IDS]
terie over de voortgang van de automatisering.
Slechts af en toe wordt in deze stukken een relatie
gelegd naar andere informatievormen, zoals in een
brief van de minister van Binnenlandse Zaken
(stuk 20644, nr- 7) van maart 1990, bladzijden 22-
23. (Toen was intussen het hierna te vermelden
rapport van de Algemene Rekenkamer al versche
nen.) Het vervolg hiervan is een Besluit Informa
tievoorziening in de rijksdienst Staatscourant 1991
nr 20), waarbij het besluit van 1981 Staatscourant
1981, nr 9) werd ingetrokken. In dit besluit werd,
evenals in de nota, coördinatie in het algemeen op
nieuw aan de minister van Binnenlandse Zaken
opgedragen, maar die op deelgebieden aan afzon
derlijke ministers. De meerjarenplanning voor
plannen van interdepartementaal belang moet wel
aan de minister worden gestuurd, die de vrijheid
heeft commentaar te leveren.
Het stuk gaat eraan voorbij dat produkten van
automatisering, voor zover zij in de termen van de
Archiefwet 1962 vallen ('ongeacht hun vorm'), al
tijd van interdepartementaal belang zijn, om de
dóódsimpele reden dat de Rijksarchiefdienst on
der een ander ministerie, namelijk wvc, ressor
teert (alleen automatisering bij wvc zou naar de
letter dus geen coördinatie behoeven).
In deze stukken, uitgezonderd de Nota Archief-
beleid en de motie Poppe/Dijkstal, valt op dat zij in
tegenstelling tot de Nota Documentaire informa
tieverzorging uit 1981 alle vrijwel uitsluitend de au
tomatisering betreffen, met andere woorden, dat de
automatisering zich geheel buiten de andere infor-
matiebeherende sectoren af is gaan spelen en daar
bij tevens de term 'informatievoorziening' exclusief
voor zich heeft weten te annexeren: automatisering
en informatievoorziening zijn synoniem geworden.
Als bewijs hiervoor voer ik aan de verklarende
woordenlijst bij de genoemde Bios-nota, waarin
alleen de zeer algemene termen 'basisregistratie' en
'documentaire informatievoorziening' eventuele
andere informatiedragers, zoals papier en micro
film, weliswaar niet expliciet uitsluiten. Termen als
ordeningsplan, archiefcode, decimale code, dossier,
post, bibliotheek, grijze literatuur komen er echter
niet in voor, hoewel deze elk op zich ook automati
sering in enige vorm wel degelijk toelaten. Onder
'informatievoorziening' valt deze woordenlijst defi
nitief door de mand, door dit exclusief te verklaren
met termen als systeembeheer en informatiebeheer.
We hebben hier dus met cirkeldefinities te maken.
Natuurlijk is ook een dossierverzameling een infor
matiesysteem, maar de gehele context wijst erop dat
deze in het geheel niet bedoeld wordt.
Toch waren toen ook al de geautomatiseerde ge
gevensbestanden, die zeker onder de Archiefwet
1962 vielen, in opkomst.
Tegelijk met deze ontwikkeling trad op het ge
bied van de klassieke informatievoorziening een
neerwaartse spiraal op, zowel in kwalitatieve als
in kwantitatieve zin. Bij alle bezuinigingsopera
ties van de laatste jaren zijn die beleidssectoren die
het dichtst bij het vuur zitten, er natuurlijk het
meest in geslaagd hun positie veilig te stellen, zo
dat de ondersteunende afdelingen, zoals de alge
mene secretarieën, onevenredig zwaar getroffen
werden en worden; ook dat verschijnsel beperkt
zich overigens niet tot de rijksdienst (ook het voor
de lagere overheden werkende VNG-adviesbureau
odrp beschouwt soD-i-registratoren als lbo-
niveau, terwijl de minimale MAVO-vooropleiding
met enkele jaren praktijkervaring alsmede het
werkniveau toch tot een MBO-conclusie zou moe
ten leiden; de meeste diensthoofden zijn gelukkig
wijzer).
Het natuurlijk gevolg van kwaliteitsverlies en
verminderde dienstverlening op het centrale ni
veau is dat elders in het apparaat een steeds grotere
wildgroei aan clandestiene schaduwarchieven ont
staat, een verschijnsel dat zelfs met een goed wer
kend centraal apparaat voortdurende oplettend
heid vergt. Ik kom op de personeelsproblematiek
straks nog terug.
