4 2 Dispensatie
42 1 Betekenis
3 5 Niet langer dan 100 jaar
De bepaling van artikel 21, laatste volzin, van het
Archiefbesluit (die alleen toepasselijk is in geval
van beperking van de openbaarheid van reeds
in een archiefbewaarplaats berustende archiefbe
scheiden), wordt in het vierde lid van artikel 7a
overgenomen en uitgebreid tot alle openbaar
heidsbeperkingen, dus ook die op het moment
van overbrenging (MvT, blz. 43)23. De termijn van
honderd jaar zal worden aangepast bij de herzie
ning van de archiefwet (MvA, blz. 38)
4
Opheffing en dispensatie
Het derde lid van artikel 7a behandelt zowel het
opheffen van een openbaarheidsbeperking als het
ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing la
ten. De verschillen tussen beide komen in para
graaf 4.3 aan de orde.
4 1 Opheffing
Tot nu toe werd aangenomen dat het orgaan dat
bevoegd is tot het stellen van een openbaarheids
beperking, ook bevoegd is die beperking op te
heffen. Dat komt nu uitdrukkelijk in de wet te
staan. Voor wat de rijksarchiefbewaarplaatsen be
treft zijn daarbij in het algemeen twee zorgdragers
betrokken: de minister van wvc (zorgdragende
voor de in de rijksarchiefbewaarplaatsen berus
tende archiefbescheiden) en de minister of andere
zorgdrager (bijvoorbeeld gs) op wiens last de ar
chiefbescheiden zijn overgebracht. In de gemeen
ten en waterschappen vallen beide zorgdragers sa
men in b. en w. en het dagelijks bestuur van het
waterschap - ook wanneer de last tot overbrenging
(artikel 17 Archiefbesluit) ingevolge delegatie of
mandaat op naam staat van bijvoorbeeld een
diensthoofd.24
Met de mogelijkheid om ten aanzien van een
bepaalde onderzoeker een openbaarheidsbeper
king buiten toepassing te laten, wordt geïntrodu
ceerd wat in andere landen reeds langer bestaat,
de zogenaamde clearance of derogation. In 1984
noemde ik dit derogatie2', maar bij nader inzien
is dit voor de in artikel 7a, lid 3, bedoelde ont
heffing toch geen juiste term. De met de Fran
se dérogation vertrouwde Duchein26 kan schrij
ven
Dans aucun pays du monde un citoyen ne peut
exiger une dérogation aux lois en sa faveur: tou-
te dérogation implique une exception au droit
commun, qui n'estjamais obligatoire'.
Zo is derogatie dus een bijzondere gunst. En 'waar
uitzondering plaats heeft, vindt gunst plaats: en
waar gunst plaats vindt, is misbruik voor de deur'
- Bakhuizen van den Brink schreef dit in 1855 over
het bij uitzondering toelaten van onderzoekers tot
gesloten archieven27.
Derogatie is in de Nederlandse rechtstaal het
afwijken van de wet28, zelfs het gedeeltelijk af
schaffen van de wet2?. Het Duitse en Franse3°
systeem zijn verschillend van het Nederlandse,
aangezien men daar een Sperrfrist (Schutzfrist)
/delai de communication van dertig jaar kent - voor
bepaalde categorieën langer -, waarop door mid
del van de dérogation een uitzondering gemaakt
kan worden. In het Nederlandse stelsel is de open
baarheid de wettelijke regel, waaraan de be
perking van de openbaarheid derogeert. De in
artikel 7a, lid 3, geopende mogelijkheid tot het
buiten toepassing laten van de beperking van
de openbaarheid lijkt meer op wat in de rechtstaal
heet een ontheffing, vrijstelling of dispensatie3'. Ik
vind de term dispensatie zo aantrekkelijk, om
dat dispensare eigenlijk is: het nauwkeurig af
wegen, bijvoorbeeld van geld of van medicijnen
is - dus waarom niet ook: het afwegen van belan
gen?
In 1985 is tijdens de 231?Table Ronde des Archi
ves, die over openbaarheid en privacy handelde,
ook gedebatteerd over dérogation en clearances Er
[314]
waren collegae, die het idee van dispensatie in
strijd vonden met het gelijkheidsbeginsel. Ande
ren betoogden dat zonder de mogelijkheid van
clearance veel onderzoek onmogelijk zou zijn.
