De studiezaal: het visitekaartje
van de archiefdiensten
A.M. Roding-Abelmann en S.F.M. Plantinga
A system that was prepared to consider
the needs of the researcher as paramount.
In de Rijksarchiefdienst hoort men de laatste twee jaren bij tijd en wijle
kreten als 'excellente dienstverlening' of'conservice'. Geen degelijk be
leidsplan of visie slaat deze terminologie over. Maar wat is nu precies ex
cellente dienstverlening? Het recentelijk gepubliceerde enquêteverslag in
het Nederlands Archievenblad (1991, 282-292) van Marijke Bruggeman
en Annelies Vermaas toont aan dat er zeker nog het een en ander man
keert aan de dienstverlening in het archiefwezen. Hebben archivarissen
zo weinig te bieden aan het publiek op de studiezaal of overvraagt dit pu
bliek de archivaris? Twee medewerkers van de Rijksarchiefdienst die van
wege hun taak nauw verbonden zijn met het werk op de studiezaal, heb
ben zich over deze problematiek gebogen en geprobeerd enige ordening
te scheppen in de wereld van de dienstverlening en de publieksvriende
lijkheid.
[82]
Het Rijksarchief in Drenthe;
een heroriëntering
op de dienstverlening
Het aantal bezoekers dat jaarlijks het Rijksarchief
in Drenthe bezoekt stijgt. Eind 1990 werd de magi
sche limiet van 2000 gehaald, een limiet die ook
eind vorig jaar gehaald werd en die in vergelijking
met tien jaar geleden een verdubbeling inhoudt.
Opmerkelijker is dat er ook sprake is van een forse
toename van het aantal bezoeken. In totaal werden
ruim 7300 bezoeken afgelegd, 360 meer dan vorig
jaar en 613 meer in vergelijking met 1989. Ook is
het aantal eenmalige bezoekjes aanmerkelijk ge
daald. Uit de reeds aangehaalde enquête blijkt dat
over het algemeen de dienstverlening in het Rijks
archief in Drenthe niet over de gehele linie goed uit
de verf komt; zo is de eerste opvang bij de receptie
niet toereikend voor wat betreft de informatiever
strekking, en in de studiezalen werd de dienstverle
ning tijdens de lunchpauzes als niet optimaal geka
rakteriseerd. Ook laat het gebouw zelf te wensen
over als het gaat om een goede publiekstoeganke-
lijkheid en duidelijkheid. Niettemin scoort de
dienstverlenende houding en de behulpzaamheid
hoog. Gelukkig maar, want op die houding was on
dermeer een ingrijpende verandering gebaseerd die
begin 1991 gerealiseerd werd, en waarvan men nu
in de evaluatiefase verkeert. Overigens is dit veran
deringsproces zeker nog niet afgerond en zal voort
durende oriëntering op de dienstverlening in de
toekomst belangrijk zijn en blijven.
De oude situatie tot mei 1991
Al een tiental jaren was het studiezaalapparaat ge
baseerd op de alom gangbare indeling genealogie
en niet-genealogie. De genealogische bezoeker
moest zijn heil zoeken in een betrekkelijk kleine
ruimte in het oude gedeelte van het gebouw, slecht
geventileerd en voor wat betreft de lichtinval voor
de microfilmreaders erg ongunstig. De niet-gene-
alogen konden vrij ademen in de riante 'weten
schappelijke' studiezaal, waar ook nog een entresol
ingebouwd is. De ontwikkeling van de laatste tien
jaar laat een aanvankelijke stijging zien van het
aantal genealogische bezoekers, gevolgd door een
toename van het onderzoek in bronnen die voor
een uitbreiding van dit genealogische onderzoek
noodzakelijk zijn. Daarnaast bleek de scheiding
genealoog/niet-genealoog nogal willekeurig te zijn
en geheel afhankelijk van de presentatie van de be
zoeker en de interpretatie van de receptioniste.
Bijna synchroom aan deze ontwikkeling loopt
de toenemende bezorgdheid over de conservering
van ons cultureel erfgoed, waarvan de archieven
een onmiskenbaar onderdeel vormen en herbe
zinning op een meer efficiënte dienstverlening in
de studiezaal. Deze twee ontwikkelingen leidden
tot een beleid waarbij veel geraadpleegde en in
slechte materiële staat verkerende archiefbestan
den op vervangende drager werden gezet. Daarbij
werd ARCHEION, het geautomatiseerde archiefbe
heersysteem in de Rijksarchiefdienst, geïnstal
leerd, waardoor het halen en brengen van aange
vraagde archiefstukken aanzienlijk vergemakke
lijkt werd.
De organisatorische veranderingen
De eerste stap was de invoering van ARCHElONop
de studiezalen en de verhuizing van het hoofd Stu
diezalen en Inlichtingen uit het 'glazen hok' in de
wetenschappelijke studiezaal naar een werkruimte
op de eerste verdieping. Na een korte gewennings
periode volgde de tweede stap: de omdraaiing van
de studiezalen. De kleine genealogische studiezaal
werd verplaatst naar de benedenverdieping van de
voormalige wetenschappelijke studiezaal en werd
heringericht. De inmiddels op vervangende drager
gezette archiefbestanden vonden hun plaats op de
entresol in deze zelfde studiezaal die officieel de
naam 'Studiezaal Vervangende Drager' kreeg. In
de zaal werden werkbladen aangebracht waarop de
microfilmreaders voor de Burgerlijke Stand neer
gezet werden en op de entresol eveneens werkbla
den voor microfiche- en microfilmreaders zonder
muntapparaat. Een zelfbedieningskopieerapparaat
voor de kopiedelen en boeken en tijdschriften, een
microfilmreader-printer en een zelfde apparaat
voor de microfiches verhogen de zelfredzaamheid
van de bezoeker. Ten behoeve van de raadpleging
van de microfichebestanden is een systeem van sig-
naleringskaarten aangeschaft.
[83]
