beroep aan
te tekenen tegen een overheidsbeslissing. Het
openbaar bestuur wordt voortdurend op de vin
gers gekeken: door de vertegenwoordigende licha
men, door de pers, door georganiseerde belangen
groepen en waar nodig vinden correcties plaats,
soms uit eigen beweging, soms na tussenkomst van
een rechter of een ombudspersoon. Eigenmach
tig optreden, machtsmisbruik en corruptie wor
den zo tegengegaan en daarmee worden normen
gesteld.
Althans, dat is de bedoeling; de reputatie van
het openbaar bestuur is niet onweersproken. Toch
wil ik me voor alles keren tegen een al te cynische
houding. Dat zou in feite betekenen dat we capitu
leren voor een niet gewenste ontwikkeling. Men
sen die vingers op zere plekken leggen, blijven
noodzakelijk. Een voorbeeld daarvan is Paul Kuy-
pers. In een interview met NRC-Handelsblad van
enkele maanden terug geeft hij blijk van een som
bere kijk op de overheidsmachine, maar dat leidt
soms tot prikkelende observaties:
De overheid is geen learning system. Er
wordt niet geleerd van eerdere ervaringen.
Om te overleven heefteen bureaucratisch systeem
het nodig om zoveel mogelijk complicerende fac
toren buiten het gezichtsveld te plaatsen. De
overheid krijgt, vergeleken met andere organisa
ties, te maken met een geweldige hoeveelheid fei
ten, vragen en problemen. Het is te veel.
Kuypers bedoelt te zeggen dat in grote overheidsor
ganisaties voortdurend gereduceerd wordt, de wer
kelijkheid voortdurend versimpeld wordt om tot
maatregelen te kunnen komen. Maar wanneer een
maatregel niet succesvol blijkt te zijn, dan verbindt
de verantwoordelijke organisatie daaraan geen ge
volgen.
In elk geval is het onmiskenbaar dat de over
heid vanuit de samenleving een verwarrend grote
hoeveelheid signalen ontvangt. Daarbij moet de
overheid in toenemende mate keuzes maken,
want de middelen zijn niet onbeperkt en de
macht tot handhaven van maatregelen evenmin.
Grote verwachtingen leiden tot even grote teleur
stellingen. Maar dat ontslaat de overheid niet van
de plicht tot verantwoording, en wanneer nodig
tot verbetering. Kuypers zelf geeft aan dat daar
voor vaker het middel van de parlementaire en
quête gebruikt zou kunnen worden en dan vooral
niet pas in een stadium wanneer er een schandaal
achtige sfeer is ontstaan. Ik behoef u niet uit te
leggen welke cruciale rol archieven bij recente en
quêtes hebben vervuld.
De verantwoordingsplicht van de overheid heeft
echter ook nog een geheel ander aspect, namelijk in
zijn betekenis voor de individuele burger. De over
heid verzamelt talloze gegevens over mensen zoals
u en ik en baseert daarop beslissingen die vergaan
de gevolgen kunnen hebben: wordt er op een uitke
ring gekort? Wie gaat er in dienst? Moeten inentin
gen tegen polio worden verplicht? Bij deze besliss
ingen mag er niet 'uit de losse pols' gewerkt worden
en de registratie van de benodigde gegevens en het
daarop volgende beheer moeten zorgvuldig gebeu
ren. Kortom, een goed archiefbeleid is voor elk
overheidslichaam een vereiste, voor zijn eigen
functioneren, misschien - om met Kuypers te spre
ken - om wat meer een learning system te worden,
ten behoeve van verantwoording achteraf en ter be
scherming van de individuele burger, en het mag
dus nooit de resultante van toevallige belangen zijn
die kunnen wisselen met de waan van de dag.
De huidige archiefwet verbindt een maximum ter
mijn van vijftig jaar aan het tot stand komen van
openbaarheid, maar deze zal binnenkort terug
gebracht worden tot twintig jaar. Niet voor niets is
er ook een Wet Openbaarheid van bestuur geko
men. Openbaarheid heeft een preventieve wer
king, maar schept vooral een sfeer van: we hebben
niets te verbergen en dus mag je als burger inzien
wat je wilt en dat uiteraard kosteloos! Hoe belang
rijk de openbaarheidseis ook is, een absolute gel
ding heeft deze eis niet. Vooral het evenzeer legitie
me verlangen naar privacy-bescherming nood
zaakt tot beperkingen, maar die beperkingen zijn
altijd eindigend. Het toenemende gebruik van
computers bij de overheid voedt het verlangen
naar privacy bij de burgers en doet ons eens te meer
beseffen dat het beheer van bestanden - of die nu
uit papieren stukken of uit magnetische media be
staan - zorgvuldig en dus deskundig moet geschie
den.
