2
Praktische consequenties
van Omslag in opslag
Het 'project Archiefbeheer', en bijgevolg de visie
neergelegd in Omslag in opslagmoeten dienen als
antwoord en als beleidsnota toegezegd aan de Re
kenkamer, volgens een van de auteurs van het rap
port P.H.M. Waters, in het hierboven al geciteerde
artikel in Overheidsdocumentatie zn ook volgens de
toezegging van de minister aan de Algemene Re
kenkamer. Edoch, 'expliciete antwoorden op deze
knelpunten (namelijk die gesignaleerd door de Re
kenkamer) vallen buiten het kader van het ontwik
kelen van een globale visie op de informatievoor
ziening.' Was dat de toezegging aan de Algemene
Rekenkamer? En was er behoefte aan alleen zo'n
globale visie? Waarvoor dienden de bovengenoem
de beleidsnota's, tussen 1979 en 1988, dan wel?
Nog grover wordt het als op dezelfde pagina de Al
gemene Rekenkamer (een van de 'controle-instan
ties') ervan wordt beschuldigd (slechts) met verou
derd toetsingsmateriaal op pad gegaan te zijn. De
Rekenkamer toetst al sinds jaren niet alleen op
rechtmatigheid (dus of de regels wel correct wor
den uitgevoerd), maar ook op doelmatigheid; dat
weten de auteurs van Omslag in opslag natuurlijk
best; dat men hiermee een goed rapport, waarvan
ook zij de inhoudelijke juistheid niet tegenspre
ken, onderuit wil halen, vind ik wat min.
Op pagina 24 wordt beweerd 'dat een document
hoofdzakelijk uit tekst bestaand volgens bepaalde
regels (bij voorbeeld de Archiefwet) opgeborgen,
ontsloten en vernietigd moet worden, terwijl dat
voor informatie in andere vormen niet geldt'.
Ik dacht dat van de vier betrokken auteurs er ten
minste drie een diploma middelbaar archiefamb
tenaar hadden, zodat zij de wettelijke en vakin
houdelijke definitie 'ongeacht de vorm' toch moes
ten kennen, en anders een zekere circulaire uit
1975 (ten overvloede: zie pagina 158 van de tiende
druk van de Schuurman en Jordens-editie van de
Archiefwet 1962) hadden kunnen produceren.
Natuurlijk is archief een onderdeel van informa
tievoorziening in letterlijke zin; als men informa
tievoorziening echter opvat in de zin van de bo
vengeciteerde rijksnota's (dus: alleen het geauto
matiseerde deel ervan), dan is het juist omgekeerd:
een deel van de geautomatiseerde informatie
maakt vanaf zijn ontstaan deel uit van 'bescheiden
door de overheidsorganen opgemaakt en naar hun
aard bestemd daaronder te berusten', dus het ar
chief. De conclusie dat 'de gehele organisatie ar
chief' is en dat 'het begrip archief zijn betekenis
verliest, die eerder nog zinvol was'(zelfde alinea) is
voor mij volstrekte wartaal; kennelijk overdrachte
lijk en niet-overdrachtelijk taalgebruik wordt door
elkaar gehaspeld.
Op pagina 73 lezen wij zelfs: 'Wat blijft er dus
van een begrippenkader rondom archiefbeheer
over. Radicaal gezegd: niets Handhaving van
extra begrippen en termen vermeerdert slechts ver
warring.' Inderdaad, een heldere afbakening van
de materie en de problemen is zonder terminolo
gie onmogelijk. Dus wij lossen alle problemen op
door de terminologie overboord te zetten. Onder
tussen haalt een stel ambtenaren nogmaals een mi
nisteriële toezegging omtrent een duidelijk begrip
penapparaat (een toezegging die ongetwijfeld door
diezelfde ambtenaren was voorbereid) onderuit.
Ook met een duidelijk begrippenapparaat alleen
lost men natuurlijk geen 300 km achterstand op;
maar een relatief eenvoudige arbeid als het verdui
delijken van het begrippenaparaat is natuurlijk wel
het begin; zelfs dat is blijkbaar al te veel gevraagd.
De ontwikkeling en verschuiving van het begrip
informatie is hierbij grafisch weergegeven.
Verduidelijking wordt niet bereikt door, zoals
Omslag in opslag Aottieder stuk informatie, onge
acht zijn vorm, archiefstuk of niet, dan maar een
voudig informatie te noemen. Verandert dat iets
aan een feitelijke situatie voor het klassieke ar
chiefbeheer? Natuurlijk scoort een informaticus
meer waardering, zowel moreel als materieel, maar
krijgt er één dossiervormer en -selecteur door
naamsverandering waardering en promotie? Daar
prikken functiewaardeerders onmiddellijk door
heen. Wanneer men een beleidsnota naar buiten
presenteert, kan men echter zich de luxe van een
enigszins verhullend taalgebruik niet meer permit
teren. Duidelijkheid en concrete antwoorden op
concrete problemen zijn dan vereist.
