keer de door ons aangevraagde stukken snel te ha
len.
In het ga Maastricht krijgt de bezoeker per
keer slechts één archiefstuk van de ambtenaar uit
gereikt. Dat werkt uiterst onhandig. Vergelijken
van stukken is dan immers onmogelijk. In een
groot aantal studiezalen kunnen niet meer dan
drie nummers tegelijk worden aangevraagd.
Vooral wanneer er niet frequent stukken uit het
depot worden gehaald, kan dat voor de bezoeker
nodeloze vertraging opleveren. Het komt name
lijk nogal eens voor, dat hij de stukken alleen maar
even hoeft in te zien.
In de meeste rijksarchieven moeten archief
stukken via de computer worden aangevraagd
met het programma Archeion. Op zich is dat een
handig systeem. Het heeft echter ook zijn nade
len. Als de medewerker in de receptie vergeet om
het bezoekersnummer in te brengen in de compu
ter, kan de bezoeker geen stukken aanvragen.
Wanneer gegevens uit een inventaris verkeerd zijn
ingevoerd, blijkt het onmogelijk het juiste stuk
uit het depot te halen. Bovendien is niet te zien of
de gegeven aanvraagcommando's ook werkelijk
worden doorgegeven, tenzij de printer in of in de
buurt van de studiezaal te vinden is. In het ra
Zeeland is dat niet het geval en daar bleek bij ons
beiden iets mis te zijn gegaan, zodat stukken niet
aangevraagd leken te zijn, terwijl ze dat wel dege
lijk waren. Dit leverde dus nodeloze wachttijd op.
Tabel 5 - Dienstverlening op de studiezaal
RAD RAO RAZ GAG GAL GAZ GAA GAR GAM SAH SAE SAN HHR
service in
lunchpauze
frequentie
ophalen
tijdstip ja ja ja ja nee nee nee ja nee ja nee nee ja
laatste aanvraag aangegeven
tijdsduur
ophalen
aantal
stukken
aanvraag
instruktie
behulpzame
ambtenaar
kennis
ambtenaar
opstelling
ambtenaar
[288]
b Dienstverlening tijdens de lunchpauze Zoals ge
zegd is geen van de door ons bezochte studiezalen
tussen de middag gesloten voor bezoekers. Over
het algemeen is de dienstverlening tussen de mid
dag echter bedroevend. Het is nog te begrijpen,
wanneer gedurende een half uur - een normaal te
achten lunchpauze - geen stukken worden ge
haald. In sommige gevallen echter wordt er een
pauze ingelast van anderhalf uur! Omdat meestal
maar drie nummers tegelijk mogen worden aan
gevraagd, is de kans groot, dat een bezoeker lang
voor het einde van de lunchpauze door zijn voor
raad heen is en noodgedwongen andere bezighe
den moet zoeken. De noodzaak van een dergelijke
lange lunchpauze ontgaat ons. Voor bezoekers,
die soms uren hebben moeten reizen is het erg
vervelend. Zij willen graag zoveel mogelijk op een
dag doen en dus efficiënt kunnen werken. In som
mige archieven is het door een goede vervangings
regeling wel mogelijk de dienstverlening op de
studiezaal in de lunchpauze optimaal te houden.
Dat is een compliment waard!
C Studiezaalambtenaar De bereikbaarheid van
de studiezaalambtenaar is niet altijd optimaal.
Aparte ruimtes voor de ambtenaar, ook al zijn ze
van glas, verhogen de drempelvrees en zijn daar
om uit den boze. Erger wordt het nog, wanneer de
bezoeker om de studiezaalambtenaar in zijn kan
toor te spreken ook nog eens een aantal treden
moet beklimmen. Onze voorkeur gaat uit naar
een lage open balie op de studiezaal zelf. Studie
zaalambtenaren die in een aparte ruimte zitten,
kunnen de drempel voor de bezoeker verlagen
door hun deur open te zetten en een uitnodigende
houding aan te nemen.
Veel studiezaalambtenaren zijn graag bereid
vragen te beantwoorden. Er zijn er echter ook, die
bezoekers lastig vinden, vooral als ze ook nog met
vragen komen. Deze ambtenaren vinden andere
bezigheden belangrijker dan dienstverlening aan
bezoekers en laten dat duidelijk merken. Wie stu-
diezaaldienst heeft, hoort zich wat ons betreft
vooral met de bezoekers bezig te houden en slechts
andere werkzaamheden te verrichten voor zover
deze met de dienstverlening aan bezoekers te ver
enigen zijn. Misschien is het een goed idee een
tourbeurtsysteem voor de studiezaal in te voeren.
De verveling zal dan bij medewerkers die studie-
zaaldienst hebben, niet zo snel toe slaan en een
groter aantal medewerkers raakt op die manier be
trokken bij de gang van zaken op de studiezaal.
Het is opmerkelijk, dat de kwaliteit van de dienst
verlening vaak toeneemt naarmate de studiezaal
ambtenaar de bezoeker beter kent en dat met na
me studenten en aio's bij hun eerste bezoek aan een
archief nogal eens argwanend bekeken worden.
In de meeste archieven zijn de medewerkers op
de studiezaal redelijk in staat de gestelde vragen te
beantwoorden en anders wordt al snel een collega
opgehaald, die wel kennis van zaken heeft. De aan
wezige kennis strekt zich natuurlijk niet uit tot alle
onderzoeksterreinen. Op het gebied van de soci
aal-economische geschiedenis laat de kennis nogal
eens te wensen over. Vragen van beginnende on
derzoekers kunnen worden opgelost, maar voor
een onderzoeker met specifieke vragen over een
bepaalde bron is de kennis van medebezoekers op
de studiezaal vaak nuttiger dan die van de ambte
naar. Sommige studiezaalmedewerkers zijn echter
zo enthousiast en weten zo veel over het onder
werp, dat er nauwelijks meer van ze af te komen is.
d Het maken van fotokopieën en foto's (tabel 6) In
alle door ons bezochte archieven bestaat de moge
lijkheid fotokopieën te laten maken. Niet alle ar
chiefmateriaal mag worden gekopieerd om schade
te voorkomen. Er bestaat echter geen overeen
stemming over de vraag welke stukken het meest
te lijden hebben van het kopiëren. Het lijkt er
sterk op, dat studiezaalmedewerkers zelf mogen
bepalen wat wel en wat niet gekopieerd mag wor
den. Heldere richtlijnen zouden veel onzekerheid
wegnemen. In veel archieven worden fotokopieën
direct gemaakt, wanneer de bezoeker er om
vraagt, maar in andere wordt slechts tweemaal per
dag gekopieerd. Erg onhandig voor de bezoeker,
die eerder weg moet.
Wie een foto wil bestellen kan lang niet in elk
archief terecht en als het wel kan is de foto soms
erg duur. De meeste studiezaalmedewerkers zeg
gen echter, dat een bezoeker eventueel zelf foto's
van archiefstukken kan komen maken. In hoever
re dat werkelijk zo is, weten we niet, omdat we dat
niet uitgeprobeerd hebben.
[289]