[42]
De toenemende automatisering bij de overheid
kan er toe gaan leiden dat openbaarheid van ar
chieven in de toekomst een onmogelijkheid wordt.
Op dit moment zijn er systemen die gegevens be
vatten die u nooit - waren zij op papier vastgelegd -
voor vernietiging in aanmerking zou laten komen.
De bevolkingsregisters zullen in 1994 in alle ge
meenten vervangen zijn door een GBA-systeem,
waarbij mutaties tussen gemeenten via een net
werk worden afgewikkeld. De gehele vastgoedre
gistratie gaat 'in de computer'; het kadaster als
grondslag ervan, blijft niet achter.
Neemt u straks computertapes op in uw depot,
of heeft u er al een paar liggen in een uithoekje?
Hoe gaat u de openbaarheid van deze 'archiefstuk
ken' vorm geven? Laat u de wijze van raadpleging
aan de bezoeker over? Zoals een bezoeker nu zijn
leesbril meeneemt, neemt hij straks een bandlees-
apparaat mee naar uw studiezaal?
Om de kwestie nog wat moeilijker te maken
wijs ik u op een paar tendensen.
Het papieren archiefproduct kan altijd worden
teruggebracht tot de organisatie waar het werd ge
bruikt. U noemt het deftig: herkomstbeginsel.
Onderdelen uit elektronische archieven daarente
gen flitsen voortdurend van organisatie naar orga
nisatie. Het archief wordt een amoebe: het heeft
nooit meer een vaste gedaante!
De overheid probeert het simplificatie-dilemma
van Kuypers tegen te gaan door te decentraliseren
en te privatiseren. Overheidstaken zijn aan voort
durende verandering en verschuiving onderhevig.
De informatietechnologie biedt daartoe allerlei
mogelijkheden.
Met dit vervagende beeld van het archief voor ogen
moet u zich bezinnen hoe u uw taak als archivaris
gestalte kunt blijven geven. Primair als onderdeel
van een overheidsorganisatie die gehouden is zijn
handelingen zorgvuldig vast te leggen. Daarom
ook ontstond de idee van openbaarheid van ar
chieven. Maar laten we eerlijk zijn; de bezoekers op
uw studiezaal die hun eigen interesses volgen, zijn
zich nauwelijks bewust van het feit dat ze dit koste
loos kunnen doen, omdat onze rechtsstaat dat ver
eist. Hoe gaat u straks de genealogen in staat stel
len gebruik te maken van mlg's? Hoe bedient u
scholieren en studenten en de bewoner van een
huis-met-geschiedenis? Hoe snel wennen ze aan
de veranderende archiefdienst, hoe houdt u reke
ning met hun wensen? Archieven moeten - ook al
verandert de techniek - hun rol als cultureel erf
goed kunnen blijven vervullen voor een breed pu
bliek.
De Rekenkamer signaleerde al dat er bij depar
tementen veel onderzoeksmateriaal in de vorm van
mlg's werd aangetroffen, met een grote waarde
voor verdere bewerking en onderzoek. Blijft u
dan volhouden dat deze gegevens volgens de gel
dende procedures vernietigbaar zijn en laat u ze
wissen? Want mlg's bieden u naast problemen - ik
ben haast geneigd te zeggen: aanloopproblemen -
veel mogelijkheden. Ze nemen weinig plaats in; de
'informatiedichtheid' van moderne gegevensdra
gers is enorm. Zo bezien zijn er misschien wel mo
gelijkheden om bij selectie wat ruimhartiger te
zijn.
Of u uiteindelijk veel mlg's achter de kluisdeu
ren van uw eigen depot zult hebben moet worden
betwijfeld. Een goede oplossing voor de omgang
met gedigitaliseerde informatie zal veel samenwer
king vereisen. Maar zorgt u er wel voor dat u uw
verantwoordelijkheden kunt nakomen, ten op
zichte van uw bestuur door er voor te zorgen dat de
gegevens die onder verantwoordelijkheid van dit
bestuur zijn gevormd, zich in goede, geordende en
toegankelijke staat bevinden. En ten opzichte van
uw bezoekers door ze maximaal te laten profiteren
van de mogelijkheden die de moderne techniek
biedt.
Papier zal naar mijn stellige overtuiging een be
langrijke rol blijven spelen als opslagmedium voor
gegevens, maar in steeds toenemende mate naast
andere registratietechnieken. Wanneer u er niet in
zou slagen methoden te ontwikkelen om compu
terbestanden in uiteenlopende vormen voor het
nageslacht beschikbaar te stellen, dan zal niet al
leen het uitgangspunt van de openbaarheid van be
stuur schade leiden, maar zal ook blijken dat vele
van onze toekomstige bronnen voor de ontwikke
ling van de samenleving onontcijferbaar blijken te
zijn. Ik zou dat een verarming en een historische
vergissing vinden.'
Na de inleiding werd de problematiek rond de
[43]
