Conservering en restauratie vu
Nieuwe bouw- en inrichtingsvoorschriften voor archiefbewaarplaatsen
Sinds de publikatie in 1982 van het Eindrapport van de Commissie Regeling
Archiefruimten is er een ontwikkeling in de techniek en in technische inzich
ten geweest, die ertoe heeft geleid dat het rapport niet meer volledig up to date
is. DrsA. J.M. den Teuling geeft aan in welke opzichten het rapport verou
derd is en waarom en verder hoe het met de buitenlandse literatuur is gesteld
met betrekking tot de dubieuze punten. Zulks in verband met de thans door
de meeste provinciale archiefinspecteurs gehanteerde normen bij de advisering
van de respectievelijke colleges van gedeputeerde staten omtrent de goedkeu
ring van de bouw en inrichting en wijzigingen daarin van archiefbewaarplaat
sen van lagere overheidsorganen.
Inleiding
In 1982 werd het Eindrapport gepubliceerd van een op verzoek van de staats
secretaris van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur door de Vereniging van
Archivarissen in Nederland ingestelde Commissie Regeling Archiefruimten.'
Naar deze publicatie zij tevens verwezen voor de voorgeschiedenis van dit rap
port. De bedoeling van de Vereniging was de staatssecretaris een concept te bie
den voor regelen, conform artikel 6 van de Archiefwet 1962 te stellen omtrent
de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van de archief
bewaarplaatsen en de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebou
wen als archiefbewaarplaats. Het begrip 'archiefbewaarplaats' is, wanneer men
de plaatsen in de wet en in het Archiefbesluit naast elkaar legt, te beperken tot
de depotruimten, bestemd voor archiefbescheiden die in de zin van artikel 5
van de wet overgebracht zijn.
Bij brief van 9 oktober 1979, advies nummer 194, deelde de Archiefraad mede
aan de staatssecretaris, dat volgens de Raad artikel 6 van de wet betrekking moet
hebben op het geheel aan bouwkundige voorzieningen, benodigd om de in ar
tikel 7 vereiste openbaarheid van overgebrachte archieven te waarborgen. De
Raad meent overigens dat voor ruimten die niet zijn aangewezen als depot of
magazijn minder stringente normen geformuleerd zouden kunnen worden. De
begrippen depot en magazijn kent de archiefwetgeving niet, en aanwijzen heeft
in artikel 24 en 30 van de wet de juridische implicatie: de archiefbescheiden,
berustend in de archiefbewaarplaats (dus niet depot of magazijn, en ook niet
studiezaal, kantoorruimte of restauratie-atelier) die door de gemeenteraad cq
dagelijks bestuur van het waterschap is aangewezen, zijn openbaar. Deze ar
chiefbewaarplaats moet vooraf door het college van gedeputeerde staten zijn
goedgekeurd (artikel 61eerste lid van het Archiefbesluit), gehoord de provin
ciaal archiefinspecteur. Voor de toetsing van andere archiefbewaarplaatsen,
met name die van het rijk, is geen procedure vastgesteld.
Deze inspecteurs in de elf (intussen twaalf) provincies zijn er altijd van uit
gegaan, en doen dat nog steeds, dat de goedkeuringsprocedure en dus het be
grip archiefbewaarplaats in engere zin moest worden opgevat: alleen de ruim
te met stellingen. De interpretatie van de Archiefraad ging (en gaat) hun te
ver.
De 'Inspecteurseditie'
Van het volledige rapport is al vrij spoedig, in maart 1982, ten behoeve van
de goedkeuringsprocedures van de provincies een uittreksel gemaakt, waarin
de dienstruimten etc. waren geschrapt en enkele eisen gezien de meest voorko
mende omstandigheden bij de bouw van gemeentehuizen en waterschapskan
toren anders werden geformuleerd. Deze versie, die in mei 1984 al iets werd
bijgesteld, is alleen intern verspreid en door de inspecties ook steeds aan
gemeente- en waterschapsbesturen en hun bouwheren ter beschikking gesteld.
De schrijver dezes, indertijd secretaris van de Commissie Regeling Archief
ruimten, heeft als auteur van het hoofdstuk 'Materiële verzorging' (5 000) in
de losbladige uitgave Archiefbeheer in de praktijk2 de vakliteratuur terzake
sinds 1982 systematisch doorgenomen, waarbij bleek dat er op een aantal punten
wijzigingen nodig waren. Behalve in een interne editie wordt deze versie ook
gepubliceerd als bijlage 1 bij hoofdstuk 5040, 'Ruimten bestemd voor de be
waring van archieven', pagina 39 en volgende in deze uitgave. De wijzigingen
betreffen voornamelijk aanpassing aan nieuwe NEN-normen en de Arbeidsom
standighedenwet, de klimaateisen voor andere dan de klassieke informatiedra
gers papier en perkament, en verder enkele brandveiligheidseisen wanneer men
niet tot compartimentering van een grote archiefbewaarplaats zou willen over
gaan.
Tot begrip hiervan enkele korte opmerkingen over de factoren die het verval
van informatiedragers beïnvloeden. Alle dragers zijn aan natuurwetten onder
hevig. Door bewaarcondities te reguleren kan het verval niettemin in ieder ge
val sterk worden vertraagd. Scheikundige reacties vinden sneller plaats bij ho
gere temperaturen en hogere vochtigheid, alsmede wanneer er bepaalde stoffen
in de lucht of bij voorbeeld in hechtmechanieken en verpakkingsmaterialen
aanwezig zijn, die met de dragers gaan reageren. Bij temperaturen boven de
18°C worden de condities voor ontstaan en uitgroei van bacteriën en schim
mels snel gunstiger, vooral in combinatie met een hoge luchtvochtigheid. Wan
neer men de luchtvochtigheid ver naar beneden zou brengen, worden bijna al
le informatiedragers bros (vergelijk de reactie van antieke houten meubels: er
ontstaan scheuren). Alleen metalen bevinden zich wel bij zeer droge condities.
Lage temperaturen doen chemische reacties minder snel verlopen en leiden ook
tot vermindering van signaalverlies bij electromagnetische informatiedragers
(computer-, geluids- en videobanden). Anderzijds hebben lagere temperaturen
176
177
