ren, dan is het deze wel. Waarbij het aardig is op te
merken dat het profijt tot op heden misschien zelfs
nog sterker is geweest bij de lagere overheden dan
bij het Rijk, tenminste afgaande op de ervaringen
in mijn provincie.
In Omslag in opslag wordt er vanuit gegaan dat
een (overheids-)organisatie in zijn geheel in feite
archief is, aangezien er overal informatie aanwezig
zou zijn (inclusief de hoofden van de ambtenaren
zelf?). Dat leidt in de optiek van het boek tot de
conclusie om de gehele organisatie archief te noe
men. Aangezien dat wat stoffig overkomt, luidt de
volgende stap: 'Aldus verbreed heeft "archief" in
de enge betekenis geen bestaansrecht meer' (p. 24)
en 'Zonder afscheid van archief is terugkeer naar
informatievoorziening onmogelijk.' Met dit soort
statements en redeneringen, die bovendien almaar
herhaald worden, is het boek overladen. En dat
terwijl er nergens concreet inhoud aan zaken is ge
geven: 'het beoogt veeleer een algemeen perspec
tief te bieden.'
Omdat het hierdoor moeilijk is om concreet en
effectief op de materie in te gaan, belichten we hier
slechts enkele aspecten. Door archieven en docu
menten af te willen schaffen en alleen over infor
matie te spreken, ontkennen de samenstellers juist
de functionele eigenschappen van de eerste begrip
pen, waardoor de verschillende vormen en waar
den van informatie kunnen worden gescheiden. In
dat opzicht lijkt het rapport soms een contradictio
in terminis. Keer op keer wordt uitgesproken dat
de archieven te groot zijn en dat er veel geselec
teerd en vernietigd moet worden, maar aan de an
dere kant wenst men de informatieaanvoer ongeli
miteerd uit te breiden. Door alle gegevensverza
melingen aan elkaar te koppelen, hoopt men tot
eert ideale informatievoorziening te geraken. Maar
dan geef ik professor Idenburg (Bestuurs- en be
leidswetenschappen, kub) helemaal gelijk. Hij
waarschuwt regelmatig tegen de hedendaagse in
formatie-overlast: kwantitatieve groei van infor
matie door beleid en automatiseringsmiddelen ge
koppeld aan een vrijwel evenredige kwalitatieve
afname. Juist door alles onder informatie te plaat
sen, ontstaat het gevaar van een einde aan de be
staande gestructureerde en geselecteerde informa
tievoorziening (inclusief archief.). Er ontstaat een
zinloze hoeveelheid aan informatie omdat het
zicht op de lijnen en structuren is verdwenen. Juist
de 'raffinage' van informatie is zo belangrijk. Met
andere woorden 'appraisal' van inkomende infor
matie en van te bewaren en te vernietigen stukken.
En dat is iets wat sinds jaar en dag al bij de mees
te overheidsorganisaties plaatsvindt: informatie
structuren, al of niet dossiergewijs, waarbij conti
nu gekeken wordt naar selectie en afvoer van niet
relevant materiaal. En in het 'archiefdossier' vindt
je de authentieke informatie, juist binnen over
heidsorganisaties is dat essentieel. Dat zal op den
duur niet meer materieel allemaal het oude ver
trouwde dossier zijn, maar ook gescanned en geau
tomatiseerd. Hoewel de ervaringen met dat laatste
nog weinig hoopgevend zijn.1
Ook binnen de provinciale organisatie waar ik
werk, is er bijvoorbeeld een - zekere - behoefte aan
een informationele koppeling tussen archieven en
andere aanvullende documentatiebestanden zoals
bibliotheek en externe databanken. Maar wanneer
bijvoorbeeld een drukbezet lid van Provinciale
Staten de mestproblematiek zou willen bestude
ren, dan valt sterk te betwijfelen of uiteindelijk de
via de knop op de computer opgeroepen massa-in
formatie - 'geeft u maar een uitdraai van de gevon
den titels' - een positief effect heeft. Zal hij de rele
vante dossiers tussen de vele brochures, boeken,
knipselbeschrijvingen etc. niet over het hoofd
zien?
Kanonskogel
Zeker zitten er ook goede elementen in het ver
haal. Dat men niet op de oude voet (van veron
achtzaming) kan doorgaan is duidelijk. Dat er al
lerlei technische innovaties op het archiefbeheer
kunnen worden toegepast, geeft eveneens reden
tot discussie en reflectie. Voor een ieder is het dui
delijk dat beheer en opslag zich aan het wijzigen
zijn. Databanken komen steeds meer voor en ont
sluiting met behulp van een thesaurus is gemeen
goed aan het worden. Wat dat betreft is ook een
nieuwe differentiëring zinvol. 'Archief' als uni
form keurslijf, is niet gewenst, maar heeft het ook
nooit hoeven zijn.