De term archiefbeheer was overigens niet geheel
uit het gezicht verdwenen. In een rapport Archief
beheer en -behoud bij het Rijk van 29 augustus 1988
noemde de Algemene Rekenkamer tenminste weer
man en paard (Tweede-Kamerstukken, zitting
1987-1988, nr 20665, nr 2)- Ik citeer hieruit het
deel van de conclusies dat op niet-overgebrachte
archieven betrekking heeft, op pagina's 42-43:
'Op basis van het onderzoek stelde de Rekenka
mer vast dat op departementen en de betrokken
diensten geen duidelijk inzicht bestaat in de om
vang, de jaarlijkse groei en de kosten van de ar
chiefvorming. De hoofden van de algemene secre
tarieën hebben onvoldoende bevoegdheden en in-
[i34]
strumenten om in de praktijk het archiefproces te
kunnen beheersen.
Knelpunten zijn kwantitatief en kwalitatief on
voldoende personeel en de automatiseringsont
wikkeling. Er bestaan aanzienlijke achterstanden
in de schoning en bewerking van de departemena-
le archieven. Schattingen omtrent de achterstand
lopen uiteen van 300 tot 600 kilometer. De bijdra
ge die de cas, gezien haar verwerkingscapaciteit
van 6 kilometer per jaar, in het inlopen van deze
achterstand kan leveren is ontoereikend. De coör
dinerende functie van de minister van Binnen
landse Zaken krijgt onvoldoende gestalte...
De Rekenkamer concludeert dat gezien de ge
constateerde knelpunten de minister van Binnen
landse Zaken en zijn ambtgenooot van Welzijn,
Volksgezondheid en Cultuur er niet in slagen de
noodzakelijke voorwaarden te scheppen waarmee
het archiefproces op adequate wijze beheerst kan
worden. Een en andere heeft negatieve gevolgen,
dan wel kan dergelijke gevolgen hebben zowel voor
de kwaliteit van de documentaire informatiever
zorging als voor de archieven als cultuurgoed en de
mate van toegankelijkheid daarvan.
De Rekenkamer acht het noodzakelijk dat de
ambtelijke en politieke leiding hun aandacht voor
het gehele archiefproces en de oplossing van de
knelpunten intensiveren. Bij het verstrekken van
informatie aan de Tweede Kamer zal het aankondi
gen van concrete maatregelen niet achterwege mo
gen blijven'.
Naar aanleiding van dat rapport gestelde vragen
werden op 12 december 1988 door de minister van
Binnenlandse Zaken beantwoord. De eerste vraag
aan de minister betrof de aard van de bevoegdhe
den van de minister van Binnenlandse Zaken als
coördinator. Het antwoord (stuk 20665, nr 6) was:
geen andere bevoegdheden 'dan die zijn toegewe
zen aan alle eerstverantwoordelijke beleidsperso-
nen... Meer bevoegdheden zijn niet nodig, naar
onze mening moet ervoor gewaakt worden dat de
eerstverantwoordelijke bewindspersonen op de
stoel van de andere ministers gaat zitten'.
Dit wordt dan iets teruggenomen met termen
als randvoorwaarden stellen, voorstellen doen om
trent, intensieve gedachtenwisseling.
Aan de Algemene Rekenkamer werd door de
Tweede-Kamercommissie gevraagd bij wie er geen
behoefte blijkt te bestaan aan sturing en coördina
tie door de coördinerende afdeling van het minis
terie van Binnenlandse Zaken ten aanzien van de
automatisering. Deze bleek bij de algemene secre
tarieën niet te bestaan wegens de eigen specifieke
situaties of ondersteuning door automatiserings
bedrijven.
Er worden twaalf concrete punten genoemd
waarop de minister activiteiten zal ontplooien om
de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde
knelpunten op te lossen.
In het kader van dit artikel zijn relevant de num
mers 2, 3, 4, 5, 7, 11 en 12:
'2 het ontwikkelen van een beleidsvisie op doel en
nut van documentair administratieve ondersteu
ning
3 het geven van een nadere invulling aan de rol
van de ministers van Binnenlandse Zaken en van
Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur op het ge
bied van de archivering
4 het doen van onderzoek naar de mogelijkheden
tot herziening van de functiereeksen voor archief-
personeel
5 het maken van een duidelijke omschrijving van
het begrip documentaire informatie en van daar
onderliggende begrippen voor zover deze het ar
chiefbeheer betreffen
7 het doen van onderzoek naar de status van ge
automatiseerde informatiedragers
11 het verzekeren van het voortbestaan van de
Centrale Archief Selectiedienst
12 het tot stand brengen van aangepaste regelge
ving op basis van het vernieuwde wettelijke kader
en rekening houdend met technologische ontwik
kelingen.'
De minister vervolgt:
'Het resultaat van al die activiteiten moet zijn
dat de onderscheiden ministeries de knelpunten in
de eigen archiefzorg kunnen oplossen... Daar
naast wordt er een nieuw project Archiefbeheer
opgezet.
Dit laatste project omvat activiteiten waarvoor
de primaire verantwoordelijkheid bij Binnenland
se Zaken ligt en waarvoor nog geen projectstruc
tuur bestond. In dit project wordt ook inhoudelijke
