Onze particuliere gids is hier de prefect van het archief zelf, de aimable mons.
Jozef Metzier o.m.i. Hij maakt duidelijk dat het hier niet gaat om het geheime
archief, maar om de particuliere archieven van het Vaticaan. Hij toont ons
eerst de inventariskamer, waar meer dan 2000 archiefinventarissen bij elkaar
staan, sommige van hoge ouderdom. Het zoeken en vinden van de gewenste
stukken kan op zich al een hele onderneming zijn. Dagelijks zijn er zo'n 70
bezoekers. Het enorme archief van meer dan 100 kilometer beschikt over slechts
32 personeelsleden, waarvan 12 archivarissen en 1 restaurator! Metzier beklaagt
zich over het chronisch tekort aan personeel. Daarentegen is de bewaring van
de helft van het archiefmateriaal onlangs zeer verbeterd. Onder een van de Va
ticaanse binnenterreinen zijn twee enorme ondergrondse depots gebouwd, voor
zien van alle moderne snufjes, inclusief een naar eigen ontwerp gemaakt com-
pactstellingensysteem, waarbij gedeelten van de stellingen de gangpaden kunnen
worden ingedraaid. De andere helft van materiaal ligt nog voorlopig op de hon
derden meters lange etages en zolders van het Vaticaan. Iedereen is stil van
de omvang. Metzier leidt ons via Naam van de roos-achtige gangenstelsels en
smalle trappen naar de toren der winden Torre dei Ventï), waarin geheel bo
ven, in een met prachtige fresco's versierd observatorium, aan paus Gregorius
xiii werd duidelijk gemaakt dat de kalender tien dagen achterliep en dat een
nieuwe, Gregoriaanse, kalender in 1582 moest worden ingevoerd. Overal zijn
historische ruimten. Men wordt er nog stiller van. De laatste etappe is het dak
van de toren, waar we de koele winden daadwerkelijk voelen. Majestueus lig
gen Vaticaanstad en Rome aan onze voeten.
Aan het Archivio Segreto is sinds 1884 ook een beroemde archiefschool ver
bonden waaraan jaarlijks 180 leerlingen deelnemen, deels voor de korte cur
sus van een jaar en een veertigtal voor de tweejarige opleiding.
De Vaticaandag werd 's avonds besloten door een voordracht van de Ameri
kaanse archivaris Elizabeth Yakel die samen met de historica Katherine Gill
bezig is een archievenoverzicht te maken van de archieffondsen binnen het Va
ticaan. Het Nederlands Instituut bood ons gastvrij de Hoogewerff-zaal aan
om de bijeenkomst te houden. Het gaat om een kortlopend project van de Bent-
ley Historical Library van de University of Michigan. Beide dames zijn gedu
rende een jaar in Rome bezig om de (aanvullende) gegevens in de computer
te krijgen. Op de bibliotheek in Michigan zelf zijn verder nog enkele mede
werkers ingeschakeld voor ondersteunende activiteiten. Het is de bedoeling dat
het project in 1991 zal zijn afgerond.
Voor een computerprogramma (marc-amc) dat oorspronkelijk voor biblio
theken was bedoeld, heeft men een applicatie ontwikkeld die kan functione
ren als toegangsysteem op de archieffondsen. Ondanks de omvang is het mo
gelijk het programma op een pc te laten draaien. Het is de bedoeling om naast
de gegevens over de fondsen zelf ook alle inventarissen en indices op te nemen
en daarnaast gegevens over oorsprong, taken en functies van de archiefvor
mer in te brengen. Een en ander is vergelijkbaar met de nieuwe archiefsyste
men in Parijs en Londen. Het lijkt ook op het Nederlandse archeionmet dien
verstande dat in archeion niet de taken en functies van de archiefvormers wor
den opgenomen; het marc-amc is bovendien alleen een bestandsoverzicht en
er kunnen geen stukken mee op de studiezaal worden aangevraagd.
166
Hoewel men ruime mogelijkheden krijgt om de archieven in de depots te con
sulteren, participeren het Vaticaan of andere instellingen jammer genoeg niet.
Bovendien is het jammer dat het geheel maar van een korte duur is. Immers
om zo'n ambitieus project compleet en goed te installeren is meer tijd nodig,
bovendien vraagt de 'updating' om een structurele inkadering. Daarenboven
kan het systeem voorlopig alleen maar draaien op het computersysteem van
de Vaticaanse bibliotheek. Zoals het er naar uitziet zal ook Michigan geen
verdere fondsen ter beschikking stellen. Het is niet te hopen dat daarmee dit
project over enkele jaren ook in de archiefdepots zal worden bijgezet.
Bedrijfsarchieven
Vóór de negentiende eeuw werden bedrijfsarchieven voornamelijk bewaard
als onderdeel van het eigendom van grote families. In de negentiende eeuw
ontstaan - vaak door fusies-in Italië de grote bedrijven. Dit speelde onder
meer bij de kredietinstellingen, die meestal zeer goed op het behoud van hun
archieven letten. Bedrijven in Italië zijn of 'publieke instellingen' (Enti) of echte
particuliere bedrijven. In beide gevallen zorgt de instelling voor een goede be
waring van het archief. Op eigen initiatief kunnen zij ook besluiten hun ar
chief in een staatsarchief onder te brengen. Zolang dat niet het geval is oefent
de archiefinspectie technisch toezicht uit.
In het reisprogramma moest voor een evenredige verdeling naar archieven ook
een bedrijfsarchief - liefst modern opgezet - worden bezocht. Met behulp van
de Nederlandse ambassade, was er contact gelegd met de Banca d'Italia. Deze
bank zou over een geavanceerd archiefsysteem beschikken. Vrijdagochtend
vroeg stond de groep bij de ingang: een afschrikwekkend hek tussen wat mor
sige winkels. Pas na een uitgebreide legitimatie, waarbij creditcards en vlieg
tuigtickets goede diensten bewezen, konden we naar binnen. Helaas bleek al
daar dat onze contactpersonen zich op een congres bevonden. Maar met
charmant Italiaans improvisatietalent werd een oplossing gevonden. Een van
de medewerkers aan het automatiseringsproject, Renata Martano, wist ons in
vlot Engels te woord te staan. Uit de doeken werd gedaan hoe deze bank in
1893 uit een fusie tot stand was gekomen. Door de fusie heeft men bescheiden
vanaf 1850 in beheer. Het oud-archief loopt tot circa 1950 en omvat in Rome
ongeveer vier kilometer. Hieronder vallen ook de archiefjes van directeuren
en hoge functionarissen. Voordat het materiaal in het oud-archief komt, wordt
het op kantoor geschoond. Een selectiecommissie bepaalt wat er over blijft.
De opbrengst van de vvv-stukken gaat naar het Rode Kruis.
Ook bij de Italiaanse bank kunnen serieuze onderzoekers zonder problemen
in de archieven aan de slag. Zij krijgen evenwel zelden de originelen onder ogen,
het oud-archief is namelijk geheel op microfilm gezet. Het depot zag er zeer
goed uit, met voorzieningen ten aanzien van klimaat en brand. Gebruik werd
gemaakt van 'compactus' verrijdbare stellingen.
Het automatiseringsproject betreft het toegankelijk maken van het centrale
secretariaatsarchief van de bank vanaf 1893 met behulp van het computerpro
gramma StorDatabase. Met zeven personen is men in oktober 1988 begonnen
167