Een belangrijk facet van Omslag in opslag is de
belangentheorie. Deze blijkt een geschikt voor
wendsel te zijn om iedere coördinerende verant
woordelijkheid of uitvoerende taak van Biza af te
[138]
schuiven. De beheersregels moeten gesteld worden
door het niveau in de instelling dat bij de archief
vorming Omslag in opslag, 28, zegt: het beheren
van de bedrijfsinformatie) 'belang heeft, in de
meeste gevallen de afdelingen als kleinste organisa
torische eenheden'.
'Het belang van het bijhouden van informatie
ter verantwoording ligt daarentegen verder weg
van de eigen belangen van zo'n eenheid. Regels
voor het onderhouden van die informatie kunnen
dus beter op een coördinerend niveau opgesteld
worden'. Verantwoording vindt echter veelal plaats
met dezelfde oorspronkelijke, authentieke en niet
geaggregeerde gegevens van de afdeling.
Hetzelfde geldt voor de bovendepartementale
regelgeving omtrent het bewaren van informatie
voor later historisch onderzoek; ook dat betreft de
zelfde archiefbescheiden, documenten of informa
tie, waarvoor de beheersregels volgens Biza op het
laagste niveau moeten worden uitgedacht. Op pa
gina 62 wordt nog eens expliciet gezegd dat de
stuurgroep geen voorstel doet voor regels omtrent
de concrete interne verantwoordelijkheden. Pagi
na 69 vervolgt: 'De meest algemene regel legt die
verantwoordelijkheid eenduidig bij de lijnfunctio-
naris'. Hiermee is kennelijk bedoeld (want ook
hier ontbreekt de definitie) de met de uitvoering
van een bepaalde taak belaste ambtenaar; (eerder
sprak Omslag in opslag trouwens nog over de afde
ling als kleinste eenheid)
De meest absurde toepassing van deze belangen
theorie betreft de selectie en vernietiging. Immers,
de lijnfunctionaris beheert en bepaalt welk gedeel
te van de informatie, namelijk dat gedeelte waar hij
belang bij heeft, wordt bewaard ten dienste van dat
belang (p. 103); zelfcontrole is daarbij een eigen
belang (p. 105), zodat de lijnfunctionaris ook be
paalt welk deel voor verantwoording (aan de hiër
archie, aan het publiek, aan de geschiedschrijving)
ten nutte kan komen. Eerder hadden wij al gezien
dat het belang van controle en verantwoording ho
ger of elders in de hiërarchie wordt geregeld, en
voor de historie ligt dat nog verder weg. Dat is dus
een interne tegenstrijdigheid: worden de beheers
regels nu toch op het hoogste niveau gesteld?
Niet alleen een interne tegenstrijdigheid, maar
ook een onmogelijke en gevaarlijke praktijk wordt
hier gecreëerd. Als de lijnfunctionaris al beslist
heeft dat hij iets niet bewaart, komt degene die hem
om verantwoording vraagt er niet meer aan te pas
en één 'belang' verder, de historie, al helemaal niet
meer.
De boekhouder bepaalt wat de accountant mag
zien. En wat zegt Omslag in opslag 'De behoefte
aan verantwoordingsinformatie zou moeten afne
men naarmate vertrouwen toeneemt. Herkenbare
zelfcontrole kan vertrouwen vestigen.'
De keizer loopt niet eens meer in zijn hemd,
maar Collega's, die doorgaans zakelijk optreden
en zeer behoorlijke dingen presteren, presenteren
deze kolder als 'een overtuigend idee, een nieuwe
beleidsvisie')p. 5).
Er staan echter nog een paar onpraktische zaken
in die commentaar of juist geen commentaar be
hoeven.
Pagina's 107-109: de Rijksarchiefdienst (hoeveel
formatieplaatsen heeft de Rijksarchiefinspectie of
andere acquirerende afdelingen?) moet met de
lijnfunctionaris (hoeveel zijn dat er wel niet?) ofie-
mand door hem op zijn beurt aangewezen (demo
cratie op de werkplek?) overleggen over het belang
dat onze erfgenamen bij een bepaalde situatie zou
den kunnen hebben.
De Rijksarchiefdienst heeft recht van entree en
overleg en de gelegenheid aanbevelingen te doen
omtrent de bewaring van informatie; bij uitblij
vende overeenstemming kan hij 'arbitrage enzo-
voort'inroepen. Commentaar overbodig.
Coördinatie blijkt op pagina 116 ook al een taak
van de lijnfunctionaris te zijn: hij moet bepalen
hoe de inhoud van zijn informatievoorziening zich
verhoudt tot de informatievoorziening van andere
organisaties.
Wie ooit dienst- of persoonlijke archieven van
techneuten heeft gezien (en daar reken ik iedere
uitvoerende ambtenaar onder, zelfs een archivaris
of archiefinspecteur), weet dat zij zelden of nooit
aan selectie toekomen, of alles willen bewaren en
als zij dan toch selecteren, veel te rigoureus haast
werk afleveren. Dat zij dan ook nog eens zouden
willen nagaan wat collega's aan informatie verza
melen en (blijvend) bewaren, dat is een zeer onno
zele veronderstelling.
Op pagina 110 wordt de aanwezigheid van de
[139]