Ribberink zette de procedure voor toegang tot
de notulen van de Ministerraad uiteen: geformali
seerd, met beroepsmogelijkheid.33 Tenslotte kwam
de conferentie tot de aanbeveling
'that special clearance procedures are necessary,
especially with respect to archives which are
closed for a long time period; it is understood
that these procedures should be transparent and
governed by objective criteria, so as to guaran-
tuee equal treatment of all interestedparties. '34
4 2 2 Mandaat
Volgens de nieuwe bepaling is tot dispensatie
bevoegd de voor de overgebrachte archiefbeschei
den verantwoordelijke zorgdrager (dus de minis
ter van wvc, B. en w., dagelijks bestuur water
schap, streekarchiefcommissie), gehoord degene
op wiens last de archiefbescheiden zijn over
gebracht. Volgens de Memorie van Antwoord
(blz. 37) kan de zorgdrager de dispensatiebe
voegdheid mandateren aan de beheerder van de
archiefbewaarplaats:
'Of de zorgdrager daartoe bereid is, is evenwel
een kwestie van inrichting van de eigen dienst.
Indien deze bevoegdheid niet wordt gemanda
teerd, mag worden verondersteld, dat de zorg
drager zich terzake laten adviseren door de ar
chiefbeheerder, temeer omdat deze in de dage
lijkse praktijk in eerste instantie geconfronteerd
zal worden met vragen om toelating tot niet-
openbare archieven. De advisering ligt zo voor
de hand, dat expliciete vermelding daarvan in
het wetsvoorstel niet nodig leek'.
Deze passage in de Memorie van Antwoord was
een reactie op het verzoek van het cda om een au
thentieke interpretatie, waarom door de van was
gevraagd.35
Ik ben blij dat de mogelijkheid tot mandate
ring van de dispensatiebevoegdheid uitdrukkelijk
is erkend. De minister van wvc/b. en w./dagelijks
bestuur waterschap/streekarchiefcommissie kun
nen dus de algemene rijksarchivaris (en via hem:
de rijksarchivarissen)/gemeentearchivaris/water-
schapsarchivaris/streekarchivaris mandateren om
namens hen de dispensatie te verlenen. Archivaris
sen mogen die verantwoordelijkheid niet uit de
weg gaan.36
4 2 3 Advies archiefvormer
Alvorens de dispensatie te verlenen, moet de over
brengende instantie - de archiefvormer - gehoord
worden. Dit is een advies, geen toestemming (zo
als in het Bundesarchivgesetz)Ook dit vereist
zorgvuldig handelen. Indien veelvuldig tegen de
gemotiveerde wens van de archiefvormer (die de
openbaarheid had beperkt) toch toegang wordt
verleend, door dispensatie, loopt men risico's. We
moeten trachten te voorkomen dat overbrengen
de instanties gaan vrezen dat de door hen, na ad
vies van de archivaris, gestelde beperkingen, door
het stelsel van dispensatie ontkracht worden. An
derzijds ook niet bang zijn om, wanneer het be
lang van een onderzoeker zwaarder weegt dan het
belang van de gestelde beperking, tot dispensatie
over te gaan.
In gemeenten en waterschappen is degene op
wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht
in het algemeen dezelfde zorgdrager als degene
die de dispensatiebevoegdheid heeft (of geman
dateerd heeft). Ook wanneer de bevoegdheid
tot het gelasten van de overbrenging is gemanda
teerd aan bijvoorbeeld een diensthoofd, blijft het
college van B. en w. mijns inziens 'degene op
wiens last de archiefbescheiden zijn overge
bracht'. Formeel gesproken kunnen b. en w. dus
aan de gemeentearchivaris mandateren zowel hun
dispensatiebevoegdheid als hun recht om, als
overbrengende instantie, gehoord te worden. In
de praktijk echter zal de gemeentearchivaris, alvo
rens dispensatie te geven, wel overleg plegen met
de dienst waarvan de archiefbescheiden afkomstig
zijn.
[315]
