archiefvoorzieningen. Hij stelde dat het draagvlak
voor archiefdiensten meer dan 50.000 inwoners
moet zijn. Vanwege de kosten is een regionale aan
pak te verkiezen, een meer efficiënte inzet van per
soneel is dan mogelijk en er wordt voorkomen dat
de archivaris manusje-van-alles moet zijn. Daar
naast vinden onderzoekers de archieven per regio
bijeen, waardoor zij beter onderzoek kunnen
doen. De titel van zijn inleiding luidde dan ook:
'Streekarchieven, de oplossing voor gemeenten en
waterschappen'.
In Leeuwarden was bij de behandeling van het
onderwerp (inter)gemeentelijke archiefzorg ruim
de tijd voor discussie. De opvolger van de vertrek
kende rijksarchivaris mr J. Rinzema in Friesland,
mr D. P. de Vries, beet de spits af door de vraag te
stellen of de Rijksarchiefdienst door moet gaan als
vangnet te fungeren voor gemeenten die geen goe
de archiefvoorziening hebben. Bij een streekarchi-
variaat behoort ook de acquisitie van (lokale) par
ticuliere archieven, evenals de zorg voor de goede
beschikbaarstelling. Van Boven stelde dat een be
langrijke taak bij het Rijksarchief ligt in de verwij
zing naar streekarchiefdiensten. Dit werkt verster
kend, in Brabant blijkt hierdoor het aantal bezoe
kers toe te nemen. Dr F. Keverling Buisman vroeg
zich af of het niet tijd werd de traditionele ambte
lijke instrumenten voor het realiseren van streek
archiefdiensten, die in Friesland kennelijk onvol
doende werken, te vervangen door andersoortige
en meer effectieve.
Duursma wees er op dat de gemeenten zelf de
zorg voor de dynamische archieven, deels samen
met de odrp, wel aankonden, maar dat het pro
bleem lag bij de oudere archieven. De toeganke
lijkheid van deze archieven is veel te gering. Juist
de culturele belangen van deze archieven had de
commissie onder zijn leiding ertoe gebracht te
pleiten voor streekarchivariaten. De oud-voorzit
ter van de stichting 'Freonen fan de argiven yn
Fryslan', dr J. A. Kuperus, maakte een onder
scheid tussen de bewaring van archieven en het
gebruik van archieven. Naar zijn oordeel kan de
bewaring van archieven, vanwege de bijzondere
voorwaarden hiervoor, mogelijk het best centraal
worden uitgevoerd, terwijl de raadpleging ook de
centraal in de provincie plaatsvindt. Daarnaast
moet het voor onderzoekers die onderzoek doen
in verschillende gemeenten, mogelijk blijven ar
chieven op een centrale plaats in de provincie te
raadplegen. Hiervoor geeft de techniek tegen
woordig mogelijkheden. Er zijn contacten met
het Centraal Bureau voor Genealogie en het
Rijksarchief in Friesland over een dergelijk cen
traal punt. Indices kunnen hierbij ook een uit
komst geven. In dit licht gezien wordt de vraag:
streekarchief of streekarchivariaat? veel minder
van belang. De genoemde stichting kent 200 do
nateurs, waarvan er circa 50 bezig zijn met klappe
ren enz.
Praktijkvoorbeelden
van betere archiefzorg
Tijdens de studiemorgen in Bedum deed een aan
tal vertegenwoordigers van de lagere overheid ver
slag van verbeteringen in de praktijk van de ar
chiefzorg bij hun eigen organisatie. Het hoofd van
de afdeling abz van de gemeente Zuidhorn me
vrouw drs N. van den Ende-van der Wilk ging na
der in op de motieven binnen haar gemeente een
archiefambtenaar vrij te stellen voor sanering en
inventarisatie van de gemeentelijke archieven en
het afsluiten van archieven in verband met een ge
meentelijke herindeling. Om het werk goed te
kunnen doen werd deze ambtenaar in de gelegen
heid gesteld de opleiding tot middelbaar archief
ambtenaar te volgen. Zij was reeds in het bezit van
de soD-diploma's. De gemeente heeft zich voor
genomen vóór de verhuizing naar een nieuw te
bouwen gemeentehuis in 1993 de archieven in
goede staat te hebben. Ook in goede materiële
staat, hetgeen nog restauratie van stukken bete
kent. Naar het oordeel van mevrouw Van den En-
de is voor een beter beheer van archieven vereist dat
er voldoende deskundige mensen én middelen aan
wezig zijn.
