Een visioen als visie
Bespreking van 'Integratie van electronische post'
en 'Omslag in opslag'
P.J. Margry
Eind jaren tachtig kreeg een Engelse uitgever een lumineus idee. Hij had
gemerkt dat in deze snelle en vaak oppervlakkige maatschappij velen niet
meer toekomen aan diepgravend lezen of studeren. Beslissingen moeten
snel genomen worden. Een vlot geschreven verhaal doet het in de praktijk
vaak beter dan een doortimmerde nota. Met het oog op vergaderingen,
sollicitatiegesprekken, borrels en recepties begon de uitgever een boeken
serie Bluff your way in... Hierin komen de meest uiteenlopende onder
werpen aan bod: schaken, kunst, geschiedenis, computers, golf etc. In
hooguit veertig pagina's met sleutelbegrippen, handige formuleringen,
wise-crackshaalde de koper een stoomcursus in huis waarmee hij de illu
sie kon wekken op een bepaald gebied deskundig te zijn. De serie bleek
een enorm succes.
Het lijkt erop alsof nu ook een deeltje verschenen is over archieven en
informatiemaganement. Althans, die indruk krijgt drs P.J. Margry, pro
vinciaal archiefinspecteur in Noord-Brabant, na lezing van de boeken In
tegratie van electronische posten Omslag in opslag.
E-mail
De informatiegoeroe die zowel de ministeries Biza
als Buiza in de arm hebben genomen, heeft aardig
wat te bieden. Zijn boek over electronische post
(e-mail) is namelijk een mengelmoes van manage-
mentjargon, 'Wie is van hout-proza' (Foudraine)
en een leeggeschut citatenwoordenboek. Laten wij
ook met een citaat beginnen. Het hoofdstuk 'Af
spraken/communicatie' (p. 117) wordt toegelicht
met de volgende tekst: 'Het is een zomeravond.
Zwoel en op een bank zitten twee oude mannen.
Allebei zijn zij geboren en getogen in dezelfde
stad, bijvoorbeeld Rottterdam. Zij praten en ma
ken allerlei andere vormen. Boezemvrienden zijn
het. Zij bedoelen wederzijds van alles en nog wat.
Omgekeerd zijn zij tevreden met wat zij weder
zijds aan effecten waarnemen'. Zo staat het er
echt, sterker nog: zo zijn in dit door Buiza uitgege
ven boekje 168 pagina's volgeschreven.
Wat het ministerie voor ogen had met de onder
steuning van dit min of meer commerciële boek
werk is mij niet duidelijk geworden. Misschien om
daarmee het eigen elektronische-postproject te
propageren. Dat juist Buiza met de integratie van
elektronisch post zo ver gevorderd is, heeft te ma
ken met het verspreide karakter van het ministerie
over de gehele wereld (ambassades). De mogelijk
heid om met behulp van computers op welk tijdstip
dan ook binnen enkele seconden teksten te kunnen
overbrengen, was voor het ministerie de doorslag
gevende eigenschap van het nieuwe medium.
[126]
Auteur Wisse begint zijn verhaal met de mede
deling dat het 'nadruk legt op niet-technische as
pecten' en dat we de tekst als een 'strategisch con
cept' moeten zien. Maar de lezer krijgt nergens
helder uitgelegd wat electronische post inhoudt en
wat de (on)mogelijkheden van het medium zijn.
Daarom is het boek in genen dele geschikt 'voor
strategen die overzicht willen krijgen om electro
nische post succesvol te integreren'. Ik vrees dat
een beetje strateeg al na een paar pagina's van dit
quasi-filosofische proza zal afhaken. Veel van Wis-
se's statements voegen niets toe ('het verhaal heeft
een dubbele bodem', pagina's 17 en 21), maar ma
ken het nodeloos ingewikkelder en schijnbaar in
tellectuelen Een voorbeeld: 'Dat het ruime kader
niet meteen duidelijk wordt, is hier bedoeld als
aanwijzing in plaats van strenge definitie van wat
er allemaal bij communicatie komt kijken. Zo is
de aanvankelijke moeilijkheid met deze bedoeling
uiteindelijk een voordeel.' Een ander: 'Maar wat is
dan gedrag? Heel flauw gezegd, is dat de manier
waarop iets of iemand zich gedraagt. En zo flauw
(lees ook: tautologisch) moet het verhaal helaas
even blijven, anders draaien we in cirkels rond.'