Nu zouden we ons misschien over een rapport
van Biza niet zo druk hoeven te maken, ware het
[128]
niet dat het hier gaat om een officiële reactie op het
Rekenkamerrapport, dat bovendien als een mo
derne 'Visie' op archiefbeheer voor het rijk wil gel
den. De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken
heeft al aangeboden ministeries te helpen bij het
'implementeren' van de 'Visie'! Maar bovendien,
gezien het feit dat de invloed van het rijk op de an
dere overheden - ondanks het decentralisatiebeleid
- steeds sterker wordt, is het een verhaal dat op de
rest van het archiefbedrijf zijn invloed kan hebben.
Het is al opmerkelijk dat Deetman, die dit presti
gieus uitgegeven rapport als eerste kreeg aangebo
den, direct zei dat dit boek van belang is voor de
(controlerende en wetgevende) taken van de Ka
mer! Niet omdat het des rijks is, maar vanwege de
inhoud, mag ik hopen dat dit niet de nationale vi
sie gaat worden.
Bovendien, wat zou er dan moeten worden in
gebracht? Wat inhoudelijk wordt voorgeschoteld
en hetgeen men wil is zoals gezegd moeilijk vast te
stellen. Wat dat betreft mag de Rekenkamer zich
kwaad maken. Na een grondige en concrete analy
se van problemen, is opnieuw de aldus afgevuurde
kanonskogel (het Rekenkamerrapport) in een mi
nisterieel bastion van watten opgevangen en on
schadelijk gemaakt.
Typerend is dat de 'Visie' vaak berust op veron
derstellingen die op zichzelf nog bewezen moeten
worden. Er wordt bijvoorbeeld als basisassumptie
vanuit gegaan dat 'het archief' als zodanig niet
functioneert. Er wordt daarbij dan volledig voor
bij gegaan aan het feit dat er bestuurlijk meestal te
weinig aandacht voor bestond en bestaat. Het
gebrek aan verantwoordelijkheid van de minis
teries voor de archieven blijkt immers uit het be
staan van een Centrale Archiefselectiedienst en
een pivot. De uitvoering van Archiefwet en kb
as ar en het toezicht daarop hebben in zekere zin
gefaald, maar niet omdat de archiveringssystemen
niet deugen.
Chance
Ook bij lezing van Omslag in opslag moest ik den
ken aan een ander boek: Being there van Jerzy Kos-
inski. Hoofdpersoon Chance heeft als tuinman
zijn gehele leven in een huis met een grote om
muurde tuin gewoond, zonder enig contact met
de buitenwereld. Als degene voor wie hij werkt
overlijdt, komt hij voor het eerst op de straat. In
zijn verwarring wordt hij bijna aangereden door
de Amerikaanse presidentiële limousine. Hij mag
in de auto op adem komen. Als de president hem
naar politieke zaken vraagt, weet hij in feite van
niets en kan alleen maar antwoorden in zijn tuin-
terminologie. De president vat dit alles op als bril
jante beeldspraak. 'Het snoeien van takken' in
terpreteert hij als genuanceerde bezuinigingsvoor
stellen etc. En zo wordt Chance zonder enige
kennis van zaken eerste consultant van de presi
dent.
En wat lezen we bijvoorbeeld op pagina 104 van
Omslag in opslag. 'Wat de visie wil is een structu
reel werkbare opzet van informatievoorziening be
vorderen waarin geldige belangen tot hun recht
komen. een tuin, waarin immers grondig ge
snoeid moet worden. De tuinier rukt geen gezon
de planten uit de grond, maar geeft ze juist de no
dige ruimte.'
In dit rapport, maar ook in het boek over e-mail
wordt veel van dergelijke beeldspraak gebruik ge
maakt. Er wordt teruggegrepen op begrippen uit
de natuur en er wordt gesproken over 'gereed
schappen', 'grondstoffen' en andere vergelijkin
gen. Hoe ingewikkelder en abstracter een bepaalde
materie, hoe groter de neiging om extra te simp
lificeren of dergelijke vergelijkingen te maken. Het
kan dus ook gewoon verhullend werken.
Verbeelding
Van de twee boeken lijdt met name Omslag in op-
slagaan de kwaal dat diverse lijnen in een potpour
ri door elkaar lopen: bestaande problemen, toe
komstige problemen, toekomstige ontwikkelin
gen, wensen en verwachtingen, in combinatie met
de neiging om dat alles in een sluitend 'filosofisch'
kader te willen plaatsen. Het is maar weinigen ge
geven zo te kunnen combineren. Het feit dat beide
boeken voor strategen en beleidsmanagers bedoeld
zijn, lijkt een vrijbrief om zo weinig mogelijk con
creet en duidelijk te zijn. Wie zich zoveel pretenties
('Dankzij de ingezette abstractie blijkt de visie ver
gaand algemeen geldig en dus houdbaar' sic!, p. 9)
[129]
