1
Centraal en decentraal; klassieke
dragers en automatisering
Het gaat hier om een taaie materie, en ik zal probe
ren de belangrijkste ontwikkelingen van de laatste
twaalf jaar aan te geven. De eerste ontwikkeling
is de discussie over klassiek centraal archiefbeheer
en decentraliserende tendenties: zoveel mogelijk
taken en bevoegdheden naar kleinere en lagere
onderdelen in de organisatie toeschuiven. Los hier
van staat als tweede de ontwikkeling van de toepas
sing van geautomatiseerde informatiesystemen;
daar voor automatisering per ministerie of grote
dienst een centrale coördinatie alleen al om een
financële reden vereist is, gaat dat eigenlijk dwars in
tegen de decentraliserende beweging bij de klassie
ke informatiedragers.
Daartussendoor treedt als derde ontwikkeling
een betekenisverschuiving op van het begrip infor
matie. In het algemeen spraakgebruik was en is dat
nog steeds een samenvattende term voor alle vor
men van produkten van communicatie, ongeacht
de vorm van vastleggen of niet (ook mondelinge
informatie is informatie) en ongeacht de toepas
baarheid van de archiefwetgeving en alles wat
daarmee samenhangt. Geleidelijk aan is de term
informatie althans in het bestuursjargon alleen op
het geautomatiseerde deel ervan gaan slaan. Een
beperkt deel ervan valt weliswaar onder de archief
wetgeving, maar tot nog toe - en dat is het vierde
aspect - is verzuimd om dat onderscheid helder te
maken. Het valt buiten het kader van dit artikel
om dat hier systematisch te doen, maar ik kan er
toch ook niet helemaal omheen.
Ik heb eigenlijk geen andere keus dan deze vier
aspecten ongeveer in chronologische volgorde van
de stukken te behandelen, om ten slotte uit te ko
men op mijn kritiek op Omslag in opslag. Dit ge
schrift geeft impliciet aan dat coördinatie van ge
centraliseerd of gedecentraliseerd archief- en over
ig informatiebeheer binnen één ministerie of
binnen de rijksdienst als geheel niet gelukt is, en
dat coördinatie daarom ook niet nodig is, ja volle
dig uit de tijd. Wie verder wil kijken dan zijn neus
lang is (en de Rijks- en andere archiefdiensten
moeten dat wel doen), die moet dan ook zelf maar
het puin opruimen dat door de administraties is of
zal worden overgelaten; alles wat naar coördinatie
zweemt moer eveneens door de (Rijksarchief
dienst worden overgenomen.
En dan nu de chronologie.
Het Koninklijk Besluit Algemene Secretarie-aangele
genheden (kb-asa) van maart 1980 gaat uit van
een centraal beheer van het dynamisch en het sta
tisch, nog niet overgebrachte archief van de Haag
se departementen. Alle afwijkende archiefvorming
- bij secretaresses of kabinetsafdelingen of met ty
pisch uitvoerende taken belaste onderdelen van de
organisatie - wordt daarbij in principe als clandes
tien beschouwd. Bij vele kleinere overheidsorgani
saties is dat nog steeds zo en de omvang van het ap
paraat - zowel in organisatievorm, in personeel als
in ruimtebeslag uitgedrukt - is dan ook in de ogen
van velen een van de wezenlijke oorzaken van de
ontoereikendheid van dit kb-asa.
Dat is geen reden om het dan ook maar zon
der meer in te trekken. In wezen is het kb natuur
lijk ook weinig meer dan een niet al te vergaande
modernisering van het uit 1950 daterende besluit
Post- en Archiefzaken Rijksadministratie (K425).
In een Beleidsnota Organisatie en Informatie
voorziening (Tweede-Kamerstukken zitting 1979-
1980, nummer 1 5845 nrs 1 en 2) deelde de minis
ter van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer
zijn zienswijze mee over automatisering; dat was in
oktober 1979. Er zit bij dat stuk een aparte bijlage
over de coördinerende bewindsman. Uit dit stuk
vloeide voort een Besluit Informatievoorziening in
de Rijksdienst, dat in januari 1981 Staatscourant
nr 9) werd ingevoerd en dat zoals te verwachten
een sterk centraliserende tendens had. Automati
seringsplannen moesten aan Binnenlandse Zaken
worden voorgelegd, al stond er niet bij of de minis
ter een andere dan adviserende bevoegdheid had,
en hetzelfde gold voor afzonderlijke automatise
ringsprojecten als er tevoren geen plannen waren
ingediend.
In maart 1981 heeft de minister van Binnen
landse Zaken een nota Documentaire informatie
verzorging in de Rijksdienst aan de Tweede Kamer
gestuurd (Kamerstukken zitting 1980-1981, nr
16693) waarin een duidelijke regelgeving werd
aangekondigd en bevordering van de samenwer
king tussen instanties van de rijksoverheid die zich
[132]
met dit terrein bezig hielden. Voor het eerst werd
geprobeerd de diverse vormen van informatie -
klassiek en electronisch - met elkaar in verband te
brengen. De nota noemde het besluit van twee
maanden tevoren - toch duidelijke regelgeving -
merkwaardigerwijze in het geheel niet; wel de nota
van het vorige zittingsjaar.