Helaas blijft Wisse zelf zijn hele tekst door cir
kels draaien en open deuren inlopen. Volgens mij
is daarom de enige functie van de over de pagina's
uitgestrooide citaten van schrijvers en filosofen om
de lezer onbewust het idee te geven dat hij toch
zinvolle dingen oppikt.
Strategie
Dat er in relatie tot informatievoorziening een
strategisch aspect aan e-mail zit is onmiskenbaar.
Wat dat betreft is het een ontwikkeling waar ook
het archiefwezen zich goed rekenschap van moet
geven. Een medium dat in korte tijd wijd en zijd
ingeburgerd zal raken en waar wij als archivarissen
vooralsnog weinig grip op hebben. Zowel in stra
tegisch (waar, waarvoor en op welke wijze toege
past) als in technisch (beheer en behoud) opzicht
zullen er archivistische antwoorden en oplossin
gen gevonden moeten worden. Hoe zullen bij
voorbeeld registratie, authentisering, selectie en
vernietiging en archivering plaatsvinden?
Hoewel in eerste instantie door e-mail waar
schijnlijk weer veel meer papier geproduceerd zal
gaan worden (printen) dan de bedoeling is, zal dat
na verloop van tijd zeker gaan veranderen. Het is
daarom goed dat de verschijning van dit boek - een
van de weinige op dit terrein - aanleiding tot dis
cussie geeft. In de staart biedt dit boek ook nog
concrete informatie. De commerciële toevoeging
('sponsorpresentaties') van een negental produ
centen van hard- en software aan het einde van het
boek (pagina's 171-216) geeft wat meer praktische
gegevens over e-mail. Daarin wordt gewezen op de
mogelijkheden, maar ook op de gevaren en nade
len. Natuurlijk overgoten met een commercieel
sausje en niet systematisch, maar het biedt een
aantal aanknopingspunten. Net zoals met de (hier
mee in relatie staande) mlg's, zullen de archivisti
sche 'centres of excellence' zich ook met dit nieuwe
fenomeen bezig moeten gaan houden.
Archief exit
Dat niet alleen ten aanzien van de wijze van ver
spreiding van informatie snelle ontwikkelingen
plaatsvinden, maar ook over het beheer en de op
slag, moet blijken uit het boek Omslagin opslagvan
het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Volgens het 'Voorwoord' is consultant Wisse
van 'Information Dynamics' de belangrijkste au
teur van dit boek. De ideeën van hem en van de
projectgroep Archiefbeheer van Biza zijn uitge
sproken: er heeft nooit informatievoorziening bij
de overheid bestaan en als omslag wordt daarom
de afschaffing van 'archief' voorgesteld.
Kwam de publicatie over e-mail op eigen initia
tief tot stand, Omslagin opslagheeh in feite een for
meel karakter. Het is in 1991 uitgegeven door het
verantwoordelijke ministerie voor de coördinatie
van het dynamisch en semistatisch archiefbeheer
bij het rijk. Het is bedoeld als reactie op het onder
tussen fameuze Rekenkamerrapport Archiefbeheer
en -behoud bij het Rijkun 1988. Op zich bevatte dat
rapport voor archivarissen weinig nieuws, het is
een samenvatting van 's rijks archiefproblemen,
opgesteld door dit hoog college van staat. Met na
me door deze herkomst had het rapport een onge
kend effect. Want als er één publicatie is geweest
waar het archiefwezen van heeft kunnen profite-
[127]