Mr H. van der Molen, secretaris van het water
schap Hunsingo, maakte duidelijk dat reeds vanaf
1885 het waterschap ervoor had gekozen zelf zijn
archieven op deskundige wijze te beheren. In to
taal betreft het 400 meter stukken. De organisatie
heeft hiertoe zelf een hoger archiefambtenaar in
dienst. Het bestuur heeft er behoefte aan de taken
van het waterschap duidelijk te profileren hetgeen
[26]
met zich meebrengt dat er vooral ook uit de
archieven wordt gepubliceerd. Goede archiefzorg
is hiervoor een voorwaarde. Onlangs bleek in een
geschil met de stad Groningen de aanwezigheid
van negentiende-eeuwse archiefstukken van door
slaggevend belang bij het winnen van een proces,
waar belangrijke financiële gevolgen uit voort
kwamen.
De gemeentesecretaris van Vlagtwedde, W.
P. Visser, deed verslag van de grote inspanning die
de gemeente zich sedert 1984 had getroost voor
een betere archiefzorg. De drie archieven van de
secretarie, gemeentewerken en sociale zaken wer
den geschoond en geïntegreerd, het archief van
het gemeentebestuur werd opnieuw opgezet - on
der toepassing van voorselectie - en het oud ar
chief werd door een middelbaar archiefambtenaar
in tijdelijke dienst geïnventariseerd. Door deze
activiteiten is de toegankelijkheid verbeterd en
hiermee de informatievoorziening, de tijd voor
dossiervorming en ordening is afgenomen en er is
veel bergruimte vrijgekomen.
Ten slotte gaf C. L. de Kaper, medewerker van
de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten,
een overzicht van het dienstenpakket van deze
dienst van Binnenlandse Zaken. Het pakket is ge
richt op ordenen, selecteren, toegankelijk maken
en materieel verzorgen van archieven. Ook ge
meenten en waterschappen kunnen er tegen be
taling gebruik van maken. Desgewenst kunnen te
vens CAS-medewerkers worden ingehuurd voor
het adviseren bij archiefbeheer en voor het ter be
schikking stellen van stukken.
Ter afsluiting
Tot zover de samenvatting van inleidingen en dis
cussie van de twee bijeenkomsten in Friesland en
Groningen. Bijeenkomsten die in provincies wer
den gehouden waar de huidige stand van de zorg
voor de archieven van gemeenten en waterschap
pen zeer vergelijkbaar is. Naast de beide hoofdste
den is er slechts in één regio, Noord-Oost Fries
land, een volwaardige archiefdienst werkzaam.
Slechts bij een zeer klein aantal gemeenten en
waterschappen, zoals waterschap Hunsingo en de
gemeenten Pekela en Zuidhorn, zijn archiefamb
tenaren in vaste dienst. Incidenteel worden ar
chiefwerkzaamheden uitbesteed aan archiefamb
tenaren in tijdelijke dienst. In beide provincies
zijn bij de meeste gemeenten aanzienlijke achter
standen bij het selecteren en inventariseren van de
archieven. Door het inzetten van tijdelijk perso
neel lijken de waterschappen de achterstanden be
hoorlijk in te lopen. Het dagelijks beheer en de
terbeschikkingstelling van archiefstukken moet,
onder de verantwoording van de secretarissen,
door het registratuurpersoneel worden uitge
voerd. Dit personeel heeft hiervoor te weinig tijd
en vaak ook te weinig kennis.
In beide provincies wordt gewerkt aan verbete
ring in deze situatie van onvoldoende zorg. In
Friesland wordt hiertoe al enige jaren getracht een
organisatiestructuur van lokale archiefdiensten
van de grond te brengen. Dit gaat moeizaam en
uit de discussie blijkt niet dat er ook andere wegen
worden betreden om tot het doel van een betere
archiefzorg te komen. Voorstellen hiertoe, zoals
aangegeven door de gedeputeerde Liemburg voor
een facilitair bedrijf en van Kuperus voor decen
trale raadpleging en centrale bewaring, zullen ge
let op de ontstane patstelling verder moeten wor
den uitgewerkt. In Groningen lijkt de voorkeur er
naar uit te gaan eerst de archieven door eenmalige
inspanningen in een goede mate van selectie en
toegankelijkheid te brengen en ondertussen prag
matisch na te gaan welke mogelijkheden voor ge
zamenlijk beheer van archieven realiseerbaar zou
den kunnen zijn. De aanwezigheid van de cas in
deze provincie maakt het gemakkelijker een een
malige inspanning uit te voeren.
Het moge duidelijk zijn dat er nog veel water
door de Lauwers moet stromen voordat de ar
chiefzorg van de gemeenten en waterschappen aan
beide zijden van haar oevers op een aanvaardbaar
peil is gekomen. Dit vraagt langdurige hardnekki
ge inspanning, maar ook het beantwoorden van
beleidsvragen, zoals in hoeverre wel of niet met
kracht naar een dekkend net van archiefdiensten
moet worden gestreefd of dat het wegwerken van
achterstanden in eenmalige gecoördineerde acties
prioriteit verdient. Mogelijk kunnen beide activi
teiten gelijktijdig plaatsvinden of moeten er nog
andere wegen worden bewandeld. Een beleids
vraag, die in Bedum niet en in Leeuwarden slechts
[2.7]