De vragen die de Tweede-Kamerleden stelden,
probeerden vooral een meer concreet overzicht
van de minister te krijgen over lopende en geplan
de projecten; wat was er nieuw ten opzichte van de
nota van het jaar tevoren?
In de beantwoording (16693 nr- 4> 'n februari
1982) werd de documentaire klassieke) kant van
de informatieverzorging inderdaad en terecht bin
nen het kader van de informatievoorziening als ge
heel geplaatst en de mogelijkheid tot automatise
ring aangegeven. De minister verklaarde ook: 'He
laas is de coördinatie nog niet tot volle wasdom
gekomen'.
In een motie-Dijkstal werd de minister of de
staatssecretaris vervolgens uitgenodigd vóór eind
1983 zijn beleidsvoornemens voor een 'adequate
geautomatiseerde documentaire informatieverzor
ging' over te leggen, omdat de nota deze voorne
mens niet bevatte.
Het begrip informatie schuift hier dus al in de
richting van de geautomatiseerde: de nota zelf had
ook de andere typen informatie nog beschreven.
Dat de minister geen beleidsvoornemens had, was
goed gezien. Pas halverwege 1984 reageerde de
staatssecretaris. In deze reactie wordt een aantal
geïntegreerde netwerken en de bijbehorende orga
nisatorische en technische middelen toegezegd. Er
ligt nog steeds een sterke nadruk op de coördine
rende taak van de minister van Binnenlandse Za
ken ten opzichte van de andere ministeries, echter
zonder dat de minister technische specificaties wil
opleggen: coördinatie gaat niet zover als centrale
sturing. Hoe men hiermee op twee paarden tracht
te te wedden zal uit het vervolg blijken.
Voor elk ministerie afzonderlijk wordt de cen
trale taak van de klassieke papieren-documenten
verzorgers in algemene secretarie (alsec) en bibli
otheek en documentatie (bidoc) gehandhaafd,
evenals die van de automatiseringsafdelingen.
Het werd daarna een tijd stil, maar uit het ver
volg blijkt ook dat niet de wetten in de weg ston
den, maar de praktische bezwaren.
Buiten de rijksdienst deden zich natuurlijk gelijk
soortige problemen voor. Waar deconcentratie
en decentralisatie onontkoombaar waren, slaagde
men er toch meestal in om een redelijk centrale
coördinatie te handhaven; voor de automatisering-
waarmee grote bedragen gemoeid zijn - ligt dat na
tuurlijk voor de hand, maar voor de klassieke
papieren informatiedragers was dat bepaald min
der. Onder deconcentratie versta ik in dit verband
dat de dossiers of andere documentaire verzamelin
gen op papier wel worden verspreid, maar de ver
zorgers ervan onder één elders zetelende chef blij
ven vallen, en van decentralisatie spreekt men, als
de eenheden ook qua personeelsbeheer zelfstandig
worden. Om verkokering en dossiervorming met
parallel lopende, maar elk op zich onvolledige be
standen te vermijden, is daarbij een centrale coör
dinatie noodzakelijk. Waar die ontbrak kreeg men
uiteraard, ook ver vóórdat de automatisering om
zich heen greep, problemen met onvolledige dos
sierverzamelingen tijdens de administratieve af
handeling en de even tijdrovende als noodzakelijke
samenvoeging en selectie van de dossiers achteraf.
In 1985 werd door de minister van Welzijn, Volks
gezondheid en Cultuur de Nota Archiefbeleidmge-
diend (kamerstuk Tweede Kamer 1984-1985, nr.
19068 1 en 2). Naar aanleiding daarvan werd in
maart 1986 een motie-Poppe/Dijkstalaangenomen,
waarin (nogmaals) gevraagd werd naar coördinatie
('eenduidig beleid vanuit diverse ministeries')De
ze werd in december 1987 gevolgd door een motie
Kohnstamm (Tweede Kamer 1987-1988, nr.
20200, hoofdstuk vn, nr. 20 naar aanleiding van
de begroting van Binnenlandse Zaken), waarin
ook al naar coördinatie werd gevraagd en de ver
sterking daarvan, en met name ook de politiek-in-
houdelijke sturing ten aanzien van het functione
ren van de rijksdienst, de verhouding tussen de be
stuurslagen en de dienstverlening aan de burgers.
Bovendien werd de minister gevraagd vóór 1 mei
1988 te reageren.
Deze reactie kwam in de vorm van de notitie of
Beleidsnota Informatievoorziening openbare sector
(bios) (Tweede-Kamerstukzitting 1987-1988, nr.
20644, nrs- 1 en 2)- Deze betrof weer uitsluitend
de automatisering, evenals de daarop volgende
aanvankelijk jaarlijkse rapportages van het minis-
[133]
