Machineleesbare gegevensbestanden
Verslag van een studiedag1
onder redaktie van R.S. Jonker
Machine Leesbare Gegevensbestanden, misschien beter bekend onder
de afkorting mlg's, zijn zeker sinds het verschijnen van het rapport
van de Rekenkamer in 19912 een begrip dat niet meer weg te denken is
uit de belevingswereld van archivarissen. Vanuit het bestuur van de
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (kvan en van
de kant van de Rijksarchiefdienst (rad) zijn het afgelopen jaar rappor
ten verschenen over dit onderwerp.'1 Zodra over mlg's gesproken
wordt, komen er ook vragen naar boven: wat zijn mlg's, zijn mlg's ar
chiefbescheiden, wat voor gevolgen kunnen mlg's hebben voor ar
chieven, archiefdiensten, inspectie, acquisitie, overdracht, selectie en
vernietiging, beheer, ontsluiting, conservering en het beschikbaarstel
len?
Niet zozeer om sluitende antwoorden te geven op zulke vragen,
maar meer om aan te geven dat mlg's een andere verschijningsvorm
zijn van gegevens met wellicht verstrekkende gevolgen voor het ar
chiefwezen, heeft de Koninklijke van op 18 november 1992 in Amers
foort een studiedag over dit onderwerp georganiseerd. R.S. Jonker
zorgde voor de schriftelijke neerslag daarvan.
Drs H. Ouwerkerk, burgemeester van Groningen,
introduceerde de thematiek van de studiedag met
de volgende inleiding.
'Het is riskant om in gezelschap van archivarissen
voorspellingen te doen. Alles wat je zegt kan later
tegen je worden gebruikt. Ik ga er namelijk van uit,
dat een schriftelijke neerslag van mijn verhaal zal
worden toegevoegd aan het archief van deze Ko
ninklijke vereniging. Maar bovendien beheert de
beroepsgroep van archivarissen de bronnen waar
uit de werkelijke loop der dingen kan worden afge
leid. Wat ligt meer voor de hand om dit verhaal over
een aantal jaren te vergelijken met deze bronnen,
waarna feilloos kan worden vastgesteld dat de Bur
gemeester van Groningen zich in het jaar 1992 aan
lichtzinnige fantasieën heeft schuldig gemaakt?
Het onderwerp van vandaag dwingt mij een blik
in de toekomst te werpen. Het past een vereniging
die net een 100-jarig jubileum achter de rug heeft
- dat u onder andere bij ons in Groningen heeft ge
vierd -, de ontwikkelingen in de komende honderd
jaar of in elk geval het eerste decennium daarvan
onder ogen te zien.
Bij 'Machineleesbare gegevensbestanden' lijkt
een actuele problematiek nog te ontbreken. Er is
sprake van grote achterstand op het gebied van
overbrenging van archieven, hier en daar zelfs zo
ernstig dat er in 1980 een gespecialiseerde dienst in
Winschoten is opgericht om deze achterstanden in
te lopen. Overigens staat het voortbestaan van deze
Centrale Archiefselectiedienst nu weer ter discus
sie. De aantasting van met name het negentiende-
eeuwse papier is zo ver voortgeschreden dat wvc er
[40]
Drs H. Ouwerkerk, burgemeester van Gronin
gen. Foto: Bureau van in- en externe betrekkingen
Gemeente Groningen
een speciaal 'Deltaplan' voor heeft. De vraag wat
bewaard moet worden uit de overvloed van papier
die door de overheid wordt geproduceerd, blijft ac
tueel. Voor archiefgebruikers wordt er al gauw te
veel vernietigd, voor de archivaris die tot taak heeft
overzicht te scheppen, mag het nog wel eens een
onsje meer zijn. Het zoeken naar een criterium dat
een voor iedereen bevredigende selectie mogelijk
maakt, staat gelijk aan het zoeken naar de Steen der
Wijzen.
De mlg's missen een dergelijke actuele dyna
miek. Toch vermoed ik - dat durf ik wel te voor
spellen - dat de problematiek die verbonden is aan
het bewaren van computergegevens voor herge
bruik, in complexiteit en maatschappelijk rele
vantie niet onderdoet voor de eerder genoemde
vraagstukken. Voor deze voorspelling bevind ik
mij gelukkig in goed gezelschap. De Algemene Re
kenkamer heeft een jaar geleden een rapport over
het beheer en de bewaring van mlg's bij de rijks
overheid uitgebracht. Twee dingen vielen mij bij
het doornemen van dit rapport op:
Het is voor de Rekenkamer een uitgemaakte
zaak dat onder talloze mlg's die op dit moment bij
het Rijk kunnen worden aangetroffen, er vele zijn
die een blijvende bewaring verdienen.
In die opvatting stond de Rekenkamer blijkbaar
alleen, want er werden binnen de administratie
nergens toegesneden en samenhangende maatre
gelen aangetroffen om de blijvende bewaring te
verzekeren.
Ik deel de mening van de Rekenkamer dat mlg's
evenals de klassieke papieren archieven voor blij
vende bewaring in aanmerking moeten kunnen
komen. In beide gevallen gaat het om gegevens die
een overheidsdienst voor het functioneren nodig
heeft. Waarom is er dan geen bewaarbeleid door de
Rekenkamer aangetroffen, hoewel het archiefwe
zen wettelijk vastgelegde procedures voor vernieti
ging kent, waarmee al sinds jaar en dag een bewaar
beleid ontstaat? Ik neem u dat niet kwalijk; archief
beheer en automatisering zijn nog dusdanig
gescheiden werelden, dat een onafhankelijk van el
kaar optrekken onvermijdelijk was. Daarmee kom
ik op mijn tweede voorspelling: die kunstmatige
scheiding gaat verdwijnen, maar u zult daarvoor
wel de nodige moeite moeten doen.
Om duidelijk te maken waarom ik het zinvol vind
dat archivarissen zich met mlg's bezig houden, wil
ik een poging doen de rol van de archivaris in het
openbaar bestuur te schetsen. In Nederland be
staat sinds 1918 wetgeving die betrekking heeft op
archieven. Het begrip 'openbaarheid' heeft daarin
steeds een belangrijke plaats gehad. De vorige Al
gemeen Rijksarchivaris Ribberink heeft bij diverse
gelegenheden benadrukt dat openbare archieven
tot de voorwaarden voor het functioneren van een
democratische rechtsstaat behoren. In een rechts
staat dient de burger het gevoel te hebben dat hij
niet aan willekeur is overgeleverd. Daarom zijn er
in de grondwet een aantal basisprincipes als vrij
heid van vereniging en vergadering en van druk-
[41 1
